Het Document Management Systeem (DMS) dat door de organisatie gebruikt wordt voldoet aan de normen opgelegd door de archiefwet en regelgeving. Bij de gemeente Vaals is dat BCT Corsa.
De zaaktypen worden onderhouden door de gekoppelde i-Navigator. Deze wordt op landelijk niveau beheerd en ge-update aan de laatste ontwikkelingen. De bewaartermijn wordt door de i-Navigator automatisch aan de zaaktypen gekoppeld waardoor de onderliggende documenten eenzelfde niveau meekrijgen.
Via de keuze van de zaaktypen wordt door het DMS een bewaartermijn van de op dat moment geldende selectielijst meegegeven. Bij de controle wordt aangegeven dat het controleren van de behandelaars op het kiezen van het juiste zaaktype en de juiste documenten die bij dit zaaktype horen.
De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. De procedure bestaat uit een combinatie van dagelijkse visuele controles, periodieke steekproefcontroles, een (jaarlijkse) interne audit, een (periodieke) audit door de interne toezichthouder of externe auditor en een wijzigingsprocedure.
De uitvoering van de kwaliteitsprocedures is belegd bij meerdere personen met gescheiden functies. Van de uitgevoerde steekproefcontroles en de jaarlijkse audits wordt verslag gedaan en voorgelegd aan betrokken onderdeel en/of manager. De criteria, frequentie, werkwijze en het gehanteerde normenkader worden voorafgaand aan de uitvoering bepaald. In dit hoofdstuk wordt de (verdere) kwaliteitszorg beschreven.
Hoofdstuk 7.
Artikel 7.3
Document managementsysteem
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021