Een actuele grafadministratie is van essentieel belang voor een zorgvuldig ruimingsproces. Van belang is om deze (voor zover mogelijk) tijdig te actualiseren. Voor oude graven die nog niet in de geautomatiseerde administratie zijn opgenomen betekent dit het raadplegen van oude grafregisterboeken en kaarten.
Er kunnen zich vijf verschillende situaties voordoen die elk een eigen aanpak en procedure vereisen:
Ruiming van algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd;
Ruiming van algemene graven waarbij (voorheen) de wettelijke voorschriften niet tijdig zijn gevolgd;
Ruiming van particuliere graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd;
Ruiming van particuliere graven waarbij (voorheen) de wettelijke voorschriften niet tijdig zijn gevolgd;
Graven die zijn uitgegeven voor onbepaalde tijd.
2.3.1 Ruimingsprocedure algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften tijdig worden gevolgd
Van deze te ruimen algemene graven zijn de gebruikstermijnen nog niet verstreken. De wetswijziging van 2010 verplicht gemeenten om 6 tot 12 maanden voorafgaande het verstrijken van de termijn de belanghebbende daarvan schriftelijk melding te doen. De bij de administratie geregistreerde belanghebbende wordt 12 maanden voor afloop van de termijn aangeschreven.
De belanghebbende wiens adressen bekend is krijgt van de grafadministratie een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd, met het verzoek om het bijgevoegde antwoordformulier binnen 6 weken retour te zenden. Er wordt gewezen op de mogelijkheid van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Aan een opgraving zijn kosten verbonden. Tevens kan de belanghebbende aangeven de grafbedekking zelf te willen verwijderen of dit over te laten aan de houder van het gedenkpark. Aan verwijdering door de houder van het gedenkpark zijn geen kosten verbonden. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.
Indien belanghebbende niet meer traceerbaar is wordt bij het betreffende grafvak of het betreffende graf gedurende de resterende periode van het gebruiksrecht een bordje geplaatst met het verzoek zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsen-administratie. Tevens volgt een melding van de voorgenomen ruiming op het mededelingenbord bij de poort.
Op het moment dat de gebruikstermijn af loopt kan onmiddellijk overgegaan worden tot verwijdering van het graf, te beginnen met de grafbedekking.
2.3.2 Ruimingsprocedure algemene graven waarbij de wettelijke voorschriften voorheen niet tijdig zijngevolgd (inhaalslag)
Van deze te ruimen algemene graven zijn de gebruikstermijnen reeds verstreken. De wetswijziging van 2010 verplicht gemeenten om 6 tot 12 maanden voorafgaande het verstrijken van de termijn de belanghebbende daarvan schriftelijk melding te doen. Indien dat niet is gebeurd is het zorgvuldig om dat voor de ruiming alsnog te doen. Uit zorgvuldigheid worden alle in de administratie bekende voormalige belanghebbenden aangeschreven.
Belanghebbenden die nog traceerbaar zijn via de begraafplaatsenadministratie krijgen een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd, met het verzoek om het bijgevoegde antwoordformulier binnen 6 weken retour te zenden. Belanghebbenden worden gewezen op de mogelijkheid van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Aan een opgraving zijn kosten verbonden. Tevens kan de belanghebbende aangeven de grafbedekking zelf te willen verwijderen of dit over te laten aan de houder van het gedenkpark. Aan verwijdering door de houder van het gedenkpark zijn geen kosten verbonden. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.
Bij de poort van het gedenkpark wordt gedurende 1 jaar op het mededelingenbord melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de mogelijkheid van een opgraving en herbegraving elders of opgraving en crematie van de stoffelijke resten.
Indien belanghebbenden niet meer traceerbaar zijn worden bij het betreffende grafvak of de betreffende graven gedurende een jaar bordjes geplaatst met het verzoek zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie.
Bij een grootschalige inhaalslag wordt via lokale media en de gemeentepagina melding gemaakt van de voorgenomen ruimingen en de procedure, bij aanvang van de procedure en na 10 maanden een herinnering.
