De gemeente Haarlem wil inkoop inzetten als een belangrijk strategisch middel om de gemeentebrede beleidsdoelstellingen te verwezenlijken. Dat neemt echter niet weg dat het primaire doel van inkoop altijd het behalen van het gewenste inkoopresultaat is. Zo blijft bij de inkoop van een brug het verkrijgen van een goede brug waar het verkeer ongestoord overheen kan rijden, het belangrijkst. Maar daarnaast kan bij de bouw van een brug ook ingezet worden op het tegengaan van verspilling van grondstoffen door hergebruik van materialen zoals klinkers. Op deze manier wordt bijgedragen aan de gemeentebrede ambitie van een circulaire economie. En bijvoorbeeld bij de inkoop van aanvullend openbaar vervoer is het vervoeren van mensen het belangrijkst, maar kan een nevendoel als klimaatneutraal vervoer goed meegenomen worden.
De gemeente Haarlem wil een daadwerkelijke bijdrage leveren aan de aanpak van de maatschappelijke opgaven. Inkoop is hierbij één van de middelen om deze opgaven aan te pakken. De gemeente geeft daarmee zelf het goede voorbeeld en durft risico’s te nemen. Hierbij zal ingezet worden op de effectiviteit; het zoveel mogelijk realiseren van de inkoopdoelstellingen. Om dit zo goed mogelijk te bereiken zal de regelruimte gezocht worden. Hierbij wordt het geldend wettelijk kader uiteraard gerespecteerd.
Haarlem is ambitieus met het gebruik van inkoop als strategisch beleidsmiddel. De uitvoering zal wel het een en ander vragen van de marktpartijen en de (gemeentelijke) organisatie. De inkoopdoelstellingen zullen daarom nog nader uitgewerkt worden in specifieke plannen per inkoopcategorie waarbij aan de hand van de omstandigheden, mogelijkheden en kansen de acties en prioritering bepaald worden. Niet elke inkoopdoelstelling kan bij elke inkoopcategorie in hetzelfde tempo opgepakt worden. Zo zal de inkoopdoelstelling van circulair inkopen bij de categorie van flexibele arbeid niet toepasbaar zijn, maar de doelstelling van diversiteit juist wel. Voor de inkoopcategorie van Grond-, Weg- en Waterbouw zal dat weer net andersom zijn. Bij het opstellen van de plannen per inkoopcategorie zullen gesprekken met de markt, de kennis en ervaring opgedaan bij de Urban Agenda en de landelijke ontwikkelingen rond Maatschappelijk Verantwoord Inkopen een rol spelen. In hoofdstuk 4 van dit inkoopbeleid is meer te lezen over de inkooporganisatie inclusief inkoopcategorieplannen. In hoofdstuk 6 wordt de Urban Agenda besproken.
Het strategisch inkoopbeleid is gebaseerd op verschillende beleidsinhoudelijke en inkoop- en financieel-technische doelstellingen. Dat betekent dat indien de gemeentelijke beleidsdoelstellingen aangepast worden (zoals het duurzaamheidsbeleid), het overkoepelend strategisch inkoopbeleid in het licht van de nieuwe bestuurlijke richting uitgelegd en toegepast moet worden. Het is daarmee logisch om de politieke verantwoordelijkheid voor het bereiken van de inkoopdoelstellingen langs die inhoudelijke beleidslijnen te organiseren, waarbij de wethouder, verantwoordelijk voor bedrijfsvoering, waaronder inkoop, de overkoepelende samenhang en de coördinatie in de gaten houdt.
