Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging van de papieren documenten wordt er over 3 maanden een steekproef uitgevoerd om te beoordelen of deze documenten voldoen aan de eisen en normen die omschreven staan in de bijlage 9.7 controle steekproef. De steekproef wordt uitgevoerd op de gevormde reeks.
Voor alle controles geldt:
Het moet 100 procent goed zijn; foutieve vervangingen worden hersteld.
Neem (10%), dat is ± 65 willekeurige documenten van verschillende dagen van de periode (3 maanden) die gecontroleerd moeten worden. (Zie bijlage 9.14)
Let hierbij op dat de samenstelling van deze documenten uit verschillende aantallen bladzijden bestaat.
De kwaliteitscontrole bestaat uit de volgende stappen:
Juistheid
Registratie van de juiste documenten;
Registratie van de juiste gegevens;
Juistheid van de reproductie;
Juistheid van de kleurweergave;
Volledigheid
Controle op aantal en volgorde van de pagina’s, bijlagen en eventueel enveloppe;
Controle op volledigheid per pagina/ document;
Controle van dubbelzijdige pagina’s;
Leesbaarheid
Controle op leesbaarheid van details;
Controle op rechtop leesbaar;
Terugvindbaarheid en samenhang
Controle op de registratiegegevens die aan het document zijn verbonden, incl. de vertrouwelijkheid;
Controle op de samenhang met het werkproces;
Uitzonderingen
Controle op vastgelegde uitzonderingen.
Bij het afwijken van de resultaten moeten de processtappen gevolgd worden zoals beschreven in het proces steekproef en controlepunten. De resultaten van de hierboven beschreven controles worden vastgelegd op de controleformulieren zie bijlage 9.8.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.4
Kwaliteitscontrole steekproef
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021