De software en de versie(s) daarvan die gebruikt worden zorgen voor een gedegen doorvoer naar het DMS. De scanners geven onder water via de softwaremetadata mee aan de digitale documenten. Deze gegevens bestaan uit (voor het vervangingsproces):
Scandatum en tijdstip
Model en type scanner
Scanner ID
Scanmedewerker
Bestandsvorm
Aanpassingen (scheefstand)
Lagen
Verwijderde gegevens (lege pagina, perforatorgaatjes)
Deze gegevens bevinden zich in de pdf-schil (onder xmp-schil).
De software die gebruikt wordt voor het scannen maakt gebruik van profielen met instellingen. Voor details van de instellingen van de scanner voor vervanging (bijlage 9.4 instellingen scanners).
Bestandsformaten
De keuze van bestandsformaten voor de te vervangen archiefbescheiden is beschreven in de het informatiebeheer. De gescande documenten t/m A3 worden automatisch omgezet naar PDF/A -1a.
De digitale archiefbescheiden moeten op het moment van archivering omgezet worden naar standaarden die voldoen aan de eisen voor permanent bewaren en omgezet naar PDF/A-1b. Deze digitale archiefbescheiden moeten te valideren zijn en voldoen aan een open standaard. Het bestandsformaat PDF/A -1b voldoet aan de open standaard. De specificaties van PDF/A zijn opgenomen in de ISO-norm 19005-1:2005.
Hoofdstuk 7.
Artikel 7.2
Software-instellingen
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021