Algemeen
Een evenement wordt in artikel 2:25 van de Apv gedefinieerd als elke voor publiek kosteloos dan wel tegen betaling toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van onder andere markten, kansspelen, betogingen, samenkomsten en vergaderingen. In het algemeen moet een evenementenvergunning worden aangevraagd bij ‘voor publiek toegankelijke verrichtingen van vermaak’. Dit betreft activiteiten in zowel de openbare ruimte, in accommodaties en gebouwen als op eigen terrein.
Openbare orde, veiligheid en leefbaarheid zijn een belangrijk aspect bij evenementen. Er wordt vooral in de vergunningverlening voor evenementen scherp gestuurd op veiligheid tijdens een evenement. Openbare orde en veiligheid zijn belangrijke gronden waar een evenement op wordt getoetst, en kan worden geweigerd. De gemeente Ermelo staat bij de toetsing van evenementen een risicogericht, veiligheid kritisch proces van vergunningverlening voor.
De inrichting van dit proces is mede gebaseerd op de aanbevelingen van respectievelijk de Onderzoeksraad voor de Veiligheid, de Inspectie Justitie en Veiligheid, de Inspectie Gezondheidszorg en het regionale beleidskader evenementen van de VNOG.
Het integrale proces vergunningverlening bij de gemeente Ermelo bestaat uit 2 samenhangende componenten:
de voorbereidende fase waarin:
de keuze wordt gemaakt welke evenementen op welke locatie georganiseerd kunnen worden;
de aansluitende voorbereiding van de aanvragen tot vergunning door de organisator; en
het verzamelen van de voor de beoordeling benodigde gegevens door de gemeente.
de formele procedure tot vergunningverlening voor deze activiteiten op basis van complete aanvragen waarin:
de feitelijke inhoudelijke beoordeling van de plannen door de gemeente en adviseurs plaatsvindt,
de afspraken met de organisator worden gemaakt,
het besluit op de aanvraag wordt voorbereid; en
de afspraken over toezicht en handhaving met de partners worden gemaakt.
De voorbereidende fase
Het proces van vergunningverlening start feitelijk met de aanmelding van het evenement voor plaatsing op de evenementenkalender. Voor de kwalificatie, spreiding en classificatie van evenementen en het voorkomen van ongewenste samenloop is het van belang om in een vroeg stadium inzichtelijk te maken wanneer in het jaar een evenement plaatsvindt, op welke locatie, data en tijdstippen.
De evenementenkalender
De evenementenkalender wordt gehanteerd als het instrument om alle betrokken partijen al vroegtijdig in de bij hun rol en verantwoordelijkheid passende positie te brengen. Jaarlijks vraagt de gemeente aan de haar bekende organisatoren van vergunningplichtige evenementen of zij voor 1 november de gewenste data voor het betreffende of nieuwe evenement in het opvolgende jaar willen melden.
Na afstemming tussen de partners (gemeente en vaste adviseurs) wordt de evenementenkalender opgesteld en kan ter vaststelling worden voorgelegd aan de burgemeester. Hierbij wordt op basis van de regionale risicoscan op hoofdlijnen al een eerste globale inschatting gemaakt van de impact van de activiteit op het gebied van openbare orde en veiligheid en de (regionale) effecten daarvan voor de hulpdienstpartners. Dit geeft ook de geëigende behandelaanpak (reguliere aanpak dan wel risicoaanpak) en de bijbehorende behandeltermijn aan.
Het doel van de evenementenkalender is daarmee meerledig:
De evenementenkalender verschaft duidelijkheid aan organisatoren en belanghebbenden (zoals bewoners en bedrijven).
Organisatoren worden in staat gesteld tijdig het proces tot completeren van de formele aanvraag tot vergunning te starten.
De gemeente is in staat het proces van beoordeling en advisering voor te bereiden,
Er wordt gestuurd op het voorkomen van het aantal gelijktijdige evenementen binnen de regio die een verhoogd veiligheidsrisico met zich meebrengen.
Ook nadat de evenementenkalender is vastgesteld, kunnen nog aanvragen voor evenementen binnenkomen. Bij het eerste contact tussen gemeente en de organisator van het nieuwe evenement kan op basis van de evenementenkalender vroegtijdig worden gesignaleerd of een voorgenomen datum door samenloop niet realiseerbaar is. In deze gevallen kan in overleg met de organisator naar een oplossing gezocht worden. Nieuwe aanvragen zullen per geval en in relatie tot de al vastgestelde evenementenkalender bekeken worden. Dit betekent niet dat deze aangevraagde evenementen op voorhand worden uitgesloten van een vergunning. Bij de behandeling van deze aanvragen worden de uitgangspunten voor evenementen uit hoofdstuk 5 afgewogen en “strijd met de evenementenkalender” is één van die criteria.
Reservering is nog geen vergunning
Organisatoren die hun evenement op de kalender geplaatst zien, kunnen er niet zonder meer van uitgaan dat hun evenement ook daadwerkelijk kan doorgaan. Hiertoe moet het volledige vergunningentraject doorlopen worden. Nadat de organisator de melding heeft ingediend, is deze vervolgens verplicht om nieuwe risico verhogende feiten of omstandigheden, te melden aan de gemeente. Indien wordt afgeweken van de verstrekte gegevens of in strijd wordt gehandeld met de gestelde voorschriften, kan de burgemeester de evenementenvergunning op grond van de nadere inhoudelijke beoordeling alsnog weigeren of intrekken.
De burgemeester heeft daarnaast altijd de bevoegdheid om, als daar voldoende aanleiding voor is, de vergunning alsnog niet te verlenen of, als deze al verleend is, in te trekken of te wijzigen. Dit zal in de regel enkel gebeuren als sprake is van gewijzigde omstandigheden die vooraf niet te voorzien waren. Te denken valt aan (dreiging van) rellen, stakingen, noodweer, een ramp, of bijvoorbeeld nationale rouw.
De jaarplanning (vanaf 1-1-2022)
Naast de evenementenkalender zal op basis van de “Beleidskaders Evenementen Ermelo 2021” een jaarplanning, worden samengesteld door de adviesgroep in overleg met alle organisatoren. Doel van deze jaarplanning is om te komen tot een evenwichtige verdeling van de categorieën van evenementen gedurende het gehele jaar door en in de daarop volgende jaren.
Vooroverleg
Op basis van de vastgestelde jaarkalender en de indicatieve classificatie kan een organisator van B en C-evenementen voorafgaand aan het indienen van de aanvraag tot vergunning uitgenodigd worden voor een vooroverleg waarbij nadere informatie over de activiteit wordt gevraagd en van de zijde van de gemeente nadere informatie wordt verstrekt over de aan te leveren bescheiden en het verdere verloop van de procedure.
Artikel 6.
Het integrale uitvoeringskader
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent het organiseren van publieksevenementen