Naast de gegevens die opgenomen zijn in het aanvraagformulier en de daarbij behorende bescheiden als bijvoorbeeld plattegronden, tekeningen en eventuele constructieberekeningen is het door de organisator op te stellen veiligheidsplan een belangrijke bron van informatie.
Het veiligheidsplan
Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisator heeft getroffen ter voorkoming van incidenten en de maatregelen die genomen worden bij optredende incidenten. Bij grotere evenementen, waarbij in het kader van de uitvoering tijdens het evenement de aanwezigheid van de hulpdiensten benodigd is, blijft het veiligheidsplan leidend voor het bewaken van de veiligheid en de te nemen maatregelen bij incidenten.
Met het veiligheidsplan toont de organisator aan op welke wijze en met welke middelen de openbare orde, veiligheid en gezondheid bij het evenement gewaarborgd zijn. In het veiligheidsplan is in elk geval aandacht voor:
Identificatie van de eventuele risico’s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte, overcrowding van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen;
Maatregelen en acties die deze risico’s beperken of uitsluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, alcohol- of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening (daarbij rekening houdend met de mensenmassa);
Weerscenario’s’ (hoe omgegaan wordt met (extreem) slecht weer en hitte
Crowdmanagement, (het leiden van bezoekers in een bepaalde richting zonder afsluitingen, dwangmiddelen enz.),
Crowdcontrol (het leiden van bezoekers met afsluitingen, dwangmiddelen en gedeeltelijke ontruiming);
Brandveiligheidsaspecten en constructieve veiligheid
Gezondheidsaspecten
De bereikbaarheid, calamiteitenroutes en vluchtwegen;
Evacuatieplan in het licht van noodzakelijke beëindiging van het evenement;
Afspraken tussen organisator en hulpdiensten; o.a. over de communicatie taken en verantwoordelijkheden van partijen bij opschaling.
Specifieke aandachtspunten bij de beoordeling
Reguleren bezoekersaantallen
De organisator moet in zijn vergunningaanvraag aangeven hoeveel bezoekers tijdens het evenement worden verwacht; totaal over de hele dag(en) en per tijdseenheid. De grootte en inrichting van het evenemententerrein en alle te nemen veiligheidsmaatregelen moeten op het maximaal tegelijkertijd aanwezige aantal bezoekers zijn afgestemd. Het maximum aantal bezoekers per locatie is met name afhankelijk van de inrichting van het evenementterrein. Mede bepalend zijn omvang en ligging van de locatie, de ligging van de woningen, de uitstraling en het karakter van de locatie, de ondergrond, de bereikbaarheid en de mogelijkheden voor aan- en afvoer van materialen, maar ook op basis van de volksgezondheid.
Voor de bepaling van het maximum aantal bezoekers geldt in Ermelo voor ieder evenement de capaciteit van het beschikbare netto ruimtebeslag van de locatie. Bepalend is daarbij de ruimte die nodig is voor de inrichting van het evenement, de benodigde facilitaire voorzieningen en de vrij te houden incident- en calamiteitenvoorzieningen. In het voorkomende geval kan ook de reguliere gebruiksfunctie in de directe omgeving van invloed zijn op het bepalen van het beschikbare aantal m2. Hierbij is bijvoorbeeld te denken aan de bereikbaarheid van winkels en publieke voorzieningen.
De gemeente kan vervolgens afwijken van het in de aanvraag vermelde maximum aantal van bezoekers als de veiligheid onvoldoende gewaarborgd kan worden.
Beveiliging, basishulpverlening en visitatiebeleid
Bij evenementen kan de gemeente eisen dat de organisator de beschikking heeft over particuliere beveiliging. Deze beveiliging moet worden uitgevoerd conform de Nederlands Technische Afspraken (NTA) 8020-30 “Evenementenbeveiliging en publieksbeveiligingsdiensten”. Als onderdeel van het veiligheidsplan moet de organisator een beveiligingsplan maken. Hierin moet in ieder geval aan de orde komen:
aantal beveiligers;
aantal EHBO’ers;
taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
Het aantal beveiligers wordt per evenement bepaald en in de vergunning vastgelegd. Uitgangspunt hiervoor is het inzetschema van de organisator. Specifieke taken worden vooraf door de gemeente bepaald, na overleg met de organisator, Officier van Justitie en de politie. Hierbij dienen sluitende afspraken te worden gemaakt over de reikwijdte van de bevoegdheden van de beveiligingsbeambten.