Pijlers Inkoopdoelstellingen
De gemeente Haarlem ziet drie pijlers bij de inkoopdoelstellingen: de lokale economie, sociaal inkopen en duurzaamheid. Deze pijlers staan niet op zichzelf, maar moeten met elkaar in samenhang bekeken worden. Naast het 'sec' bevorderen van de lokale economie kan tevens ingezet worden op het stimuleren van Haarlemse sectoren uit 'de nieuwe economie', met oog voor mens en natuur. Met het stimuleren van Impact Ondernemen, bedrijven die het maatschappelijk doel als belangrijkste missie vooropstellen zoals sociale ondernemingen, wordt samen met bedrijven gewerkt aan het realiseren van innovatie en groei. Met het inzetten op vermindering van de CO2-uitstoot, uit oogpunt van klimaatadaptatie, wordt het interessant om korte logistieke lijnen te hebben, wat de lokale economische bedrijvigheid ten goede kan komen. In de toepassing van de inkoopdoelstellingen wordt de synergie gezocht en gevonden.
1.Lokale economie
De hoofddoelstelling van de Haarlemse Economische Visie2https://www.haarlem.nl/economischevisie/ is versterking van het ondernemings- en vestigingsklimaat richting een duurzame, inclusieve en vitale stad met voldoende werkgelegenheid, zeker nu het bruto binnenlands product (bbp) van Nederland in het tweede kwartaal van 2020 door de Corona-crisis met 8,5 procent gedaald is ten opzichte van een kwartaal eerder (voor de agglomeratie Haarlem was de economische krimp 10% tot 12%). Met deze
Met het Startup in Residence Programma krijgen de deelnemende startups toegang tot kennis en worden begeleid door ervaren mentoren. De gemeenten stellen werkruimtes beschikbaar, bieden de mogelijkheid om pilots te doen en de oplossingen te testen in de regio. Na zes maanden gezamenlijke ontwikkeling heeft gemeente Haarlem de eerste mogelijkheid om het product en dienst in te kopen, maar is daartoe niet verplicht.
Economische Agenda wordt samen met partners ingezet op onder andere het bevorderen van het ondernemingsklimaat en het benutten van de kansen van de nieuwe economie.
Het uitgangspunt is dat inkopen bij lokale marktpartijen bijdraagt aan het versterken van de lokale en regionale economie. Daarom zal bij meervoudig onderhandse aanbestedingen gekeken worden naar het lokaal aanbesteden van opdrachten. Dergelijke aanbestedingen zijn vooral interessant voor het Midden- en Klein Bedrijf. Het MKB is goed voor 60% van het bbp en 70% van de werkgelegenheid in Nederland. Het MKB wordt daarom ook wel de motor van de Nederlandse economie genoemd. Zo bestaat de mogelijkheid om bij onderdrempelige opdrachten lokale partijen uit te nodigen, mits ook andere ondernemers een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. In Haarlem is een uitnodigingsbeleid van kracht sinds 2018 en dat wordt in de praktijk ook toegepast. Verder bevat de Aanbestedingswet een percelenregeling, die bedoeld is om het MKB in staat te stellen mee te dingen met overheidsopdrachten. Afhankelijk van specifieke marktomstandigheden en de aard van de opdracht kunnen daarnaast eisen worden gesteld aan de lokale kennis en ervaring van ondernemers, alsmede aan het geografisch gebied waarin ondernemers gevestigd moeten zijn (bijvoorbeeld wat betreft transportafstanden, ingegeven door eisen van duurzaamheid).
De juridische grenzen van lokaal aanbesteden worden gevormd door de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Lokaal aanbesteden is niet toegestaan bij Europese en nationale aanbestedingen. Aanbestedingsbeginselen zien er verder op toe dat, ook bij onderdrempelige opdrachten, de eerlijke mededinging is gewaarborgd en er geen ongerechtvaardigd onderscheid wordt gemaakt in ondernemers die mogen meedingen naar een opdracht.
Ook moet er rekening gehouden worden met het feit dat soms de maatschappelijke opbrengsten niet afwegen tegen mogelijke efficiency-nadelen (geen kwantumkorting en/of een verzwaarde administratieve lastendruk). Desalniettemin ziet de gemeente met haar inkoop een kans voor kleine, lokale ondernemers, zeker als deze getroffen zijn door de Corona-crisis.
