Evaluatie en monitoring van de inkoopdoelstellingen zijn onmisbaar bij het ontwikkelen van beleid. Met monitoring wordt de effectiviteit van de beleidsmaatregelen zichtbaar en kan er desgewenst bijgestuurd worden op een betere koers. De bijdrage van inkoop op de diverse doelstellingen werd nog niet structureel bijgehouden. Het is de bedoeling dat er toegewerkt gaat worden naar meer inzicht in de bijdrage van inkoop door geregelde rapportage.
Monitoring kan geschieden door te kijken naar de input, de output en het bereikte effect (outcome). Dat laatste is de stip op de horizon, omdat daarmee de maatschappelijke impact bekeken kan worden. Dit kan echter vaak niet eenvoudig vastgesteld worden en is een inhoudelijk vraagstuk dat dit strategisch inkoopbeleid te boven gaat. Door te beginnen met de output of zelfs maar de input kan in ieder geval al koers gezet worden in de juiste richting en de voortgang in de gaten gehouden worden.
Bij monitoring zal op verschillende niveaus gekeken worden. Allereerst kan er per inkooptraject gekeken worden. Daarbij schat het Tactisch InkoopOverleg aan de hand van de inkoopkalender vooraf per traject in waar de kansen op het bereiken van de doelstellingen liggen.
Een inkoopkalender is een belangrijk instrument om geïnteresseerde partijen tijdig te informeren over ophanden zijnde opdrachten. Daaraan gekoppeld is het doen van vooraankondigingen aan lokale partijen een hulpmiddel om ze in staat te stellen zich goed voor te bereiden op een inschrijving. De inkoopkalender is een dynamisch document en geeft de actuele inkoopbehoefte van de gemeente weer. De kalender bevat omschrijvingen van opdrachten plus de opdrachtwaarde, en geeft de start- en einddatum van de aanbestedingsprocedure aan. Een ‘publieksvriendelijke’ versie van de inkoopkalender staat op de gemeentelijke website.
Door vervolgens na aanbesteding te kijken wat hiervan op papier afgesproken is en later bij de uitvoering behaald, kunnen de verwachtingen in de toekomst bijgesteld worden. Hierbij zijn goed werkend contractbeheer21Onder contractbeheer wordt verstaan het (administratieve) proces van het beheren van contracten binnen de gemeente. Het betreft het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. . en contractmanagement22Onder contractmanagement wordt verstaan het proces waarbij bewaakt wordt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente. essentieel.
Een tweede insteek is het monitoren per inkoopdoelstelling. Daarbij kan een vergelijking met de jaren ervoor gemaakt worden en gekeken of de bestuurlijke ambities gehaald worden, zoals de ambitie om 50% circulair inkopen in 2025. De rechtmatigheid van de gemeentelijke inkoop wordt via rapportage van de interne controle op aanbestedingen bijgehouden. Hiermee worden de ontwikkelingen in de geconstateerde risico’s en (financiële & formele) onrechtmatigheden in de gaten gehouden.
Lokale economie
Deze doelstelling omvat versterking van het ondernemings- en vestigingsklimaat richting een duurzame, inclusieve en vitale stad met voldoende werkgelegenheid en het benutten van de kansen van de nieuwe economie. De bijdrage van inkoop aan deze hele doelstelling is lastig vast te stellen. Wel is de gedachte dat inkopen bij lokale marktpartijen bijdraagt aan het versterken van die lokale en regionale economie. Dat kan worden bepaald aan de hand van de postcode van de opdrachtnemer23Het afgaan op de postcodes van leveranciers levert inzicht op maar geen compleet beeld. De leverancier kan een hoofdvestiging elders hebben (waarmee het contract afgesloten is) maar via een vestiging in Haarlem of een plaatselijke toeleverancier juist veel bijdragen aan de lokale economie. Dit is ook andersom denkbaar.. Het postcodegebied met economische uitstraling voor Haarlem moet duidelijk gedefinieerd worden. Op dit moment worden zowel de gemeentegrenzen als ruimere grenzen binnen de gemeentelijke organisatie gehanteerd. Een mogelijke oplossing is per inkoopcategorie te kijken naar wat voor die markt beschouwd kan worden als gebied met economische uitstraling op de lokale economie van Haarlem.
Sociaal Inkopen
Social Return on Investment heeft ten doel de (arbeids)participatie van mensen met een aantoonbare afstand tot de arbeidsmarkt te vergroten, het voorkomen en terugdringen van voortijdige schooluitval, het verbinden van onderwijs en arbeidsmarkt en een bijdrage leveren aan de maatschappelijke doelen. Jaarlijks wordt een SROI-rapportage uitgebracht met het aantal geplaatste kandidaten, het aantal werk-leerplekken, de waarde van de opdracht en de SROI-eis in euro’s. De maatschappelijke effecten en opbrengsten van SROI zijn breder dan de indicatoren aangeven. Naast het uitbreiden van vaardigheden van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, het ontwikkelen van hun talenten, het uitbreiden van hun persoonlijke netwerk en het verbeteren van hun persoonlijke welbevinden, valt hierbij te denken aan minder uitkeringen, mogelijk minder gebruik van gezondheidszorg en/of maatschappelijke voorzieningen en extra belastinginkomsten.
Duurzaamheid
Binnen de Metropool Regio Amsterdam is afgesproken om in 2022 minimaal 10% en in 2025 50% circulair in te kopen, met een doorgroei naar 100% in 2030. Ter ondersteuning van deze ambities is een Roadmap Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap gemaakt met een meetmethodiek. Deze methodiek is bedoeld om de inspanning op hoofdlijnen te meten. In 2020 heeft Haarlem de eerste meting uitgevoerd. Deze meting zal jaarlijks herhaald moeten worden.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies