Wanneer permanent te bewaren documenten/dossiers, ouder dan 20 jaar, worden overgebracht naar een aangewezen openbare archiefbewaarplaats verandert de status van de documenten van Wet Openbaarheid van bestuur naar Openbaar. Bij de overbrenging kunnen nadere regels worden gesteld voor beperkte openbaarheid van bepaalde documenten/dossiers.
De beperkingen aan de openbaarheid kunnen voor een bepaalde termijn worden gesteld en met het oog op:
de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.
2.5.1Huidige situatie (IST)
De vraag die door de toezichthouder wordt gesteld, is of de archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk heeft gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet.
In de Verklaringen van Overbrenging van de Inventaris III inzake commissies, diensten en instellingen, 1814-1972 en gemeentesecretaris, (1633) 1852-1928 (1957) en de Inventaris II inzake Rijks- en provinciale zaken. Gemeentezaken, Armwezen, Financiën, Onderwijs, Handel, nijverheid en verkeer. Orde en Veiligheid, Gezondheidsdienst, 1908- 1928, is opgenomen dat er geen openbaarheidsbeperkingen zijn.
Voor de archiefblokken 1928-1990 en 1990-1997 van de gemeente Meppel is nog geen beperking van de openbaarheid vastgesteld.
2.5.2Gewenste situatie (SOLL)
Voor de archiefblokken 1928-1990 en 1990-1997 van de gemeente Meppel voor eind april 2022 onderzoeken of er documenten/dossiers voor beperking van de openbaarheid in aanmerking komen.
Wel moet rekening worden gehouden met artikel 15, lid 4, van de Archiefwet 1995 waarin het volgende staat vermeld:
Ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen hebben geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar, tenzij door Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats of een provinciale archiefbewaarplaats is aangewezen, door gedeputeerde staten anders wordt beslist.
2.5.3Planning
Stap
Onderwerp
Planning
1.
:
De beperking van de openbaarheid van archiefblokken 1928-1990 en 1990-1997 gemeente Meppel onderzoeken
januari - april 2022
2.
:
De beperking van de openbaarheid van archiefblokken 1928-1990 en 1990-1997 gemeente Meppel laten vaststellen door de zorgdrager
mei 2022
Hoofdstuk 2
Artikel 2.5