Gemeente Haarlem wil de lokale en regionale economie uitdagen om zelf aan de slag te gaan met maatschappelijk verantwoord ondernemen door Impact Ondernemers te faciliteren en te stimuleren zodat zij zo goed mogelijk ondersteund worden om hun maatschappelijke doelstellingen te bereiken, zoals het versterken van inclusie, duurzaamheid en leefbaarheid. Er zijn actielijnen opgesteld inzake het oprichten van een gemeentelijk aanspreekpunt Impact Ondernemen, samenwerking via Knooppunt Impact Ondernemen, impact via inkoop en aanbesteding, het aantrekken van Financiering en het vergroten van herkenning en zichtbaarheid. In het Actieprogramma Impact Ondernemen 2020 - 20243Actieprogramma Impact Ondernemen 2020-2024, 2020/246333 https://gemeentebestuur.haarlem.nl/Vergaderingen/Besluitenlijst-BenW/2020/19-mei/10:00/Actieprogramma-Impact-Ondernemen/ is dit verder uitgewerkt. Ook hierbij worden de mogelijkheden van samenwerking met het lokale MKB duidelijk opgemerkt met onder andere een online community, bestaande uit mkb-ondernemers in de regio en experts op het gebied van Impact Ondernemen. In november 2020 is het Kennemer Inkoop Platform4https://kennemerinkoopplatform.nl/ gelanceerd met het regionale aanbod aan Impact Ondernemers.
De gemeente wil kunnen beschikken over innovaties van de toekomst. Overwogen kan worden op te treden als eerste afnemer (‘launching customer’) voor innovatieve producten. Hierbij dient wel vanaf het begin aandacht te zijn voor het aanbestedingsrechtelijk kader om niet later het risico te lopen dat een andere marktpartij een aanbesteding kan eisen en zonder opstartkosten de opdracht zich kan toe-eigenen. Met innovatiegericht inkopen wordt de markt gestimuleerd om innovatieve oplossingen te ontwikkelen en te leveren, zodat maatschappelijke vragen worden opgelost en overheden hun publieke taken beter kunnen uitvoeren. In december 2019 publiceerde PIANOo5PIANOo staat voor Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers en is het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. een onderzoek naar de meest ‘innovatievriendelijke inkopers’ in de publieke sector op grond van de publicaties in TenderNed6TenderNed.nl is een website, waar aanbestedingen door overheidsdiensten gepubliceerd worden. https://www.tenderned.nl/cms/. Haarlem heeft hierbij de eervolle 2e plek behaald en stond als enige gemeente in de top 10 genoemd7https://www.pianoo.nl/nl/analyse-innovatievriendelijke-inkopers-de-publieke-sector.
De gemeente Haarlem is sinds 2017 coördinator van het Europees Urban Agenda Partnerschap 'Innovatief en Verantwoord Aanbesteden door overheden'8https://ec.europa.eu/futurium/en/public-procurement, waarover meer in hoofdstuk 6. Dit Partnerschap wil overheidsinkoop inzetten als strategisch middel om de innovatie te bevorderen die nodig is bij het aanpakken van de maatschappelijke opgaven. In het Partnerschap zijn daartoe onder andere de ervaringen en best practices van de Europese koplopers onderzocht op het gebied van Innovatiemakelaar: een onafhankelijke en deskundige bemiddelaar met schakelfunctie tussen overheid en markt, waarbij vraag en aanbod samen worden gebracht. Bij Innovatiemakelaar kan het gaan om een fysieke persoon, een organisatie of een internet platform Bij het opzetten en verder ontwikkelen van het Kennemer Inkoop Platform is deze kennis en ervaring van het EU Urban Agenda Partnerschap gecombineerd met de Haarlemse wensen van innovatie-ontwikkeling en Impact Ondernemen, niet enkel bij de gemeente zelf, maar bij alle inkopende partijen in de regio. Het doel is om omzet bij Impact Ondernemers te genereren en de nieuwe (sociale en duurzame) economie in de Haarlemse regio een zet in de goede richting te geven.
