Art. 2.3 Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021 — Taken en verantwoordelijkheden

Onderstaande rollen, verantwoordelijkheden en taken zijn gebaseerd op de Archiefverordening 2019 van de gemeente Vaals Rol in vervangingsproces Omschrijving verantwoordelijkheden/ taken Gemeentesecretaris Zorgdrager/ verantwoordelijk overheidsorgaan voor het archief van gemeente Vaals. Bevoegd tot het nemen van een vervangingsbesluit. Algemeen Directeur Verantwoordelijk voor het beheer van de informatievoorziening. Archivaris Belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Adviseert over vervanging en wordt tijdig op de hoogte gesteld bij veranderingen zoals bepaald in de archiefverordeningen. De archivaris adviseert over het archiefbeheer. De archivaris wordt geïnformeerd over de jaarlijks uitgevoerde audit in het kader van het vervangingsproces, deze als onderdeel van de KPI. Sectorhoofd bedrijfsvoering Verantwoordelijk voor het (documentair) informatiebeleid, het informatiebeveiligingsbeleid, de samenhang en de afstemming tussen de processen. Informatie-adviseur beleid uitvoerend Adviseren over de inrichting van het vervangingsproces en bewaken van de kwaliteit van de informatievoorziening in beheer bij de afdeling bedrijfsvoering. Verzorgen van de steekproeven en de jaarlijkse controle van het gehele vervangingsproces. De audits worden in eigen beheer uitgevoerd of uitbesteed aan een derde partij. Onderhouden van contacten met de archivaris o.a. in het kader van het vervangingsproces en de overdracht van digitale reproducties (archiefbescheiden). Organiseren van de formele vervanging door digitale reproducties. Functioneel beheerder Adviseren over en verzorgen van (functioneel) beheer van de informatie, de functionele inrichting van de scanvoorziening en het DMS. (Informatie- en zaaksysteem). Voor de vervanging geldt: Adviseren over de kaders en randvoorwaarden en/of vertalen van wet- en regelgeving naar de praktijk; Beheren van het Handboek inclusief procedures; Inrichten, monitoren en/of (laten) uitvoeren van kwaliteitscontroles van de registraties in het DMS en (laten) doorvoeren van herstel- en verbetervoorstellen; Beheren van het digitaal archief; en recordmanagement; Functioneel applicatiebeheer van de scanvoorziening en het DMS; scanners verzorgen van trainingen en instructies. Verantwoordelijk voor de juiste inrichting en toewijzing van zaken en het aanspreekpunt voor behandelaars. Medewerker DIV Verzorgen van de postverwerking en registratie waaronder: Sorteren en selecteren van papieren archiefbescheiden; Voorbereiden, scannen, controleren van gescande documenten; Valideren en registreren van documenten en/of zaken; Distribueren in het zaaksysteem en/of DMS (Tijdelijk) archiveren van papieren originelen; Uitvoeren van herstelacties en kwaliteitscontroles voor deze taken. Systeembeheerder (grotendeels verantwoording uitbesteed bij Externe partij) Verantwoordelijk voor de servicedesk, het scanonderhoud (hardware, software van klein en grootformaatscanner), digitale informatiebeveiliging, systeembeheer en -onderhoud (hardware-software), uitvoering changemanagement, de contacten met leveranciers en IT-procedures. Behandelaars en medewerker DIV Verantwoordelijk voor de controle van de juistheid en leesbaarheid van aangeboden documenten en/of de metadata van de zaak. Aanleveren van aangeboden, interne en/of uitgaande papieren archiefbescheiden voor het vervangingsproces

Rechtspraak bij dit artikel