Binnen de gemeente wordt gewerkt met een inkoopjaarplan dat de basis vormt voor inkoop- en aanbestedingstrajecten. In de praktijk wordt de inkoop zoveel mogelijk decentraal uitgevoerd. Inkopers van St. RIJK worden op basis van hun kennis gekoppeld aan de verschillende domeinen voor het geven van advies, meedenken in mogelijkheden en het uitvoeren van inkooptaken en aanbestedingstrajecten die opgenomen staan op het inkoopjaarplan.
St. RIJK ondersteunt en adviseert de gemeente bij het maken van haar keuzes en het begeleiden van inkooptrajecten die opgenomen staan op het inkoopjaarplan. St. RIJK bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopjaarplan en de trajecten die zij begeleidt. Daarnaast worden samen met andere gemeenten inkooptrajecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.
De gemeente koopt ook in zonder hulp van St. RIJK. Dat komt onder andere voor bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Voor inkopen (>€5.000) waar St. RIJK op voorhand niet bij betrokken is, dient gebruik gemaakt te worden van de inkoop toolkit. Deze is beschikbaar in het zaaksysteem. De handleiding en uitleg is te vinden op het Self Service Portal.
Bij inkopen en aanbestedingen vanaf €5.000 wordt een inkoopdossier in ons zaaksysteem gemaakt.
Wanneer de inkoop of aanbesteding ook mede betrekking heeft op het verwerken van vertrouwelijke informatie zoals persoonsgegevens, wordt er in samenspraak met de privacy officer/functionaris gegevensbescherming een verwerkersovereenkomst opgesteld.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.2
Inkopen in de organisatie
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Beverwijk 2022