Het is van groot belang dat grafruimingen foutloos en probleemloos verlopen. Meestal geven de bestaande genummerde graftekeningen alleen een beeld van het gedenkpark zoals deze ooit ontworpen en bedoeld is. De graven zijn schematisch binnen het gedenkpark ingetekend, maar kunnen in werkelijkheid anders gelegen zijn. Dit kan aanleiding geven voor fouten in de uitvoer van de werkzaamheden wanneer deze schematische uiteenzetting gebruikt wordt als uitgangspunt voor ruimingsplannen. In 2019 zijn de gedenkparken opnieuw ingemeten om de tekeningen te actualiseren.
Door de nummers van de gravenadministratie over te nemen in de landmeetkundige situatie ontstaat een digitale overzichtskaart met daarop de exacte locatie van de graven en met de juiste nummering die correspondeert met de nummering van de gravenadministratie. Door middel van de vastlegging van de graflocaties op een digitale tekening kan per graf de (on)mogelijkheid van ruiming aangegeven worden. De begraafplaatsenadministratie van gemeente Schagen is reeds gekoppeld met de digitale overzichtstekening van ieder gedenkpark.
Een actuele kaart met grafnummers dient door de begraafplaatsenadministratie te worden geaccordeerd. Nummering is noodzakelijk om de fout kans bij (toekomstige) grafruimingen en heruitgiften van graven te minimaliseren.
Bij aanpassingen dienen nieuwe borden bij de ingangen van de gedenkparken geplaatst te worden waarop de actuele situatie van het gedenkpark en de grafnummering is weergegeven.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.1
Actuele ondergrond
Onderdeel van Ruimingsprotocol gemeentelijke gedenkparken Schagen