De verstrekking van subsidies is altijd gebonden aan de regels van de Awb. Met name van belang is de hoofdregel - eis - dat een gemeente in beginsel alleen subsidie kan verstrekken als sprake is van een wettelijke grondslag, waarin wordt geregeld voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt (artikel 4:23 van de Awb). Dat betekent feitelijk: er moet sprake zijn van een verordening - vastgesteld door de raad - op grond waarvan het college subsidies verstrekt. Op deze wijze wordt duidelijkheid geboden aan aanvragers van subsidie.
De belangrijkste wettelijke grondslag voor de verstrekking van subsidies is voor Heemstede de geldende Algemene subsidieverordening. Hierin staan algemene regels, voorwaarden en verplichtingen die voor alle subsidies gelden. Zoals de aanvraagvoorwaarden, de weigeringsgronden, de verplichtingen en de algemene regel dat nooit meer subsidie kan worden verstrekt dan de werkelijke kosten die met de gesubsidieerde activiteit gemoeid zijn. Deze verordening is van toepassing op alle subsidieaanvragen/-verstrekkingen. Daarnaast kent Heemstede verschillende bijzondere verordeningen, waarin de specifieke bepalingen en de berekeningswijze van de subsidies per beleidsterrein zijn opgenomen. Deze verordeningen zijn van toepassing op specifieke activiteiten.