Overbrenging betekent, dat permanent te bewaren documenten/dossiers, ouder dan 20 jaar, worden overgebracht naar een aangewezen openbare archiefbewaarplaats. De status van de documenten veranderen dan van Wet Openbaarheid van bestuur naar Openbaar. Bij de overbrenging kunnen nadere regels worden gesteld voor beperkte openbaarheid van bepaalde documenten/dossiers. Zie hiervoor ook punt 2.5. Aan een overbrenging zijn ook een Verklaring van Overbrenging en een inventaris gekoppeld. De inventaris wordt gepubliceerd op www.drentsachiefnet.nl.
2.4.1Huidige situatie (IST)
De vraag die door de toezichthouder wordt gesteld is, of alle te bewaren archief-bescheiden van de organisatie, ouder dan 20 jaar, zijn overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats. Het antwoord hierop is, dat dit bij de gemeente Meppel niet het geval is.
Op 20 december 2019 zijn er twee Verklaringen van Overbrenging vastgesteld en gepubliceerd, te weten:
Inventaris III inzake commissies, diensten en instellingen, 1814-1972 en gemeentesecretaris, (1633) 1852-1928 (1957), met een omvang van 63 strekkende meters;
Inventaris II inzake Rijks- en provinciale zaken. Gemeentezaken, Armwezen, Financiën, Onderwijs, Handel, nijverheid en verkeer. Orde en Veiligheid, Gezondheidsdienst, 1908- 1928, met een omvang van 20 strekkende meters.
De bijbehorende inventarissen zijn in eerste instantie gepubliceerd op de website van de gemeente Meppel met de intentie deze te publiceren op www.drentsarchiefnet.nl.
De archieven die nog voor overbrenging in aanmerking komen zijn:
Archiefblok 1928 – 1990 gemeente Meppel;
Archiefblok 1990 – 1997 gemeente Meppel;
Archiefblok 1928 – 1990 bevat ook de dossiers uit de periode 1940-1945. Deze dossiers dienen te worden bekeken in het kader van de eventuele beperking van de openbaarheid. Zie hiervoor punt 2.5.
2.4.2Gewenste situatie (SOLL)
De inventarissen II en III van punt 2.4.1. publiceren op www.drentsarchiefnet.nl.
De Verklaringen van Overbrenging van de archiefblokken 1928-1990 en 1990-1997 van de gemeente Meppel laten vaststellen door de zorgdrager medio 2022.
De beperking van de openbaarheid laten vaststellen door de zorgdrager van archiefblok 1928-1990 en archiefblok 1990-1997 gemeente Meppel medio 2022.
2.4.3Planning
Stap
Onderwerp
Planning
1.
:
Publiceren inventarissen op www.drentsarchiefnet.nl
april 2022 – september 2022
2.
:
De Verklaringen van Overbrengen van de archiefblokken 1928-1990 en 1990-1997 gemeente Meppel laten vaststellen door Zorgdrager
medio 2022
Hoofdstuk 2
Artikel 2.4