Procesbeschrijving
proces Vergunningverlening (universeel)
Bas van 't Hof (begeleiding)
Bob Huizenaar (PE)
Teams Vergunningverlening
| Type | Ingecheckt |
| Incheckdatum | 02/02/15 10:10:02 |
| Versie | 1.0 |
| Status | Versie proceseigenaar |
| Gebruiker | Bas van 't Hof |
| Creatiedatum | 2-2-2015 10:10:44 |
| Afgedrukt door | Bas van 't Hof |
1Procesmodel proces Vergunningverlening universeel
1.1Eigenaar
Afdelingshoofd Vergunningverlening
1.2Beschrijving
Dit proces kent een universele opzet tav de processen Vergunningverlening.
De afdeling voorziet hiermee in een eenduidige benadering op alle vormen van vergunningverlening. Van toepassing op WABO, APV en Bijzonder wetten.
1.3Instructie afronden procesoptimalisatie
dit proces dient in de laatste fase (maart 2015) door de afdeling(en) zelf te worden voorzien van instucties/ gegevens rond activiteiten (4.2 in dit document). Tevens dient per activiteit de rol van de uitvoerende ingevuld te worden in de laatste kolom in hoofdstuk 4 paragraaf 2. Desgewenst kun je contact met een procesbegeleider opnemen voor ondersteuning.
1.4Extra gegevens
Stuur dit document na aanvulling terug naar procesbegeleider voor definitieve verwerking in het procesmanagementsysteem. Zodra dit gebeurd is kan het proces op intranet worden gepubliceerd.
De afdeling ontvangt hiervan ook een kopie.
Processtructuur
2Processchema's
2.1Vergunningverlening
2.1.1Inhoud van Vergunningverlening
| Naam | Beschrijving |
| fysieke aanvraag (post) | |
| aanvraag mail (e-mail) | |
| Binnen 2 dagen na binnenkomst (tijd) | |
| Aanvraag systeem (bestand) | |
| info@gemeente.nl (e-mail) | |
| Aanvraag post (post) | |
| Balie ontvangst (basis) | |
| Registratie en dossiervorming (basis) | |
| Verwerking DIV (basis) | obv specifieke afspraken met DIV kan hier een benadering worden vastgesteld die past bij de huidige situatie. NU in principe worden iedere dag alle aanvragen in Verseon gezet. NB. gescand wordt de aanvraag (zonder bijlagen) |
| Verzoek completeren (basis) | |
| binnen 28 dagen (tijd) | |
| digitaal dossier (Toestand) | opgeslagen is in: Verseon proces gestart in VIS (indien van toepassing) |
| intern advies (basis) | |
| klok stil (tijd) | |
| buiten behandeling (basis) | |
| extern advies (basis) | |
| ontvankelijkheid toets (basis) | ontv.toets constructeur e/o brandveiligheid |
| Ontvangst en volledigheidstoetsing (basis) | APV & BW: ontvangst en toetsing komt als proces in VIS WABO: ontvangst en toetsing komt als proces overeen met OVX functionaliteit. dit is ook de leidraad. |
| Opstellen Beschikking (basis) | |
| Inhoudelijk beoordelen (basis) | evt advies inwinnen intern en/of extern |
| Belangen afweging (basis) | Concept beschikking krijgt vorm |
| dossier in basis compleet? (Toestand) | |
| inwinnen advies? (Toestand) | |
| juridische toets? (Toestand) | bij negatief advies adviseurs afd. 3.4 AWB van toepassing eigen inschatting/ bezwaren politiek-/maatschappelijk sensitief |
| juridische control ? (Toestand) | |
| jur. toetsen belangenafw./wett.kader (basis) | Jur. toets dient altijd plaats te vinden bij: Weerleggen zienswijze Bestuurlijke gevoeligheid Weigering |
| toetsen (basis) | |
| 4 of 6 ogen principe (controle) | Nakijken van elkaars besluit vindt plaats. Het betreft hier een kwaliteitscheck en geen controle. Het gaat om een volledige review van hetgeen opgeleverd is in de eindfase van het proces |
| Positief besluit? (Toestand) | Let op besluiten mbt evenementenvergunning worden in Albrandswaard getekend door de burgemeester. |
| Negatief besluit (basis) | NB. Let op dat duidelijk wordt aangegeven wanneer er sprake is van een bestuurlijk gevoelig onderwerp. Weigering moet (in principe) altijd worden afgestemd met de portefeuillehouder! |
| Verlenen vergunning/beschikking (basis) | |
| Toezicht uitvoering (subproces) | |
| archief DIV (per gemeente) (buffer) | |
| Handhaving (inspectie) (subproces) | |
2.1.2Activiteiten en Subprocessen
| Basis | Balie ontvangst |
| Basis | Registratie en dossiervorming |
| Instructie | stukken die via de mail binnenkomen moeten naar DIV NB idealiter wordt de ontvangstbevestiging altijd door DIV verstuurd. Administratie is verantwoordelijk dat de startdatum binnenkomst (juridisch) goed wordt verwerkt. NB. proces start +1 dag ongeacht of dat het weekend is. Indien van toepassing: proces wordt gestart in VIS Zo niet dan gewoon in word/verseon |