2.Sociaal Inkopen
Haarlem wil als sociale stad haar sociale karakter door middel van inkoop versterken.
Social Return on Investment (SROI) gaat over het creëren van extra banen, werkervaringsplekken of stageplekken voor mensen die dat nodig hebben. Dit kan meegenomen worden in aanbestedingen. Om het effect van SROI te vergroten is in november 2019 een Protocol Social Return On Investment, arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond tot stand gekomen9https://haarlem.pleio.nl/groups/profile/48091572/social-return-on-investment-sroi. De doelstellingen hiervan zijn het vergroten van (arbeids)participatie van mensen met een aantoonbare afstand tot de arbeidsmarkt, het voorkomen en terugdringen van voortijdige schooluitval, het verbinden van onderwijs en arbeidsmarkt en een bijdrage leveren aan de maatschappelijke doelen. Hiermee is regionale afstemming van en samenwerking bij SROI tot stand gekomen.
Doordat Haarlem de coördinerende gemeente is van het Europese programma, is de ervaring van Haarlem op het gebied van SROI in een recente officiële Europese publicatie over sociaal inkopen opgenomen:
De gemeente Haarlem wil specifiek werkgelegenheid stimuleren voor mensen met een achterstand of een beperking. Paswerk is het leerwerkbedrijf voor de sociale werkvoorziening van de vier gemeenten in de regio Zuid-Kennemerland: Bloemendaal, Haarlem, Heemstede en Zandvoort. Het bedrijf heeft de structuur van een Gemeenschappelijke Regeling (samenwerkingsverband van overheden) en heeft een zodanige relatie met de gemeenten dat ze beschouwd kan worden als een gemeentelijke dienst, ook al is dat formeel niet het geval. Omdat dit valt onder de definitie van quasi-inbesteding, heeft de gemeente Haarlem het recht zonder voorgaande aankondiging desgewenst opdrachten rechtstreeks bij Paswerk weg te zetten.
Iedereen in Haarlem moet zichzelf kunnen zijn en meedoen in de maatschappij. Onder diversiteit verstaan we alle aspecten waarop mensen van elkaar verschillen, zowel zichtbare dingen zoals huidskleur, als minder zichtbare dingen zoals culturele achtergrond. Inclusie betekent dat iedereen ongeacht zijn achtergrond of huidige situatie er als vanzelfsprekend bij hoort. De gemeente wil divers en inclusief zijn, en daarom vanaf 2030 een afspiegeling vormen van de bevolking. Haarlem is aangesloten bij het landelijk netwerk Diversiteit in bedrijf. Dit netwerk faciliteert een kennisplatform en het Charter Diversiteit, onderdeel van een Europees netwerk van Charters in 20 landen. Door het Charter in februari 2018 te ondertekenen heeft de gemeente Haarlem zich gecommitteerd aan het bevorderen van diversiteit en inclusie op de werkvloer.10Plan van Aanpak Diversiteit en Inclusie, 2018/692064 https://gemeentebestuur.haarlem.nl/Vergaderingen/Besluitenlijst-BenW/2018/27-november/10:00/Plan-van-Aanpak-Diversiteit-en-Inclusie/ Daar valt ook inhuur onder, hoewel de streefwaarde inhuur externen een dalende trend vertoont. We verwachten van partners met wie we samenwerken dat ze zo veel mogelijk een afspiegeling zijn van de diverse Haarlemse samenleving.
In Haarlem maken we samen de stad. Daarom is het belangrijk ruimte te creëren voor bewonersinitiatief en betrokkenheid van bewoners11Terugkoppelen en vaststellen vervolgacties Quick Scan Lokale Democratie, 2020/550699 https://gemeentebestuur.haarlem.nl/Vergaderingen/Besluitenlijst-BenW/2020/18-augustus/10:00/Terugkoppelen-en-vaststellen-vervolgacties-Quick-Scan-Lokale-Democratie/. Het Right to Challenge (RtC) staat voor ‘het Recht om Uit te dagen’. Bewoners en maatschappelijke initiatieven kunnen de gecontracteerde partner 'uitdagen' om een dienst zelf uit te voeren als ze denken het beter, efficiënter of goedkoper te kunnen (met onderbouwing of bewezen succes). Deze mogelijkheid bestaat enkel op de terreinen 'ontmoeten'; 'beheer openbare ruimte' en 'duurzaamheid'. De initiatiefnemer krijgt de ruimte om onder voorwaarden deze dienst uit te voeren. RtC is maatwerk en per initiatief zal beoordeeld worden hoe en onder welke voorwaarden (financiële) middelen worden verdeeld tussen partner en uitdager. Indien van toepassing worden marktpartijen in nieuwe contracten verplicht om mee te werken wanneer zij worden uitgedaagd onder RtC. Daarnaast verandert de relatie tussen overheid en bewoners met het RtC in een relatie opdrachtgever-opdrachtnemer. Hierbij mag het aanbestedingsrechtelijk kader niet uit het oog verloren worden.
Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) zijn gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organization en relevante mensenrechtenverdragen, zoals de vrijheid van vakvereniging en het recht op collectief onderhandelen, de afschaffing van dwangarbeid en slavernij, effectieve afschaffing van kinderarbeid en vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep. Bij de inkoop van producten met een internationale productieketen moet inzichtelijk worden welke risico’s op arbeids- en mensenrechtenschendingen er zijn in de keten, waarna er wordt ingezet op het voorkomen van deze risico’s. Haarlem legt hierbij de nadruk op de ketens voor ‘Elektronica’ en ‘Stenen’. In 2018 heeft de gemeente zich aan gesloten bij de onafhankelijke toezichthoudende organisatie Electronics Watch, om dit beleid uit te voeren en de verificatiemogelijkheden te vergroten. Door daarnaast deel te nemen aan het Europese Make ICT Fair-project dankzij het Urban Agenda Partnerschap, heeft Haarlem de kans om haar inkooppraktijk te verbeteren op het gebied van eerlijke en circulaire ICT-apparatuur.
3.Duurzaamheid
Sinds december 2016 neemt de gemeente Haarlem deel aan het (landelijk) Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, wat in juni 2018 in het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen nader is uitgewerkt12Vaststellen Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, 2018/152224 https://gemeentebestuur.haarlem.nl/Vergaderingen/Besluitenlijst-BenW/2018/22-mei/10:00/Vaststellen-Actieplan-Maatschappelijk-Verantwoord-Inkopen/. Het Manifest MVI roept op inkoop krachtiger neer te zetten als een middel om ambities en beleidsdoelstellingen te halen op het vlak van sociale en ecologische duurzaamheid.
In mei 2018 is binnen de Metropool Regio Amsterdam de intentieverklaring Circulair Inkopen ondertekend, wat een jaar later geresulteerd heeft in een Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap13https://mraduurzaam.nl/circulair/circulair-inkopen-opdrachtgeverschap/roadmap/. Hiermee hebben 32 gemeenten, 2 provincies en 1 vervoersregio afgesproken om in 2022 minimaal 10% en in 2025 50% circulair in te kopen. Daarna willen de overheden van de MRA zo snel mogelijk doorgroeien naar 100% circulair inkopen en opdrachtgeverschap, bij voorkeur in 2030. Uit de eerste meting van medio 2020 blijkt Haarlem al boven de ambities voor 2022 te zitten. Toch is er geen reden om op de lauweren te rusten, de opgave en noodzaak blijft groot. De gemeente Haarlem gaat daarom verder met circulair inkopen en zet in op een vooruitstrevend (gevorderd) ambitieniveau.
