Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling 2010 dient de gemeente te beschikken over een Documentair Structuurplan (DSP). Een DSP is een actueel-, compleet- en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Met een DSP-overzicht wordt vastgesteld of documenten c.q. data – die voor bewaring in aanmerking komen – op andere locaties worden bewaard dan in het centrale archief. Zonder zo’n overzicht bestaat de kans dat informatie ten onrechte wordt vernietigd of door niet tijdige conversie op termijn niet meer te raadplegen is.
2.2.1Huidige situatie (IST)
Bij de gemeente Meppel is geen volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden aanwezig. Wel zijn er verschillende losse onderdelen, zoals het model DSP/i-Navigator voor zaaktypen in het DocumentManagementSysteem (DMS). In de i-Navigator zijn alle processen opgenomen die door de gemeente Meppel worden uitgevoerd. De i-Navigator is geïmporteerd in Djuma. Hierdoor worden de juiste zaaktypes/(werk)processen aan de zaken gekoppeld.
Een ander los onderdeel is de in de gemeentelijke organisatie aanwezige applicaties die niet zijn gekoppeld aan het DocumentManagementSysteem (DMS) Djuma.
Tot slot zijn er diverse losse inventarissen aanwezig. Hierin staan vermeld, per archiefperiode, welke dossiers aanwezig zijn.
2.2.2Gewenste situatie (SOLL)
In december 2021 wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de daarvoor geldende ordeningsstructuur, vastgesteld.
2.2.3Planning
Stap
Onderwerp
Planning
1.
:
Opstellen actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden
september – november 2021
2.
:
Aanbieden ter vaststelling aan Directieteam en College van B&W
december 2021
Hoofdstuk 2
Artikel 2.2