De gemeente Ermelo kiest uitdrukkelijk voor samenwerking met duidelijk onderscheiden rollen en verantwoordelijkheden. In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de verantwoordelijkheden die de verschillende partijen, de organisator, gemeente en hulpdiensten betrokken bij evenementen hebben.
De organisator
De organisator is de natuurlijke of rechtspersoon die een evenement organiseert c.q. degene die als eerst verantwoordelijke is voor een veilig en goed verloop van een evenement. Daarnaast is de organisator ook verantwoordelijk voor het beperken c.q. voorkomen van overlast of negatieve effecten in de omgeving en bij de bezoekers, bijvoorbeeld met betrekking tot geluidsoverlast en verkeershinder.
In de voorbereiding op het evenement moet de organisator een inschatting maken van de risico’s die met de activiteit gepaard gaan en daarvoor de passende maatregelen treffen. In de beoordeling van de voorgenomen aanpak worden organisator met de gemeente en hulpdiensten afspraken over de invulling en reikwijdte van deze verantwoordelijkheden. Deze afspraken worden waar nodig als voorwaarden in de vergunning vastgelegd. Daarbij worden de kaders van de gemeente Ermelo en landelijk geldende wet- en regelgeving gehanteerd. De organisator moet bij de aanvraag tot vergunning laten zien dat het voorgenomen evenement binnen deze kaders georganiseerd wordt.
De gemeente
De primaire verantwoordelijk van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het gebied van openbare orde en veiligheid, gezondheid en bescherming van het milieu. De gemeente beoordeelt deze aspecten aan de hand van de ingediende aanvraag. Dit gebeurt binnen het proces vergunningverlening, toezicht en handhaving. De gemeente voert als bevoegd gezag de regie over dit vergunningenproces en kiest daarbij voor een integrale en risicogerichte benadering. Als voor een evenement meerdere toestemmingen of ontheffingen nodig zijn worden deze tegelijkertijd met de evenementenvergunning verleend.
De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid, waaronder ook de aspecten toezicht en handhaving. Tevens is het de bevoegdheid van de burgemeester om evenementenvergunningen te verlenen en te weigeren. Binnen de gemeente zijnde medewerkers gemandateerd om namens de burgemeester aanvragen te behandelen en besluiten voor te bereiden. De gemeente is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van toezicht en handhaving bij evenementen. Bij evenementen wordt de regie op dit onderdeel gevoerd door de medewerker apv en bijzondere wetten | vergunningen van de gemeente. Leidend voor de inzet bij toezicht en handhaving is het gemeentelijke Uitvoeringsprogramma Handhaving. In dit programma worden jaarlijks prioriteiten gesteld in het inzetten van toezicht en handhaving.
De gemeente is ook verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van de openbare ruimte.
Na het evenement moet de openbare ruimte opgeleverd worden in de staat van voor het evenement. Afspraken hierover in het licht van de controle op schade en eventuele herstelwerkzaamheden worden gemaakt met team Openbaar Gebied van de gemeente.
Adviespartners
De hulpverleningsdiensten zoals de Politie, GHOR, VNOG en Omgevingsdienst Noord Veluwe (ODNV) zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de hen toebedeelde wettelijke taken en verantwoordelijkheden (bijv. openbare orde en (brand)veiligheid, hygiëne en gezondheid, milieu etc.) en adviseren de gemeente hierover bij een evenement.
De gemeente maar ook politie, GHOR, VNOG en ODNV kunnen in het voorkomende geval andere partijen raadplegen ten behoeve van de advisering en operationele voorbereiding op een evenement, bijvoorbeeld Staatsbosbeheer, het Waterschap, Rijkswaterstaat, NS of de Provincie. De gemeente voert de regie over het vergunningverleningsproces en kan afhankelijk van de opzet en inrichting van een evenement ook de interne gemeentelijke afdelingen om advies vragen. Bijvoorbeeld als er sprake is van het beoordelen van constructies of verkeer bij evenementen.
Artikel 4.
Verantwoordelijkheden en rolverdeling
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent het organiseren van publieksevenementen