Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteits-systeem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en –controle. Een kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt. Zonder een kwaliteitssysteem wordt onvoldoende gestuurd op kwaliteit, bewaking en de juiste uitvoering van de procedures.
2.1.1Huidige situatie (IST)
In 2018 zijn de vastgestelde procedures getoetst die in het Handboek Vervanging Gemeente Meppel 2017 met betrekking tot het scannen, registeren, vernietiging en archivering van analoge documenten zijn opgenomen. Inclusief het hanteren van een Referentiemodel voor vervanging van archiefbescheiden in afgebakende werkprocessen.
Verder zijn door de gemeente ook een beperkt aantal regelingen en/of protocollen vastgesteld die onderdeel kunnen zijn van het op te stellen kwaliteitssysteem. Vaak wordt gehandeld op basis van gewoonten en informele afspraken. Deze ongeschreven regels dienen formeel te worden vastgesteld en bijeen te worden gebracht in een nog vast te stellen handboek DIV (Documentaire Informatievoorziening).
Op 5 december 2019 is door het Directieteam van de gemeente Meppel het besluit genomen het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) in te voeren. Hiervoor wordt een Plan van Aanpak uitgewerkt en voorgelegd aan het Directieteam.
2.1.2Gewenste situatie (SOLL)
In het Plan van Aanpak 2020 staat hierover het volgende:
In oktober 2020 wordt het Plan van Aanpak voor de invoering van het Kwaliteitssysteem vastgesteld, zodat in december 2020 gestart is met de invoering hiervan.
Het Plan van Aanpak voor de invoering van het Kwaliteitssysteem moet nog worden vastgesteld. Door wijzigingen in de organisatie en de bijbehorende projecten, zoals Digitale Revolutie, is het Plan van Aanpak voor de invoering van het Kwaliteitssysteem onder de loep genomen. De intentie is nu om in september 2021 dit Plan van Aanpak vast te stellen en in oktober 2021 te starten met de invoering hiervan.
2.1.4Plan van Aanpak implementatie KIDO
In het Projectplan implementatie KIDO zijn in het Plan van Aanpak de volgende stappen opgenomen:
Stap 1: reikwijdte bepalen
Als eerste stap is een globale, concern brede zelfevaluatie gemaakt. Aan de hand hiervan zijn de risico’s en is de prioritering van de behandeling bepaald. Bij het bepalen van de prioritering van de onderwerpen zal gekeken worden naar mogelijke financiële, juridische of politiek-bestuurlijke risico’s voor de organisatie. Daarbij worden een klein aantal kernfuncties gekozen om een meer verdiepende zelfevaluatie te doen.
Stap 2: de juiste mensen bij elkaar zetten
Om het vervolg succesvol te laten zijn worden er een Kerngroep en een Projectorganisatie ingericht.
Aan de Kerngroep nemen deel de Beleidsmedewerker DIV, de medewerker DIV en de Applicatiebeheerder Zaaksysteem.
Aan de Projectorganisatie nemen deel de Beleidsmedewerker DIV, de Teammanager Informatie en Interne Dienstverlening, de Informatiemanager, de medewerker DIV en de Applicatiebeheerder Zaaksysteem.
Door te kiezen voor de pragmatische aanpak, en daarmee de taak op te knippen in kleine eenheden, is het tijdsbeslag teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau en kunnen snel de eerste resultaten worden beoordeeld.
Stap 3: het gesprek aangaan
De bedoeling van het gesprek met de mensen zoals benoemd in stap 2 is te komen tot een zelfde conclusie. Als alle deelnemers aan het gesprek een vergelijkbaar beeld hebben kan worden overgegaan naar stap 4, namelijk het maken van een verbeterplan. In het gesprek moet vooral aandacht zijn voor uniforme begrippen en een gezamenlijk belang.
Stap 4: verbeterplan maken
Zodra de discussies zijn gevoerd en een gemeenschappelijk beeld is ontstaan wat nodig is om de gekozen kernfuncties van het bepaalde werkproces (of applicatie) op orde te brengen, kan een kort verbeterplan geschreven worden (hoogstens 1 A4-tje) waarin ook een termijn is opgenomen waarbinnen een verbetering moet zijn gerealiseerd en wie daarvoor verantwoordelijk is. Dit is in eerste instantie een instrument om het verbeteren van de samenhang te bevorderen. In een latere fase komen meer specifieke applicaties aan de orde, maar we starten met de concernprocessen gerelateerd aan informatiebeheer.
Stap 5: borgen
Als de stappen 1 tot en met 4 op een goede manier zijn doorlopen begin je aan het kwaliteitssysteem, want de verbeteracties moeten worden geëvalueerd: zijn de verbeteracties op tijd gereed en, zo niet, waar ging het mis? Vervolgens moeten misschien de doelen worden bijgesteld en een nieuw verbeterplan worden opgesteld. Daarnaast moeten afspraken worden gemaakt over het onderbrengen van die verbeterplannen in een circulaire aanpak. Het opzetten van een kwaliteitssysteem is een administratief proces, zorgt ervoor dat de basis op orde is en werkzaamheden soepeler verlopen. Procesoptimalisatie vanuit een circulaire gedachte.
Stap 6: uitbreiden van de reikwijdte
Wanneer de eerste verbeterplannen zijn geïmplementeerd en geëvalueerd kan de werkwijze worden uitgebreid naar andere kernfuncties van het eerder gekozen werkproces of dezelfde kernfuncties van andere werkprocessen of applicaties. Deze afweging wordt gemaakt door de projectleider in samenspraak met de opdrachtgever. Stap 1-5 worden voor elke nieuwe punt opnieuw doorlopen.
Stap 7: PDCA fase Kwaliteitssysteem
Tijdens de uitvoering van de stappen in de pragmatische aanpak wordt een begin gemaakt met de invoering van het Kwaliteitssysteem. Na een, vooraf bepaalde, periode zullen de eerste processen worden geëvalueerd volgens het systeem van Plan-Do-Check-Act.
2.1.5Planning
Gezien de huidige situatie als gevolg van COVID-19 wordt een planning over een langere periode aangehouden die, indien nodig, kan worden bijgesteld.
Stap
Onderwerp
Planning
1.
:
reikwijdte bepalen
oktober – december 2021
2.
:
de juiste mensen bij elkaar zetten
oktober - december 2021
3.
:
het gesprek aangaan
oktober 2021 – januari 2022
4.
:
verbeterplan maken
januari – maart 2022
5.
:
borgen
maart – september 2022
6.
:
uitbreiden van de reikwijdte
september – december 2022
7.
:
PDCA fase Kwaliteitssysteem
januari 2023 e.v.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.1