Als het plan van een inkoopcategorie vastgesteld is, kan deze binnen de bestaande governance-structuur toegepast worden. Uitgangspunt is en blijft dat het primaire proces de klantvraag, de inkoopbehoefte, formuleert.
Gemeentelijke inkoopfuncties
De inhoudelijke inkoopbehoefte en de budgetverantwoordelijkheid (en daarmee de procesverantwoordelijkheid) liggen bij de budgethouder, de resultaat verantwoordelijk manager in het primair proces. Dat betekent dat in het inkoopproces integraal management het uitgangspunt is en dat budgethouders zelf de verantwoordelijkheid hebben voor de (wijze van) invulling van de inkoopbehoefte. Onder integraal management valt ook de verantwoordelijkheid van het toezien op de uitvoering, dus contractbeheer en contractmanagement. Contractmanagement is de methodiek om actief te kunnen sturen op de afspraken met partijen.
Op strategisch niveau is de inkoopfunctie belegd in de Directie/Inkoopcommissie. De Directie behandelt zaken die betrekking hebben op strategische inkoop. Binnen de Directie vindt besluitvorming plaats over onder andere de implementatie van en sturing op het inkoopbeleid, strategische inkoopprojecten, inkoopcategorieplannen, etc. Hierdoor kan er gestuurd worden op de realisatie van de gemeentebrede inkoopambities en wordt de uniformiteit en effectiviteit bewaakt van het inkoopbeleid.
De Directie/Inkoopcommissie wordt in deze bijgestaan door het Tactisch Inkoopoverleg onder voorzitterschap van een directeur, waarin budgethouders met een relatief grote inkoopbehoefte, inhoudelijke experts van de inkoopdoelstellingen, strategische en tactische inkoopadviseurs zitten. Het Tactisch Inkoopoverleg geeft advies ten aanzien van de implementatie van en sturing van de strategische inkoopdoelstellingen, naast besluitvorming op tactisch inkoopniveau.
In Haarlem ondersteunt de tactische inkoopfunctie de uitvoering voor het bestuur en de organisatie. Het tactisch inkoopniveau is zowel belegd bij het team inkoop & aanbesteding van de afdeling Juridische Zaken als bij de technisch adviseurs van de afdeling Project- en contractmanagement. Met de hoge ambities van dit inkoopbeleid zal de druk op de huidige inkoopfunctie verder toenemen; er wordt een andere en intensievere rol gevraagd.
Sturing via categoriemanagement
Met de indeling in inkoopcategorieën kan categoriemanagement ingevoerd worden. Dat houdt in dat er sturing plaats vindt op de realisatie van de inkoopdoelstellingen binnen een inkoopcategorie door middel van categorieplannen. De Directie/Inkoopcommissie heeft de eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de inkoopambities van Haarlem. Er wordt niet getornd aan bestaande inkooprollen binnen de gemeente. Wel komt er een rol bij, namelijk die van categorie-eigenaar. Dat is een lid van de Directie/Inkoopcommissie.
Indien er bij een specifiek aanbestedingstraject verschil van inzicht bestaat tussen de actoren over de te volgen strategie, de te lopen risico's of te benutten kansen, kan een escalatiemiddel nodig zijn. De categorie-eigenaar is dan voor een bepaalde inkoopcategorie verantwoordelijk voor het doorhakken van knopen en maakt daarbij integraal de afweging tussen de verschillende inkoopdoelstellingen. Daarmee kan de budgethouder overruled worden. Mocht de (landelijke) indeling in inkoopcategorieën niet overeenkomen met de afgesproken verdeling van verantwoordelijkheden binnen de directie van de gemeente Haarlem, zal de aangewezen categorie-eigenaar met de ander verantwoordelijke directeur(s) overleggen. Ook kan de categorie-eigenaar de knoop doorhakken bij onenigheid ten aanzien van de te volgen aanbestedingsprocedure (zie hoofdstuk 5).
Uitzonderingen hierop vormen de categorieën Flexibele Arbeid en Advies & Onderzoek. Bij aanbestedingen die formeel onder deze categorieën vallen maar inhoudelijk voornamelijk met één andere categorie te maken hebben, zoals Ingenieursdiensten (uitbesteed werk: Advies & Onderzoek) of inhuur van ingenieurs (Flexibele Arbeid), is de categorie-eigenaar van de inhoudelijk logische categorie, in het voorbeeld categorie GWW, doorslaggevend.
De Budgethouder/Contracteigenaar is als integraal manager eindverantwoordelijk voor een individueel inkooptraject/contract. Indien er bij een contract meerdere budgethouders betrokken zijn, is de budgethouder met het grootste financiële belang bij dat contract de aangewezen contracteigenaar, tenzij anders besloten is. Uit het Haarlemse principe van integraal, resultaat verantwoordelijk management volgt dat de budgethouders verantwoordelijk zijn dat de adviezen en plannen voor het bestuur voldoen aan de gestelde kaders en de uitgangspunten, waaronder het inkoopbeleid. Dit neemt echter niet weg dat onder druk van de dagelijkse omstandigheden, zoals budget en tijd, het risico ontstaat dat de gemeentelijke inkoopdoelstellingen naar de achtergrond verdwijnen. De categorie-eigenaar kan in die gevallen ingrijpen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies