Inkoop is een strategisch middel dat effectief ingezet kan worden om zowel het primaire inkoopresultaat te behalen als de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. De effectiviteit van Inkoop staat voorop, zodat binnen financiële en juridische kaders de gewenste inkoopresultaten zo veel mogelijk behaald worden en we de ambitie om met inkoop meer te bereiken, kunnen vervullen.
Hierbij kan een spanningsveld ontstaan tussen financiële kaders en het streven naar inkoopdoelstellingen als duurzaamheid. De gemeente Haarlem werkt vanuit het Stappenplan 'Duurzaamheid Centraal' aan een situatie waarbij duurzaamheid steeds vaker en specifieker als belangrijk afwegingscriterium wordt meegenomen in beleids- en investeringsprocessen en aan het opzetten van een Revolverend Fonds Energiebesparing. Met het RFE wordt beoogd de budgettaire vrijval als gevolg van lagere energierekening opnieuw in te zetten voor financieel renderende duurzaamheidsmaatregelen. Hierdoor zal de gemeente steeds beter in staat zijn om effectief en efficiënt toe te werken naar het halen van de klimaatdoelstellingen. Effectiviteit en efficiëntie zijn cruciale begrippen voor de gemeente Haarlem omdat ze de gemeente in staat stellen de ambitie te maximeren gegeven de beperkt beschikbare begrotingsmiddelen.
De ambitie om met inkoop meer te bereiken kan Haarlem niet alleen. Daarom moet er ingezet worden op samenwerking tussen bedrijfsleven en overheid. Dat betekent dat er aandacht zal worden besteed aan het stellen van de juiste vraag aan de markt, zodat onze partners bijdragen aan het aanpakken van de maatschappelijke opgaven en zich tegelijkertijd niet overvraagd voelen. Marktpartijen geven regelmatig aan dat zij meer kunnen op bijvoorbeeld het vlak van circulair en de andere thema's. Daarom gaan we regelmatig in marktconsultaties met de marktpartijen in gesprek om in het erop volgende aanbestedingstraject de juiste vraag aan de markt te kunnen stellen. Marktconsultaties zorgen er voor dat er begrip is voor elkaars behoeften en kan er zelfs voor zorgen dat er interessante samenwerkingen tussen marktpartijen ontstaan om aan de vraag te kunnen voldoen. De oplossing wordt hierbij niet door de gemeente bedacht maar in co-creatie tussen gemeente en marktpartijen. Door actief lokale marktpartijen uit te nodigen voor deze bijeenkomsten wordt ook duidelijker wat we voor elkaar kunnen betekenen. Hierbij wordt het meedenken op prijs gesteld, naast het behalen van concrete resultaten.
De gemeente heeft aandacht voor de administratieve lastendruk van aanbestedingen. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele handelingen tijdens een inkooptraject. De gemeente verlicht de lasten door proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopprocedure uit te voeren. In principe vergoedt de gemeente Haarlem geen tenderkosten bij reguliere aanbestedingen met een normale inspanning. Acquisitie en het opstellen van een offerte behoren immers tot de normale bedrijfsactiviteiten. Dit kan echter anders zijn als een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving te kunnen indienen of als er sprake is van een aanzienlijke tot extreme inspanning. In dat geval kan de gemeente bekend maken dat geldige inschrijvingen een tegemoetkoming in de kosten kunnen aanvragen. Dat hangt af van wat er gebruikelijk is in die specifieke markt. Bij de uitwerking van de inkoopdoelstellingen per inkoopcategorie kan onderzocht worden of er vooraf een handvat voor tenderkostenvergoedingen opgesteld wordt.
Als overheidsdienst met publieke gelden gaan we doelmatig, zakelijk en transparant om met publieke gelden. We zijn een betrouwbare partner voor alle partijen en voorkomen elke schijn van integriteitsschending. De Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten (BIO) gemeente Haarlem14https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2018-24137.html geeft het kader voor het omgaan met integriteit bij inkooptrajecten en het voorkomen van ondermijning door georganiseerde criminaliteit.
Artikel 2.2
Rechtmatige, efficiënte en effectieve inkoop
Onderdeel van Strategisch Inkoopbeleid 2021