Het Haarlems inkoopbeleid geldt niet enkel voor de gemeentelijke organisatie. Er kunnen ook situaties voorkomen waarbij het Haarlemse beleid, waaronder de inkoopdoelstellingen, de algemene voorwaarden en de procedures, toegepast moet worden door andere organisaties.
Instellingen die subsidie ontvangen en gelieerde partijen
Indien er sprake is van een subsidierelatie met de gemeente Haarlem of een aan de gemeente gelieerde partij moeten deze soms conform wet- en regelgeving de aanbestedingsregels toepassen wanneer zij zelf opdrachten plaatsen.
Een subsidieontvanger of een gelieerde partij moeten in bepaalde gevallen zelf als aanbestedende dienst worden aangemerkt. Een organisatie is aanbestedingsplichtig als ze een 'behoefte van algemeen belang' vervult en aan één van de volgende drie criteria voldoet:
de instelling wordt voor meer dan vijftig procent gefinancierd door een aanbestedende dienst,
het beheer is onderworpen aan toezicht door een aanbestedende dienst,
of de bestuursorganen (directie raad van bestuur, raad van toezicht) worden voor meer dan de helft benoemd door een andere aanbestedende dienst.
En als dan zo’n subsidieontvanger of een gelieerde partij zo nauw met de gemeente Haarlem verbonden is dat er sprake is van de uitzondering van quasi-inbesteding (een andere rechtspersoon die juridisch gezien mag worden “als het ware een eigen dienstonderdeel”), dient die partij het Haarlems inkoopbeleid toe te passen, net zoals de eigen dienstonderdelen van de gemeente Haarlem.
Ook als geen sprake is van aanmerking als aanbestedende dienst, dient een subsidieontvanger zich bij het in de markt zetten van bepaalde opdrachten ook aan de aanbestedingsregels te houden. Dit geldt niet echter voor alle subsidieontvangers.
Alleen bij opdrachten voor civieltechnische werkzaamheden en een aantal specifiek in de Europese aanbestedingsrichtlijn genoemde werken (ziekenhuizen, inrichtingen voor sportbeoefening, recreatie en vrijetijdsbesteding, school- en universiteitsgebouwen en gebouwen met een administratieve bestemming) alsmede voor daaraan gerelateerde diensten die voor meer dan 50 % door de aanbestedende dienst gesubsidieerd worden, moet het Haarlems inkoopbeleid toegepast worden.
Gemeenschappelijk inkopen met meerdere aanbestedende diensten
De gemeente Haarlem treedt geregeld op als penvoerder van een gezamenlijke aanbesteding namens meerdere aanbestedende diensten, zoals inkopen binnen de regio Zuid Kennemerland. Bij de partners wordt dan het Haarlems strategisch inkoopbeleid als uitgangspunt ingebracht en wordt gezocht naar een gemeenschappelijk kader.
Artikel 7.
Toepassing inkoopbeleid door andere organisaties
Onderdeel van Strategisch Inkoopbeleid 2021