Een periodieke controle is een onderdeel van het beheer en wordt uitgevoerd op zaken aan de hand van de archiefcriteria. Hierbij wordt ten minste gelet op:
Volledigheid, juistheid, terugvindbaarheid en toegankelijkheid van documenten in de zaak;
Metadata en met name archiefkenmerken zoals grondslag, bewaartermijn en extensie;
Relatie met ander zaken;
Papieren document en/of dossier aanwezig en metadata ingevuld.
De periodieke controles bestaan uit:
1.Maandelijkse controle
Voorafgaand aan vernietiging worden steekproefsgewijs de documenten gecontroleerd. Daarbij wordt ook een steekproef op kwaliteit van registratie van de vervangen documenten opgeslagen in het DMS uitgevoerd. Als uitgangspunt geldt dat van elke maand een willekeurige dagproductie wordt gecontroleerd op alle mogelijke afwijkingen. Dit in het begin vaker dan 1 keer per maand zijn door het leerproces. Dit gebeurt door de informatieadviseur.
2.Jaarlijkse (externe) audit
De gemeente Vaals voert jaarlijks intern of extern een audit uit op het vervangingsproces en/of de digitale beheeromgeving. Deze controle ondersteund het beheer van het handboek verbanging en is onderdeel van het toekomstige handboek kwaliteit. Het resultaat van deze controle en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de sectorhoofd bedrijfsvoering. Het sectorhoofd neemt vervolgens, indien nodig, maatregelen ter herstel van de geconstateerde gebreken.
De uitvoering van het vervangingsproces, de kwaliteitszorg en het up-to-date houden van het vervangingsproces/handboek is een continu en cyclisch proces.
Naast de jaarlijkse controle van het Handboek kan een aanpassing van het Handboek nodig zijn. Dit komt voor in geval van veranderende wet- en regelgeving, interne beleidswijzigingen, veranderende procedures en processen. De kleinere veranderingen in de bijlagen, bv de scanners, hoeven niet ter vaststelling aangeboden te worden, echter moeten ten alle tijden up-to-date zijn bij controle van het handboek vervanging.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.5
Periodieke controles
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021