Voorstellen voor wijzigingen van de in dit Handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de manager bedrijfsvoering (proceseigenaar vervangingsproces). Deze manager is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten. De manager is ervoor verantwoordelijk dat de voorstellen voor wijzigingen worden getoetst aan de vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het geldende informatie- en archiefbeleid, en ook wet- en regelgeving. Wijzigingen dienen schriftelijk te worden ingebracht bij het sectorhoofd bedrijfsvoering. Een impactanalyse wordt uitgevoerd door de medewerkers met de juiste expertise bij het voorliggende vraagstuk. Op basis van de impactanalyse wordt vastgesteld welke partijen betrokken (moeten) zijn bij het realiseren van de wijziging. Het resultaat van een impactanalyse wordt gedocumenteerd.
Majeure wijzigingen
Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd. De interne toezichthouder wordt in dit kader in ieder geval betrokken bij majeure wijzigingen ten aanzien van de organisatie, bestandsformaten en ook de software en hardware voor scanning en archivering. De archivaris geeft in voorkomende gevallen aan of de (voorgenomen) wijziging een nieuw vervangingsbesluit noodzakelijk maakt. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de procedures. Voor kleine wijzigingen en wijziging van de scanapparatuur is geen advies nodig van de archivaris. Daar waar nodig, zoals in de majeure wijzigingen vastgelegd, wordt de archivaris geïnformeerd.
Majeure wijzigingen zijn:
Reorganisatie en/of opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en de digitale opslag van vervangen archiefbescheiden;
Wijziging van de reikwijdte van het vervangingsproces c.q. het Handboek;
Conversie naar een ander bestandsformaat voor duurzaam te bewaren archiefbescheiden [bewaarstrategie];
Migratie naar andere software bijvoorbeeld wijziging van scansoftware, zaaksysteem of DMS/RMA;
Migratie naar een ander hardware platform voor zover dat negatieve gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten;
Wijzigingen in procedures die betrekking hebben op de organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces, voor zover de wijzigingen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.
Wijzigingen om wet- en regelgevingen die van invloed zijn op het handboek.
In alle gevallen blijft de zorgdrager de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de archivaris heeft een adviserende rol en kan adviseren dat het vervangingsbesluit met Handboek opnieuw moet worden vastgesteld.
De informatieadviseur is verantwoordelijk voor het documenteren van de wijzigingen en dat de zorgdrager voldoende geïnformeerd blijft.
Wijzigingen met betrekking tot de technische inrichting en software worden binnen een TAP-omgeving (test, acceptatie, productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd.
Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat te allen tijde ter beschikking van de archivaris. Het voorbeeld voor de documentatie met betrekking tot wijzigingen is als bijlage 9.11 aan het handboek toegevoegd.
9.Bijlagen
Hoofdstuk 8.
Artikel 8.1
Procedure
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021