Art. 3.1.2 Uitvoeringsbeleid evenementen Haarlemmermeer 2021 — Aanvragen evenementenvergunning

Een evenement waarvoor een vergunning nodig is, moet ruimschoots van tevoren worden aangevraagd bij de burgemeester van Haarlemmermeer. Dit is nodig om de aanvraag zorgvuldig te kunnen beoordelen. Deze aanvraag wordt namelijk door verschillende (externe) partijen getoetst. In veel gevallen moet de organisator de aanvraag bijstellen of aanvullen. Deze wijzigingen moeten ook weer getoetst worden. Voor A- en B-evenementen is de uiterlijke indieningstermijn 8 weken voorafgaand aan het evenement. Voor C-evenementen is de indieningstermijn 12 weken. Deze termijnen zijn ook vastgesteld in de APV. Het aanvragen van een evenementenvergunning kan met een online vragenformulier via de website van de gemeente Haarlemmermeer, www.haarlemmermeer.nl. Ontvankelijkheidstoets – is de aanvraag volledig en tijdig ingediend? De aanvraag wordt geregistreerd en in behandeling genomen door het team Vergunningverlening. Zij toetsen of de aanvraag tijdig is ingediend en volledig is. Dit noemen we de ontvankelijkheidstoets. Een aanvraag die onvolledig is, kan niet in behandeling worden genomen. De organisator wordt in dit geval verzocht om de aanvraag aan te vullen. In de brief namens de burgemeester staat welke informatie of documenten aangeleverd moet worden om de aanvraag volledig te maken. De termijn om aan te vullen is maximaal 2 weken. Dit noemen we de begunstigingstermijn. Ook als de aanvraag te laat is ingediend, kan de burgemeester besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen. Er blijft dan te weinig behandeltijd over voor een zorgvuldige beoordeling. Een zorgvuldige beoordeling is noodzakelijk om de risico’s bij evenementen te beperken. Bij een aanvraag evenementenvergunning zijn aanvullende documenten nodig om een duidelijk beeld te krijgen van de activiteiten, de risico’s en de beheersmaatregelen van de organisator. Afhankelijk van het type evenement en het risicoprofiel, zijn de volgende documenten nodig: situatietekening van de locatie inrichtingsplan van het evenemententerrein draaiboek van het evenement verkeers- en mobiliteitsplan (afhankelijk van evenement) geluidsrapport (afhankelijk van evenement) veiligheidsplan (afhankelijk van evenement) Organisatoren die een veiligheidsplan moeten aanleveren, bundelen alle benodigde documenten in het veiligheidsplan. In de bijlagen van dit uitvoeringsbeleid wordt meer uitleg gegeven over deze documenten. Vooroverleg – de evenementencommissie Voor evenementen met een hoger risicoprofiel of als er onduidelijkheden zijn in de aanvraag, kan het nodig zijn om de conceptaanvraag voor te bespreken tijdens een vooroverleg met alle adviseurs die de aanvraag beoordelen. Dit is de evenementencommissie, bestaande uit de gemeente, politie, brandweer, GHOR en waar nodig andere professionals op het gebied van veiligheid. Het team Vergunningverlening van de gemeente heeft de regie over dit overleg en plant indien nodig ruimschoot van tevoren een afspraak in met de organisator van het evenement. Dit is meestal een maand voorafgaand aan de uiterlijke indiengingstermijn. Vervolgens heeft de organisator nog enkele weken om de adviezen te verwerken en de aanvraag volledig te krijgen. Workshops – opstellen veiligheidsplan Organisatoren die weinig of geen ervaring hebben met het organiseren van een evenement, kunnen verrast worden door de hoeveelheid informatie en documenten die aangeleverd moeten worden. Dit geldt met name voor evenementen waarvoor een veiligheidsplan vereist is. Voor die organisatoren worden er periodiek workshops georganiseerd. Tijdens deze workshops krijgen organisaties hulp van de betrokken professionals/ adviseurs bij het opstellen van een veiligheidsplan. De organisator blijft zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een veiligheidsplan, maar kan met de gegeven aanwijzingen een zorgvuldig veiligheidsplan opstellen. De workshops zijn niet alleen bedoeld om kennis te delen, maar vooral ook om organisatoren te laten beseffen dat zij voor het grootste deel zélf verantwoordelijk zijn voor een veilig verloop van het evenement. Dit betekent ook dat alle leden van de evenementenorganisatie kennis moeten hebben van de inhoud van een veiligheidsplan. Zij zijn dan goed voorbereid op eventuele calamiteiten en weten hoe ze moeten handelen. Publicatie van de aanvraag Een aanvraag evenementenvergunning wordt online gepubliceerd op de website www.officielebekendmakingen.nl. Hiermee krijgen belanghebbenden, bijvoorbeeld omwonenden van een evenement, de kans om de aanvraag in te zien en een reactie te geven. Dit noemen we een zienswijze. De ingediende zienswijzen worden betrokken bij het besluit om een vergunning te verlenen.

Rechtspraak bij dit artikel