Elk kwartaal wordt na de kwaliteitscontrole een lijst opgesteld van de te vervangen archiefbescheiden en wordt er een verklaring van vervanging ingevuld.
De verklaring van vervanging (ook verklaring van vernietiging) geeft aan welke bescheiden zijn vervangen door digitale reproducties en op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden.
De dozen worden aangeboden bij een erkend vernietigingsbedrijf waar de gemeente Vaals een contract mee heeft afgesloten. Het vernietigingsbedrijf overlegt een bewijs van vernietiging.
Na vernietiging van de papieren originelen is de vervanging door digitale reproducties geformaliseerd.
Dit vindt plaats aan de hand van een vervangingsbesluit (zie voorbeeld bijlage 9.9)
De verklaring wordt ondertekend door de zorgdrager of het sectorhoofd bedrijfsvoering als zijnde gemandateerd door de secretaris. De verklaring van vervanging (met bijlagen zoals het bewijs van vernietiging) dient, na het doorlopen van het vervangingsproces, permanent te worden gearchiveerd. De verklaring dient als bewijsstuk in geval van juridische geschillen.
Voor deze vernietigingsprocedure in het kader van vervanging is geen akkoord van de archivaris nodig.
Dit geldt niet voor de stukken die niet onder de scope van vervanging vallen. Deze moeten wel met akkoord van de archivaris vernietigd worden.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1
Verslaglegging en verklaring van vervanging
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021