De gemeente Vaals heeft op 12 november 2019 het besluit informatiebeheer gemeente Vaals vastgesteld.
Voor het controleren van de metadata is er een mogelijkheid voor een audittrail. De applicatie beheerder heeft de bevoegdheid om een audittrail te starten/laten starten van een specifieke zaak of document. Dit is ingebouwd in de applicatie en alleen voor bevoegden toegankelijk. De organisatie hanteert open standaarden.
De informatie die via andere applicaties binnen de organisatie aan het DMS worden toegevoegd zoals door Burgerzaken via Liber, zitten gekoppeld aan de BRP en de landelijke voorziening. Hierdoor heeft de organisatie in ieder geval ingeregeld zo min mogelijk vervuiling op de metagegevens te hebben. Het opvoeren van buitenlandse gegevens zit niet gekoppeld, hiervoor dient extra controle te worden uitgevoerd.
De mogelijkheden tot verwijdering van de gegevens is belegd bij beheerders die hiervoor speciale rechten hebben gekregen. De andere medewerkers kunnen niet zomaar gegevens verwijderen, maar moeten hier een verzoek voor indienen. Het is te traceren welke gegevens verwijderd zijn, door wie en op wiens verzoek. Het verwerken van gegevens is ingericht met autorisatiegroepen.
Daar men een steekproef moet doen voordat de analoge gescande stukken vernietigd mogen worden, is er een extra veiligheidsstap ingebouwd voor de zekerheid tot het vermijden van het vernietigen van stukken die niet voldoen aan de vervangingsnormen.
De stukken die door de medewerkers van de DIV aangeboden worden voor vernietiging gaan naar een gespecialiseerd bedrijf die hiervoor een vernietigingsbewijs levert.
De gemeente Vaals volgt de geldende Informatiebeveiliging Baseline. Samen met het HCL is de gemeente Vaals bezig om goed grip te krijgen op het beheer van haar informatie. Dit gaat samen met de overstap van Corsa naar de Cloud.
In de bijlage 9.13 is te zien hoe de organisatie haar architectuurplaatje momenteel ingeregeld heeft.
Mochten daar veranderingen in komen, wordt de huidige bijlage vervangen door een nieuwe.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.4
Beheer van de gegevens
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021