De organisator dient de uitwerking van het visitatiebeleid door middel van huisregels aan de bezoekers kenbaar te maken.
Bereikbaarheid en calamiteitenroute
Hiervoor gelden de volgende eisen:
Een evenemententerrein is altijd bereikbaar voor hulpdiensten middels een calamiteitenroute met minimale afmetingen van 4,50 m1 breed en 4,20 m1 hoog. Het terrein moet van
twee zijden te benaderen zijn;
De opstelling van de objecten op een evenemententerrein moet zodanig zijn, dat deze door
de hulpverlenende diensten onbelemmerd bereikt kunnen worden
Constructies die een verbindingsweg afsluiten kunnen, door hulpdiensten snel en gemakkelijk worden geopend of ontsloten met een systeem dat in overleg met de medewerker apv en bijzondere wetten | vergunningen (en/of adviseurs) is bepaald. Hulpdiensten hebben
te allen tijde doorgang.
Brandkranen en andere bluswaterwinplaatsen moeten worden vrijgehouden, en wel zodanig dat hiervan onbelemmerd gebruik kan worden gemaakt.
Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement moet ten behoeve van de hulpdiensten, naast de reguliere toegangsweg(en), één of meerdere (geschikte) verbindingswegen tot het terrein aanwezig zijn.
Terrorisme en aanslagen
In de voorbereiding naar de evenementen hoeven hier regulier geen extra maatregelen voor opgenomen te worden tenzij hier een concrete aanleiding toe is. Indien deze er is zal in direct overleg tussen bevoegd gezag en organisator nadere invulling aan worden gegeven.
Constructieve veiligheid
De veiligheid en betrouwbaarheid van de constructie van tijdelijke bouwwerken (tenten, podia, tribunes etc.) dient door de organisator te worden geborgd. De organisatoren zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte en juiste constructieve berekeningen met bijbehorende tekeningen.
De gemeente toetst en beoordeelt steekproefsgewijs deze gegevens. Daarbij geldt dat constructies bestand moeten zijn tegen belastingen, die er tijdens het evenement op worden uitgeoefend.
De constructies worden getoetst aan de bepalingen uit de laatste versie van de “Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning”.
Bij te plaatsen kermisattracties moet tevens een ingebruiknamekeuring van een erkende keuringsinstituut aanwezig zijn tijdens het evenement.
Volksgezondheid
De volksgezondheid van deelnemers en bezoekers dient tijdens het evenement te zijn gewaarborgd.
De organisator dient hiertoe maatregelen te nemen welke aansluiten bij de te verwachten risico’s
en het aantal te verwachten bezoekers. Dit kan variëren van inzet van EHBO-ers tot meer professionele hulpverlening bij evenementen met een verhoogd alcohol- en drugsgebruik. De beoordeling van deze aspecten geschiedt aan de hand van een op te stellen medisch plan. In dit medisch plan moet, als het gaat om geluidsgevoelige evenementen in de categorie II en III, meegenomen worden op welke wijze (via bebording enzovoort) de bezoekers worden gewezen op de risico’s van overmatig alcoholgebruik en wat te doen tegen gehoorschade. De gemeente kan vervolgens het totaal aantal bezoekers die gelijk op het evenemententerrein aanwezig zijn aanpassen als de volksgezondheid onvoldoende gewaarborgd kan worden.
Alcoholmatiging
De gemeente Ermelo voert een actief alcoholmatigingsbeleid omdat het drinkgedrag van jongeren zorgwekkend is. Er zit geen rem op het drinken van alcohol, er wordt nauwelijks gecorrigeerd op ongezond drinkgedrag. Alcohol is zeker bij evenementen vaak makkelijk te verkrijgen en bijna elk feestje wordt, door jong en oud, aangegrepen om er gezellig met elkaar alcohol te drinken. De kern van het alcoholmatigingsbeleid van de gemeente Ermelo is geen alcohol onder de 18 jaar en daarboven alcohol alleen met mate. Dat is gezonder, dat is veiliger, dat geeft minder overlast en vandalisme.
