Evenementen kunnen het hele jaar door georganiseerd worden, maar de meeste evenementen vinden plaats in de lente- en zomermaanden. Dit is van invloed op de beschikbare mogelijkheden per datum en locatie. Een goede spreiding van evenementen is daarom van belang. Niet alleen omdat evenementenlocaties schaars zijn, maar ook om eventuele overlast van evenementen op een locatie te beperken. Daarnaast moeten regionale hulpdiensten rekening houden met de inzet tijdens evenementen. Deze inzet is beperkt beschikbaar. Voor een goed overzicht van de mogelijkheden wordt er jaarlijks een regionale evenementenkalender opgesteld.
Iedere evenementenorganisator van een vergunningsplichtig evenement moet daarom jaarlijks vóór 1 november het evenement aanmelden bij de gemeente Haarlemmermeer. Dit gebeurt met een vragenformulier waarmee de belangrijkste aspecten van het voorgenomen evenement duidelijk worden. Deze aanmelding wordt getoetst op haalbaarheid. Daarnaast is het ook van belang dat – indien van toepassing – zo vroegtijdig mogelijk toestemming verkregen wordt van de grondeigenaar, zoals bijvoorbeeld het recreatieschap.
Na 1 december wordt de regionale evenementenkalender voor het komende jaar door de VRK vastgesteld. Het aanmelden van een evenement staat niet gelijk aan het aanvragen van een evenementenvergunning. Het geeft ook geen garantie dat de vergunning verleend wordt en dat het evenement op de gewenste datum en locatie kan plaatsvinden.
Hoofdstuk 3 › Paragraaf 3.2
Artikel 3.1.1
Aanmelden evenement - de evenementenkalender
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid evenementen Haarlemmermeer 2021