Bij een grootschalige inhaalslag wordt op de website van de gemeente gedurende de periode van een jaar melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de procedure.
Een jaar na aanvang van de procedure kan gestart worden met de ruiming.
2.3.3 Ruimingsprocedure particuliere graven waarvan het grafrecht nog niet verlopen is
De rechthebbende wordt in dit geval 12 maanden voor de afloop van de termijn geïnformeerd over het aflopende grafrecht en een verlenging wordt aangeboden.
De rechthebbende krijgt 1 jaar voor afloop van de termijn waarop het grafrecht afloopt een persoonlijke brief met antwoordformulier waarin de afloop van het grafrecht wordt aangekondigd. Er wordt gewezen op de mogelijkheid van het verlengen van het grafrecht. Tevens op de mogelijkheid tot opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Ook wordt de rechthebbende er op gewezen dat grafrechten overdraagbaar zijn aan een ander persoon, een nieuwe rechthebbende. Indien niet voor verlenging gekozen wordt, kan aangegeven worden of de rechthebbende de grafbedekking zelf wil laten verwijderen of dat de houder van het gedenkpark dat (op een geschikt tijdstip) doet. De rechthebbende wordt verzocht het formulier binnen 6 weken retour te sturen. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.
Indien 2 weken na de herinneringsbrief geen reactie is ontvangen wordt bij het betreffende graf gedurende de resterende periode (ongeveer 10 maanden) een bordje geplaatst met het verzoek aan de rechthebbende om zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie.
Als alle stappen doorlopen zijn en bij afloop van de termijn van het grafrecht geen reactie binnen is kan onmiddellijk gestart worden met de verwijdering van de grafbedekking.
2.3.4 Ruimingsprocedure particuliere graven waarvan het grafrecht al verlopen is (inhaalslag)
Indien de houder van het gedenkpark de rechthebbende niet tijdig op de hoogte heeft gebracht van de afloop van de termijn van het grafrecht en geen verlenging heeft aangeboden dient uit zorgvuldigheid dat alsnog te geschieden. De voormalige rechthebbende wordt een coulanceregeling aangeboden waarbij alsnog een verlenging mogelijk is tegen de huidig geldende tarieven. De verlenging gaat in op de datum van het verzoek tot verlenging zoals vermeld op het antwoordformulier (en dus niet met terugwerkende kracht tot de datum van de afloop van het grafrecht).
Indien het een particulier graf betreft waarvan de wettelijke procedure wel zorgvuldig is gevolgd en de rechthebbende niet heeft gekozen voor een verlenging, maar waar daarna niet is overgegaan tot een (bovengrondse) ruiming van het betreffende graf verdient hernieuwde aandacht. Onderzocht moet worden of de rechthebbende toentertijd de juiste keus heeft gemaakt, wellicht vanuit de gedachte dat de grafbedekking toch blijft liggen. Deze voormalige rechthebbende wordt opnieuw aangeschreven en krijgt dezelfde coulanceregeling aangeboden. De ruimingsprocedure is gelijk.
Voormalige rechthebbende die nog traceerbaar is via de gravenadministratie krijgt een persoonlijke brief waarin de voorgenomen ruiming wordt aangekondigd. Gewezen wordt op de mogelijkheid van het opnieuw uitgeven van het graf (nieuw grafrecht afsluiten) en op de mogelijkheid tot opgraving en crematie van de stoffelijke resten. Verlengen van het grafrecht is formeel niet meer mogelijk omdat het recht al vervallen is, maar wel worden de gangbare verlengingstermijnen aangeboden. Aan een opgraving zijn kosten verbonden. Tevens wordt de voormalige rechthebbende er op gewezen dat het grafrecht overdraagbaar is aan een ander persoon, een nieuwe rechthebbende. Indien niet voor verlenging gekozen wordt, kan aangegeven worden of de voormalige rechthebbende de grafbedekking zelf wil laten verwijderen of dat de houder van het gedenkpark dat (op een geschikt tijdstip) doet. Daar zijn geen kosten aan verbonden. De voormalige rechthebbende wordt verzocht om het antwoordformulier binnen 6 weken retour te sturen. Bij het uitblijven van een reactie binnen 6 weken volgt een aangetekende herinneringsbrief met het verzoek om binnen 2 weken alsnog te reageren.