Bij de inkoop van ICT hardware is er in de keten een verhoogd risico op uitbuiting in de vorm van kinderarbeid, gedwongen arbeid, het ontbreken van veilige en gezonde omstandigheden voor werknemers en blootstelling van de lokale bevolking aan de gevolgen van zwaar verontreinigde grond, met name loodvervuiling. Dit kan tegengegaan worden door in een aanbesteding te kijken naar de herkomst en winning van grondstoffen, en naar het productieproces in de fabrieken. Haarlem neemt via ICLEI (een partner bij het project Urban Agenda) deel aan de Europese pilot met andere grote publieke inkopers (Londen, Barcelona, Stockholm) inzake de inkoop van faire ICT-hardware. Inmiddels zijn diverse internationale marktconsultaties gehouden, wat tot meer inzicht geleid heeft. Deze inzichten worden nu meegenomen bij de landelijke aanbesteding van de VNG.
Bij circulair inkopen wordt inkoop ingezet om productie en (her)gebruik van circulaire producten en diensten te stimuleren en daarmee het aanjagen van de circulaire economie. Binnen de MRA is afgesproken dat een product of dienst circulair is, als het leidt tot minimale toepassing van nieuwe materialen en fossiele energie, zowel in het productieproces als bij het gebruik van de producten en diensten, en/of maximaal inzet op lange levensduur en daarna hoogwaardige herbruikbaarheid van het product of de materialen daarin. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. De circulaire benadering gaat verder dan recyclen: primair moet voorkomen worden dat producten worden geproduceerd die niet of nauwelijks worden gebruikt: het efficiënter omgaan met producten. De zogenoemde R-ladder wordt gebruikt om de mate van circulariteit van de inkoop met elkaar te vergelijken.
Een circulair inkooptraject start aan de voorkant van het inkoopproces.
Een circulaire marktverkenning door marktconsultaties en marktdialogen zijn hierbij een goed hulpmiddel. Binnen en buiten de Metropool Regio Amsterdam wordt samengewerkt door best practices te delen op het gebied van concrete inkooptrajecten en inbedding in de eigen organisatie, door samen circulaire criteria voor productgroepen te ontwikkelen en door te kijken naar bijvoorbeeld het bundelen van inkoopkracht. Verder participeert Haarlem dankzij het Urban Agenda Partnerschap in de Big Buyers meetings waarbij binnen Europa kennis uitgewisseld wordt over circulariteit binnen de Grond-, Weg- en Waterbouw. Gemeente Haarlem deelt deze kennis binnen de MRA.
Door klimaatbewust in te kopen dient een grote reductie van de uitstoot van broeikasgassen, zoals CO2, te worden bereikt. Duurzame opwekking van energie en energiebesparing levert een bijdrage aan de transitie naar een volledig duurzaam energiesysteem. De gemeente Haarlem streeft naar energieneutraliteit in haar vastgoedportefeuille, openbare ruimte en bedrijfsvoering. Klimaatbewust inkopen kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren. Zo is er in de Programmabegroting 2021-2025 € 9 miljoen voor de verduurzaming van gemeentelijk vastgoed uitgetrokken. Hiermee neemt de gemeente een voorbeeldrol in de energietransitie. Gestart wordt met objecten waar de verhouding tussen investering en beperking van de CO2-uitstoot het meest optimaal is. Door het optimaal combineren van de verduurzaming met het uit te voeren onderhoud wordt een efficiencyslag gemaakt en wordt behalve het op orde brengen van het onderhoud ook gelijk verduurzaming uitgevoerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het netwerk, de kennis en ervaring opgedaan bij het Urban Agenda Partnerschap.
Ook bij de aanbesteding van GWW-werken dient rekening gehouden te worden met mogelijkheden van klimaatadaptie binnen de aanbesteding. Indien deze inkoopdoeltelling blijkt te knellen met andere kaders en doelstellingen, denk bijvoorbeeld aan de Handboeken Inrichting Openbare Ruimte, kan dit bij de uitwerking van het Inkoopbeleid voor die inkoopcategorie geadresseerd worden.
Artikel 2.1
Inkoopdoelstellingen: lokale economie, sociaal en duurzaamheid
Onderdeel van Strategisch Inkoopbeleid 2021