Het uitvoeringsprogramma en het jaarverslag vormen, zoals aangegeven, de spil. Deze zijn ingebed in een strategisch, operationeel en organisatorisch kader. De werkprocessen, het personeel, de communicatie en de bedrijfsvoering zijn de thema’s die moeten leiden tot professioneel werken. Hierbij speelt het borgen van de behaalde kwaliteit een grote rol. Bij deze borging ligt het accent bij zeggen wat je doet, doen wat je zegt en laten zien dat je doet wat je zegt. Kortom het beheersen van de kwaliteit. Bij het beheersen of het controleren van de kwaliteit wordt nagegaan of datgene gebeurt wat binnen de organisatie is afgesproken. Daarnaast speelt hier ook de kwaliteit van de medewerker een belangrijke rol. Voldoet de medewerker aan de kwaliteitscriteria wat betreft opleiding- en kennis niveau.
Afgesproken normen en procedures worden bewaakt en beoordeeld wordt of de dienstverlening aan de eisen voldoet. Er wordt nagegaan of de opgelegde eisen ook zijn gehaald. Het regelmatig bijstellen van normen en procedures is dan ook een belangrijke opgave in het kader van de kwaliteitsborging.
In het kader van de kwaliteitsborging speelt een viertal aspecten een rol:
Het eerste aspect betreft de kwaliteitscontrole op medewerkersniveau. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen audits, om na te gaan of processen lopen zoals afgesproken, én inhoudelijke controles, om na te gaan of werkzaamheden inhoudelijk (op het juiste niveau) worden uitgevoerd en resultaten vanuit klantperspectief goed verwoord zijn.
Kwaliteitscontrole vindt plaats op verschillende niveaus:
1.1. De medewerker dient altijd na te gaan of er gewerkt wordt conform de afspraken en protocollen. Afwijkingen moeten worden gemotiveerd. De eerste verantwoordelijkheid van controle ligt dus bij de medewerker zelf.
1.2. Voor de kwaliteitsbewaking van specifieke onderdelen dragen medewerkers zorg. Zij zorgen ervoor dat besluiten en correspondentie worden behandeld volgens het 4-ogenprincipe. Dit wil zeggen uitgaande en openbare stukken worden, voordat deze de naar de klant gaan, beoordeeld door een collega klantadviseur of de beleidsadviseur.
Kwaliteitsborging heeft daarnaast betrekking op de actualiteit van de probleem- en risicoanalyse, die ten grondslag ligt aan het Integrale Omgevingsbeleidsplan. De toetsing vindt in principe jaarlijks plaats bij de stap rapportage & evaluatie naar aanleiding van de monitoring. Een structurele controle vindt om de vier jaar plaats bij de complete actualisatie van het Integrale Omgevingsbeleidsplan. Wanneer wet- en regelgeving indringend wijzigt en gevolgen heeft voor de analyse dan wel dat uit de evaluatie van het jaarprogramma blijkt dat structurele bijstelling noodzakelijk is, zal de frequentie worden bijgesteld.
Het derde deel van de kwaliteitsborging heeft betrekking op verbeteringsmechanismen voor het bijstellen van processen en de kwaliteit. Door de Ambtenaar vindt jaarlijks een auditing plaats van de werkprocessen en protocollen.
Deze worden indien nodig bijgesteld. Hierbij wordt per protocol een logboek bijgehouden.
Het vierde aspect ten aanzien van kwaliteitsborging heeft betrekking op de ervaring, kennis en kunde van de medewerkers, zoals dit is aangegeven in het onderdeel Kritieke massa van de Kwaliteitscriteria 2.1. In het kader van de beoordelingscyclus wordt het opleidings- en kennisniveau van de medewerkers bijgehouden. Afhankelijk van de uitvoeringstaken of veranderende werkzaamheden zal bijscholing c.q omscholing hierbij aan de orde komen. Eén en ander wordt bijgehouden in het personeelsdossier.
Het vijfde en een belangrijk aspect is de kwaliteitsborging op organisatorisch niveau. Binnen de organisatie dient een persoon te worden aangewezen als directievertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en in stand houden van een kwaliteitssysteem. Dit betreft alleen het proces en niet de inhoud. Hierbij hoort een jaarlijkse evaluatie, directiebeoordeling en eventuele bijstelling.
Artikel 6.
Kwaliteitsborging (criterium 14)
Onderdeel van Integraal Omgevingsbeleidsplan VTH Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving Wabo 2022