Voor het vormgeven van de inkoopfunctie is binnen de gemeente gekozen voor gecoördineerde inkoop.
Bij gecoördineerde inkoop zijn de afdelingshoofden integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van hun inkoopprocedures en de naleving van het gemeentelijke inkoopbeleid en de interne inkoopregels hierbij. Kopen afdelingen gezamenlijk in dan zij ook gezamenlijk verantwoordelijk.
Centraal is er een inkoopadviesfunctie belegd, waarin de volgende taken en verantwoordelijkheden zijn samengebracht:
De inkoopadviseur geeft gevraagd en ongevraagd advies over de naleving van de Europese/nationale wetgeving en het door het college vastgestelde inkoopbeleid.
De inkoopadviseur wordt vóór de start van een inkoopprocedure verplicht betrokken bij alle inkopen. Bij inkopen van reguliere leveringen en diensten geldt dit vanaf een geraamde waarde van € 30.000, - (bij leveringen en diensten) vanaf reguliere werken vanaf € 50.000, -. De adviseur geeft hierbij met name advies over de te volgen procedure.
De inkoopadviseur wordt verplicht betrokken bij afwijkingsverzoeken van het inkoopbeleid op het terrein van de te volgen procedures, duurzaamheid, social return en inkoopvoorwaarden.
De inkoopadviseur voert periodiek een kwantitatieve inkoopdiagnose uit van het inkoopvolume en stelt conclusies en aanbevelingen vast voor het management, gericht op de verbetering van de doelmatigheid van inkoop. Hieronder valt met name de mogelijkheid tot het sluiten van raamovereenkomsten.
De inkoopadviseur coördineert de inkoop- en aanbestedingstrajecten die als zodanig zijn aangewezen in het inkoopjaarplan. Het inkoopjaarplan wordt vastgesteld door het management.
Voor het inkoopjaarplan verzamelen de afdelingshoofden op hun afdeling de volgende inkoopgegevens:
de uit te voeren inkoop- en aanbestedingstrajecten met voorgenomen startdatum, inclusief een inschatting van de totale opdrachtwaarde en de looptijd/uitvoeringstermijn;
de voorziene inkoopprocedure voor de betreffende trajecten;
de door het afdelingshoofd aangewezen materiedeskundige die de procedure inhoudelijk zal begeleiden;
de van toepassing zijnde speerpunten uit het actieplan MVI.
Naast de inkoopadviesfunctie is er ook een contractbeheerderfunctie. Afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van alle inkoopcontracten met een looptijd van één jaar of langer aan de contractbeheerder. Deze zorgt voor een opname van de contracten in het Contractbeheersysteem.
De inkoopadvies- en contractbeheerfunctie maken deel uit van de afdeling Facilitaire Zaken. De operationele aansturing ligt bij het afdelingshoofd Facilitaire Zaken.
Hoofdstuk 7
Artikel 7.2
Inkopen in de organisatie
Onderdeel van Inkoopbeleid 2020 gemeente Goes (gewijzigd)