Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Stap
Fase inkoopproces
Toelichting
1
Voortraject
Bepalen van inkoopbehoefte
Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)
Raming en bepalen van het financiële budget
Keuze offerteaanvraag
2
Specificeren
Opstellen van eisen en wensen
Omschrijven van de opdracht
Opstellen offerteaanvraag
3
Selecteren
Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers
Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de website of TenderNed
Offertes evalueren
Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)
Gunning aan winnende ondernemer
4
Contracteren
Tekenen (raam-) overeenkomst met (winnende) contractant
Registreren getekende overeenkomst
Informeren afgewezen ondernemers
5
Bestellen
Uitvoeren van de opdracht
Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
Bewaken termijnen
Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI en SROI-afspraken
Tijdige betaling facturen
7
Nazorg
Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
Evalueren overeenkomst met contractant
Hoofdstuk 6
Artikel 6.1
Inkoopproces
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Beverwijk 2022