Het alcoholgebruik van jongeren wordt op verschillende plekken aangepakt; thuis, in de keet, bij sportverenigingen, in de horeca en ook op evenementen.
Wanneer u een evenement organiseert waar alcohol wordt geschonken zijn er standaard een aantal maatregelen die u moet nemen om alcoholmisbruik en hiermee samenhangende overlast zo veel mogelijk te voorkomen. Deze maatregelen zijn vast onderdeel van de aan de evenementenvergunning verbonden voorschriften en verplicht voor elk evenement in de gemeente Ermelo:
Alcoholstunts zijn niet toegestaan, hieronder vallen bijvoorbeeld happy hours of promotieteams.
U bent verplicht leeftijdscontrole uit te voeren. Jongeren onder de 18 jaar mogen geen alcohol in hun bezit hebben: u mag het ze niet schenken.
Het is niet toegestaan dronken mensen toe te laten.
Het is niet toegestaan alcohol te schenken aan mensen die al dronken zijn.
Het is niet toegestaan zwak-alcoholische drank te schenken aan jongeren onder de 18 jaar.
Het is niet toegestaan sterke drank te schenken.
U moet de regels rond alcoholgebruik duidelijk kenbaar maken.
Polsbandjes en posters
Om de leeftijdscontrole van jongeren makkelijker te maken bij de verstrekking van alcoholhoudende drank is het noodzakelijk dat de organisator deze polsbandjes vooraf , bij de ingang tot het evenemententerrein, aan de bezoekers beschikbaar stalt. Barmedewerkers zien hierdoor
in één oogopslag wie wél en wie geen alcohol mag drinken. Ook zorgt de organisator van het evenement ervoor dat er posters zichtbaar aanwezig zijn waarmee ouders of begeleiders erop gewezen worden dat ze geen alcohol voor hun 18-min kind moeten halen.
Verkeersveiligheid
Het gebruik van de wegen ten behoeve van evenementen (vaak sportevenementen) is slechts incidenteel toegestaan. Bij de beoordeling of wegen kunnen worden gebruikt ten behoeve van evenementen dienen onderstaande aspecten uitgewerkt te worden in een verkeersplan:
welke weg of straat het betreft;
de tijdsduur van de afsluiting;
de reguliere drukte op de betreffende wegen op de dag(en) van het evenement;
samenhang met andere evenementen welke van invloed zijn op de drukte van het wegennet;
de wijze waarop de organisator de verkeerscirculatie tijdens het evenement organiseert voor zowel de bezoekers van het evenement als derden (uitgewerkt in verkeersplan);
de mate waarin alternatieven voor het afsluiten van de wegen voor handen zijn, mede gelet op eisen waaraan een parcours moet voldoen;
Afval, verontreiniging en duurzaamheid
Ter bescherming van het milieu moet worden voorkomen dat na een evenement afval achterblijft op de locatie of naaste omgeving. De organisator is verantwoordelijk voor het vrijgekomen afval en het opruimen en afvoeren daarvan. Hiertoe worden voorwaarden opgenomen in de vergunning.
Oplaten van ballonnen
De gemeente Ermelo heeft in artikel 4:9a Algemene plaatselijke verordening opgenomen dat het verboden is ballonnen, van welk materiaal dan ook, door middel van hete lucht afkomstig van vuur,
dan wel door middel van helium of andere gassen, op te laten stijgen. Onder een ballon wordt mede verstaan: herdenkingsballon, vuurballon, sfeerballon, geluks-lampion, (Thaise) wensballon, papierballon en geluks-ballon, dan wel een voorwerp dat door middel van open vuur of gas opstijgt en zonder sturing wegdrijft. Het is dus ook niet de bedoeling dat er gedurende een evenement ballonnen worden uitgedeeld.
