**1..** Alle medewerkers kunnen een financiële verplichting aangaan onder de volgende randvoorwaarden:
De afspraken in het kader van RGSW worden in acht genomen;
In de organisatie wordt voor het aangaan van een verplichting en het accorderen van de verplichting het “vier-ogenprincipe” toegepast;
Er is vastgesteld dat voldoende budget aanwezig is in de begroting en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;
Alle verplichtingen worden vastgelegd in het financiële systeem. Uitsluitend medewerkers die een mandaat hebben kunnen binnen de toekende financiële limiet voor het aangaan privaatrechtelijke overeenkomsten een contract of financiële verplichtingen aangaan. De mandaten zijn expliciet benoemd in het bevoegdhedenbesluit van maart 2022.
Met ingang van 1 januari 2023 vervalt bovenstaande bepaling en wordt de bepaling vervangen door:
Alle verplichtingen worden vastgelegd in het financiële systeem. Het financiële systeem dwingt het vier ogen principe ter goedkeuring van verplichtingen (en het afhandelen van facturen als geen financiële verplichting is aangegaan) geautomatiseerd af. Budgethouders en de gedelegeerde budgetbeheerders aangewezen door de budgethouder hebben voor het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomst bevoegdheid tot een bedrag van maximaal € 1 miljoen. Voor de hoofdbudgethouder is dat € 5 miljoen. Indien het College van B&W een separaat besluit hebben genomen voor het aangaan van een verplichting boven de € 5 miljoen dan is de limiet van de hoofdbudgethouder onbeperkt.
Bij levering van goederen en diensten boven de € 5000 is tot 31 december 2022 een prestatieverklaring nodig. Vanaf 1 januari 2023 is voor leveringen van goederen en diensten boven € 500 een prestatieverklaring nodig;
De functie van budgethouder en budgetbeheerder is niet verenigbaar met een functie waarin een opdracht tot betaling kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen;
Artikel 4
Vastleggen verplichtingen/ bevoegdheid/ geen financiële limiet / vier-ogen principe
Onderdeel van Budgethoudersregeling Alkmaar 2022