Het overgrote deel van de ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden hebben geen bijzondere waarde in de zin van artikel 2. Bij het sorteren en selecteren van archiefbescheiden voor vervanging wordt beoordeeld of er sprake is van de categorieën die buiten de reikwijdte voor vervanging vallen of behoren tot de uitzonderingen.
Door naleving van het vervangingsproces zal de vernietiging van papieren documenten geen gevolgen hebben voor het cultureel erfgoed of de belangen voor (andere) overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, of historisch onderzoek.
De archiefbescheiden die wettelijk verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege hun vorm niet te scannen zijn vallen onder de uitzonderingen. Voor zover mogelijk wordt ter ondersteuning van het werkproces en/of raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd.
Standaard uitzonderingen:
Documenten die op grond van wetgeving op papier bewaard moeten worden: akten van de Burgerlijke Stand
Internationale Verdragen en Oorkonden;
Documenten die (technisch) niet te scannen zijn bijvoorbeeld bijzondere of afwijkende formaten, kwetsbare of speciaal ingebonden documenten;
Documenten met bijzonder waarden of belang voor de recht- en bewijszoekenden (bv handgeschreven brieven van bijzondere personen);
Documenten van slechte kwaliteit waarbij na scanning de leesbaarheid in het geding is;
Waardepapieren die een (financiële) waarde vertegenwoordigen en/of als betaalbewijs dienen (bankgaranties, gewaarmerkte of originele betaalbewijzen);
Documenten met die met name voor het cultureel erfgoed waarde bevatten of van intrinsieke waarde zijn. Deze documenten voldoen aan de volgende kenmerken:
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling;
Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;
Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);
Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;
Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;
Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven (anonieme dreigbrieven).
De verwerking van de uitzonderingen volgt de procedure voor het behandelen van de uitzonderingen zoals beschreven in het inkomende postproces. (Zie bijlage 9.1 algemeen postproces). Bij de afdeling DIV zal een lijst met uitzonderingen bijgehouden worden.
Indien mogelijk wordt van deze stukken een kopie of foto gemaakt voor de werkapplicatie. Hierdoor wordt het origineel voor beschadiging beschermd en kan de behandelaar toch verder met de juiste informatie.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.1
Uitzonderingen
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021