Lachgas en drugs
Drugsgebruik bij bepaalde evenementen is niet ongebruikelijk en is strafbaar gesteld binnen de Nederlandse wetgeving. Naast drugsgebruik zag je het gebruik van lachgas ook steeds meer toenemen. Lachgas wordt steeds vaker en in grotere hoeveelheden gebruikt als drugs, met name door jongeren. Met grote risico’s voor hun eigen gezondheid, maar ook voor anderen. Om aan het recreatief gebruik van lachgas een einde te maken is er een wetsvoorstel ingediend voor lachgasverbod. Vooruitlopend wordt hier al door tal van gemeenten op geanticipeerd en staan zij het gebruik hiervan bij evenementen niet toe. Dit uitgangspunt geld ook voor evenementen welke binnen de grenzen van de gemeente Ermelo zullen worden georganiseerd.
Toegankelijkheid minder validen
Ermelo heeft als zorg dorp altijd al oog gehad voor mensen met een beperking en is van mening dat ook organisatoren van evenementen hier aandacht aan zouden moeten besteden. Tips voor het toegankelijker maken van een evenementenlocatie voor mindervaliden:
zorg voor een verhard hoofdpad naar en op het festivalterrein;
zorg voor tenminste één ruim aangepast toilet. Een chemisch toilet is veelal te klein voor rolstoelgebruikers, een spoeltoilet voldoet beter aan de normering;
neem in het veiligheidsplan of -beleid de veiligheid van mensen met een beperking mee;
communiceer via onder meer de website, het programmaboekje en eventuele event-app wat wel en niet toegankelijk is. Zo voorkomt u onduidelijkheid;
informeer al uw medewerkers en vrijwilligers over de voorzieningen die u heeft getroffen voor bezoekers met een handicap. Vergeet hierbij niet de mensen die in de horeca, beveiliging en bij de parkeerplaats werken;
zet mensen met een beperking in als vrijwilliger bij evenementen. Dit verlaagt de drempel voor anderen.
Grasvelden/zachte ondergronden
Veel festivals en evenementen vinden plaats op een onverharde ondergrond (gras of zand). Door een regenbui verandert de ondergrond snel in een modderpoel. Een verhard hoofdpad van rijplaten of honingraatmatten houdt het terrein bereikbaar, ook voor ouderen, mensen met een handicap en mensen met een kinderwagen. Stro, houtsnippers of grind als ondergrond zijn af te raden, omdat ze gaan vastklitten aan schoenen en wielen.
Toiletten
Op veel evenementen worden chemische toiletten (dixies) gebruikt. Een goede toiletruimte voor mindervalide mensen is minimaal 165 bij 220 centimeter breed en beschikt over een verhoogde toiletpot met beugels. In een goed toilet kan een rolstoelgebruiker de rolstoel draaien en naast de toiletpot plaatsen. Een goede hellingbaan of ramp is noodzakelijk bij een drempel of opstapje hoger dan 2 centimeter.
Opstapjes
Veel tenten, stands en containers hebben vaak een flinke opstap. Een hellingbaan of ram biedt uitkomst. Let op: een hellingbaan is minimaal 90 centimeter breed, heeft een maximaal hellingspercentage van 10 tot 15% en beschikt over voldoende manoeuvreerruimte aan begin en einde.
Toegangssluizen
Veel evenementen gebruiken toegangssluizen als beveiligingsmaatregel. Een toegang van minimaal
90 centimeter breed is ook voor rolstoelgebruikers en kinderwagens toegankelijk. Er zijn op aanvraag strips (hekwerk-frame) met een bredere toegangspoort verkrijgbaar.
Kabelgoten
Op veel evenementen worden kabels weggewerkt met een kabelgoot. Dat is een oplossing met een flink hellingspercentage. Een hellingbaan biedt uitkomst. Let op: een hellingbaan is minimaal 90 centimeter breed, heeft een maximaal hellingspercentage van 10 tot 15% en beschikt over voldoende manoeuvreerruimte aan begin en einde.
Artikel 14.
Waarop wordt uw aanvraag beoordeeld?
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent het organiseren van publieksevenementen