De vervangen documenten worden tijdelijk opgeslagen in dozen per dag. Deze worden op numerieke dag volgorde in dozen bewaard. Deze dozen staan tijdelijk op de kamer van de DIV. Deze ruimte voldoet niet aan de bewaareisen maar gezien dat het hier te vernietigen stukken betreft, is dit minder aan de orde. Wel is hiermee de garantie gegeven dat de gescande documenten niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.
Documenten die nog ondertekend moeten worden, worden op papier naar de behandelend ambtenaar nagezonden, deze worden na ondertekening nogmaals gescand en geregistreerd. Hierdoor wordt het getekende exemplaar in het systeem over de eerste heen gezet. Dit is ter controle voor de verzending en voor de volledigheid van het stuk.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.5
Tijdelijke opslag
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021