Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Stap
Fase inkoopproces
Toelichting
1.
Voortraject
• Bepalen van inkoopbehoefte
• Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)
• Raming en bepalen van het financiële budget
• Keuze Offerteaanvraag
2.
Specificeren
• Opstellen van eisen en wensen
• Omschrijven van de opdracht
• Opstellen Offerteaanvraag
3.
Selecteren
• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers
• Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website, CTM Solutions of TenderNed
• Offertes evalueren
• Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)
• Gunning aan winnende Ondernemer
4.
Contracteren
• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant
• Registreren getekende overeenkomst
• Informeren afgewezen Ondernemers
5.
Bestellen
• Uitvoeren van de opdracht
• Eventueel met het doen van bestellingen
6.
Bewaken
• Bewaken termijnen
• Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken
• Tijdige betaling facturen
7.
Nazorg
• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
• Evalueren overeenkomst met Contractant
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1
Inkoopproces
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Buren 2021