Bij de poort van het gedenkpark wordt gedurende een jaar op het mededelingenbord melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de mogelijkheid van een verlenging van het grafrecht of opgraving en crematie van de stoffelijke resten.
Bij een grootschalige inhaalslag wordt via lokale media en op de gemeentepagina melding gemaakt van de voorgenomen ruimingen en de procedure, bij aanvang van de procedure en na 10 maanden.
Bij een grootschalige inhaalslag wordt op de website van de gemeente gedurende de periode van een jaar melding gemaakt van de voorgenomen ruiming en de procedure.
Indien 2 weken na de herinneringsbrief nog geen reactie ontvangen is wordt bij het betreffende graf gedurende de resterende periode (ongeveer 10 maanden) een bordje geplaatst met het verzoek aan de voormalige rechthebbende om zich te melden bij de beheerder of de begraafplaatsenadministratie.
Indien een jaar na aanvang van de procedure geen reactie binnen is kan gestart worden met de ruiming.
2.3.5 Ruimingsprocedure graven voor onbepaalde tijd
Graven die voor onbepaalde tijd zijn uitgegeven kunnen alleen geruimd worden indien niet tijdig voldaan wordt aan verplichtingen zoals vermeld in de beheerverordening die geldig was op het moment van de uitgifte van het graf. Het kan betrekking hebben op het niet tijdig melden van een nieuwe rechthebbende wanneer de geregistreerde rechthebbende komt te overlijden, het niet nakomen van onderhoudsverplichtingen of het niet nakomen van financiële verplichtingen. Het college kan in die gevallen besluiten tot het vervallen verklaren van het grafrecht. Indien graven voor onbepaalde tijd zijn uitgegeven zonder verdere voorwaarden is ruiming niet aan de orde, ook al is de rechthebbende niet meer te traceren.
Een wetswijziging van de Wet op de lijkbezorging van 2010 biedt middels artikel 84a de mogelijkheid om bij verwaarlozing van het graf de grafrechten te laten vervallen, maar dat is een langdurige procedure. In de huidige beheerverordening staat in artikel 20, lid 3 beschreven wat onder in verval zijnde graven wordt verstaan.
Rechthebbenden van graven met grafrechten voor onbepaalde tijd kunnen verzocht worden vrijwillig afstand te doen van het grafrecht, bijvoorbeeld bij achterstallig onderhoud. De beheerder kan ze daar op aanspreken. In dat geval dient de rechthebbende een afstandsverklaring te ondertekenen.
Gezien de tijdrovende procedures is het raadzaam de ruiming van graven die zijn uitgegeven voor onbepaalde tijd te beperken tot die graven waar vrijwillig afstand van wordt gedaan.
Een lastige bijkomstigheid is de gebruikte terminologie van oude beheerverordeningen. Deze verschillen landelijk per gemeente en wijken vaak af van de nieuwe wettelijke begrippen. Met de wetswijziging van 2010 wordt alleen nog maar gesproken over particuliere en algemene graven. Voorheen werden vaak de begrippen eigen graf, familiegraf of koopgraf gebruikt voor een particulier graf en huurgraf voor een algemeen graf. Zelfs worden particuliere graven wel eens huurgraven genoemd als ze voor bepaalde tijd werden uitgegeven en koopgraven als deze voor onbepaalde tijd werden uitgegeven. Dit vraagt daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid per gedenkpark bij het vaststellen van de nog geldende rechten en verplichtingen.
In 2020 is archiefonderzoek gedaan naar de regels voor koopgraven, graven voor onbepaalde tijd, in de toenmalige beheerverordening. Daaruit blijkt dat de in 2020 nog aanwezige koopgraven niet geruimd mogen worden. Dit is verwerkt in de begraafplaatsenadministratie.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.3
Administratieve procedures
Onderdeel van Ruimingsprotocol gemeentelijke gedenkparken Schagen