De in het hoofddocument omschreven ambitie is een gemeentebrede ambitie, niet alleen voor team Bestuursondersteuning & Communicatie:

Wij zijn een betrouwbare, toegankelijke en herkenbare gemeente. We communiceren open, tijdig en helder over wat we doen en waarom we dit doen. We nemen de beleefwereld van onze medewerkers, inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners als uitgangspunt en sluiten aan bij hun communicatie­behoeften en -voorkeuren. Daar waar het kan door participatie en samenwerking.

We zijn als organisatie ook gezamenlijk verantwoordelijk voor de realisatie ervan. Elk contact met onze inwoners en alle middelen waarmee we communiceren dragen deze ambitie uit. Iedereen in de organisatie speelt een rol in communicatie. De vakafdelingen, de publieks­contacten, de buitendienst en Rijnvicus. Daarbij hebben sommige functies in ons functiehuis ook een specifieke taak in communicatie. Van elke medewerker wordt een breng- en haalplicht rond informatie verwacht. De portefeuillehouder Communicatie (wethouder Gert-Jan Schotanus) is bestuurlijk eindverantwoordelijk voor communicatie.

Functies met communicatietaken

Veel functies uit ons functiehuis hebben een communicatie-element in de functieomschrijving:

Functies adviseuren medewerker (uit ons functiehuis)

Draagt zorg voor voorlichting en communicatie rondom de ontwikkeling en uitvoering van plannen, projecten en programma’s.

Programmamanagers(uit ons functiehuis)

Draagt zorg voor de informatievoorziening vanuit het programma en voor de afstemming van de interne en externe communicatie met belanghebbenden (ditzelfde geldt voor projectleiders).

Ook als het niet in de functieomschrijving staat, leveren medewerkers en organisatieonderdelen een belangrijke bijdrage aan onze gemeentelijke communicatie. Bijvoorbeeld teams die veel klantcontact hebben. Zij zijn enerzijds het eerste contactpunt van inwoners met de gemeente (signaleren, halen van informatie) en anderzijds een belangrijk visitekaartje (brengen van informatie). Denk hierbij vooral aan de teams van het klantcontactcentrum (KCC), Burgerzaken en de buitendienst. Maar ook management en directie en ondernemingsraad.

Bestuurlijke communicatie

Op bestuurlijk niveau communiceren ook de gemeenteraad en het college met onze inwoners. De raad over besluitvorming, vergaderingen en raadsactiviteiten. Het college is zelf actief op (social) media en bij activiteiten, daar communiceert het persoonlijk over de portefeuilles. De raad en het college worden hierin ondersteund door de adviseurs van Bestuursondersteuning & Communicatie. Behalve als het gaat om politieke communicatie. Dat is de verantwoordelijkheid van de fracties zelf.

Onze dienstverlening

Team Bestuursondersteuning & Communicatie is leidend als het gaat om de communicatiestrategie en inzet van middelen. Zo dragen wij bij aan het integraal werken. De inhoud komt van de vakafdeling, de juiste vorm, toon en timing vanuit team Bestuursondersteuning & Communicatie.

Team Communicatie is bij ieder relevant en groot project/beleidstraject betrokken door een advies uit te brengen waarin staat wat er moet gebeuren en wat er nodig is qua geld en capaciteit (kan het team zelf capaciteit leveren of moet het team extern inhuren?). Op deze manier zorgen we ervoor dat we de gezamenlijke ambitie op het gebied van communicatie ook kunnen realiseren.

Hieronder omschrijven wij wat we als team te bieden hebben. Ook geven we aan wat altijd via team Bestuursondersteuning & Communicatie moet verlopen. Tot slot geven we aan wat ons team niet levert en waarvoor de teams zelf verantwoordelijk zijn.

Dit bieden wij

Bestuurscommunicatie: vertelt waarom het besluit is genomen en wat de argumenten zijn

  • - voor de keuzes die zijn gemaakt:
  • - advies over bestuurlijke aanpak van projecten
  • - woordvoering en persvoorlichting
  • - positionering en profilering college
  • - werkbezoeken/ openbare optredens college en directie
  • - speeches college en directie

Publiekscommunicatie: vertelt wat er gebeurt en welke gevolgen dit heeft voor de inwoners.

  • - strategisch advies over de inzet van interne en externe communicatie en participatie gemeentebreed, met als doel positionering en profilering van de gemeentelijke producten en diensten. Hierbij staat aansluiten op de missie en visie en de samenhang van alle communicatie centraal
  • - advies over de inzet van interne en externe communicatie en participatie bij individuele opgaven, beleid en projecten
  • - ontwikkelen communicatiecampagnes en begeleiden productie van communicatiemiddelen
  • - adviseren over kernboodschappen en de vertaling hiervan in middelen
  • - uitdragen en bewaren stijl van het huis (inclusief huisstijl)
  • - communicatie over participatietrajecten en advies over de vormen die geschikt zijn voor participatie
  • - advisering, begeleiding en organisatie van de gemeentelijke interne en externe evenementen en alle officiële vieringen (fysiek en digitaal)
  • - ontwerpen, bouwen en onderhouden van alle pagina’s op de algemene website
  • - omgevingsanalyses, issueanalyses en de TamTam
  • - eindredactie van nieuwsberichten op internet, intranet, algemene social media kanalen en in de Week in beeld, externe nieuwsbrieven, brieven die naar meer dan vijftig adressen gaan en andere externe teksten
  • - coördinatie van de wettelijk verplichte bekendmakingen

Altijd via of in samenspraak met Bestuursondersteuning & Communicatiewoordvoering en persvoorlichting

  • - crisiscommunicatie
  • - afspraken maken over de inzet van team Bestuursondersteuning & Communicatie, of over de inzet van communicatiemiddelen, bijvoorbeeld in samenwerkingsverbanden met andere gemeenten
  • - inhuren van communicatiebureaus of -adviseurs, ontwerpers/vormgevers, videospecialisten, tekstschrijvers, fotografen (voor interne en externe communicatie)
  • - (laten) maken van advertenties, posters, websites, folders, nieuwsbrieven, huisstijlen et cetera.
  • - inhuren van stagiaires voor communicatie-opdrachten.
  • - nieuwe teksten, zoals brieven (zonder redactie-advies) aan meer dan vijftig adressen
  • - teksten plaatsen of wijzigen op internet, intranet, in de Week in Beeld en op de algemene social media kanalen van de gemeente, zoals nieuwsberichten

Dit doen we niet

  • - communicatiemiddelen betalen (tekst, ontwerp, fotografie, productie en media-inkoop)
  • - feitelijk organiseren van bijeenkomsten en participatietrajecten, zowel online als offline
  • - actualisatie van intranet en webpagina’s en aanleveren teksten en beeldmateriaal
  • - brieven schrijven, uitdraaien en versturen
  • - uitnodigingen of nieuwsbrieven van teams, afdelingen of projecten versturen
  • - adressenbestanden bijhouden
  • - interne communicatie verzorgen binnen een team of afdeling
  • - organiseren van of verzorgen van middelen voor afdelingsuitjes
  • - pennen, stiften, flipovers en schrijfboekjes beschikbaar stellen