| Basis | Verwerking DIV |
| Beschrijving | obv specifieke afspraken met DIV kan hier een benadering worden vastgesteld die past bij de huidige situatie. NU in principe worden iedere dag alle aanvragen in verseon gezet. NB. gescand wordt de aanvraag (zonder bijlagen) |
| Basis | Verzoek completeren |
| Basis | intern advies |
| Basis | buiten behandeling |
| Basis | extern advies |
| Basis | ontvankelijkheid toets |
| Beschrijving | ontv.toets constructeur e/o brandveiligheid |
| Basis | Ontvangst en volledigheidstoetsing |
| Beschrijving | APV & BW: ontvangst en toetsing komt als proces in VIS WABO: ontvangst en toetsing komt als proces overeen met OVX functionaliteit. dit is ook de leidraad. |
| Instructie | Informeren/ informatie inwinnen bij ander cluster zie VIS voor standaard processtappen |
| Basis | Opstellen Beschikking |
| Basis | Inhoudelijk beoordelen |
| Beschrijving | evt advies inwinnen intern en/of extern |
| Instructie | bewaking doorlooptijd adviesinwinning ligt bij vergunningverleners. VIS heeft termijnbewaking De adviezen kunnen tot acties leiden. Wanneer adviezen (deels) niet worden overgenomen wordt in overleg getreden met de portefeuillehouder(s). |
| Basis | Belangen afweging |
| Beschrijving | Concept beschikking krijgt vorm |
| Instructie | Belangen worden afgewogen en er wordt een eigen standpunt ingenomen (evt na overleg met PH). Voorgenomen weigering wordt gecommuniceerd met de aanvrager en/of belanghebbende. Er komt altijd een heroverweging met inachtneming van de zienswijze. |
| Basis | jur. toetsen belangenafw./wett.kader |
| Beschrijving | Jur. toets dient altijd plaats te vinden bij: Weerleggen zienswijze Bestuurlijke gevoeligheid Weigering |
| Basis | toetsen |
| Controle | 4 of 6 ogen principe |
| Beschrijving | Nakijken van elkaars besluit vindt plaats. Het betreft hier een kwaliteitscheck en geen controle. Het gaat om een volledige review van hetgeen opgeleverd is in de eindfase van het proces |
| Instructie | Nadrukkelijke wens om de review plaats te laten vinden door competentieniveau 3 of 4, zoals opgesteld voor de afdeling per 1 jan 2015. NB deze moet tzt wel worden herijkt obv ontwikkeling vergunningverleners. |
| Basis | Negatief besluit |
| Beschrijving | NB. Let op dat duidelijk wordt aangegeven wanneer er sprake is van een bestuurlijk gevoelig onderwerp. Weigering moet (in principe) altijd worden afgestemd met de portefeuillehouder! |
| Basis | Verlenen vergunning/beschikking |
| Subproces | Toezicht uitvoering |
| Subproces | Handhaving (inspectie) |
2.1.3Triggers
| Post | fysieke aanvraag |
| aanvraag mail | |
| Tijd | Binnen 2 dagen na binnenkomst |
| Bestand | Aanvraag systeem |
| info@gemeente.nl | |
| Post | Aanvraag post |
| Tijd | binnen 28 dagen |
| Tijd | klok stil |
2.1.4Toestanden
| Toestand | digitaal dossier |
| Beschrijving | opgeslagen is in: Verseon proces gestart in VIS (indien van toepassing) |
| Toestand | dossier in basis compleet? |
| Toestand | inwinnen advies? |
| Toestand | juridische toets? |
| Beschrijving | bij negatief advies adviseurs afd. 3.4 AWB van toepassing eigen inschatting/ bezwaren politiek-/maatschappelijk sensitief |
| Toestand | juridische control ? |
| Toestand | Positief besluit? |
| Beschrijving | Let op besluiten mbt evenementenvergunning worden in Albrandswaard getekend door de burgemeester. |
2.1.5Buffers
Buffer | archief DIV (per gemeente)
2.1.6Verbindingen
| Verbinding | OLO/mail terugkoppeling |
| Van | Registratie en dossiervorming |
| Naar | Verwerking DIV |
| Verbinding | te laat |
| Van | Verzoek completeren |
| Naar | buiten behandeling |
| Verbinding | compleet & op tijd |
| Van | Verzoek completeren |
| Naar | Ontvangst en volledigheidstoetsing |
| Verbinding | JA |
| Van | dossier in basis compleet? |
| Naar | Inhoudelijk beoordelen |
| Verbinding | NEE |
| Van | dossier in basis compleet? |
| Naar | Verzoek completeren |
| Verbinding | JA |
| Van | inwinnen advies? |
| Naar | intern advies |
| Verbinding | JA |
| Van | inwinnen advies? |
| Naar | extern advies |
| Verbinding | NEE |
| Van | inwinnen advies? |
| Naar | Belangen afweging |
| Verbinding | Nee |
| Van | Positief besluit? |
| Naar | Negatief besluit |
| Verbinding | Ja |
| Van | Positief besluit? |
| Naar | Verlenen vergunning/beschikking |
| Verbinding | Ja |
| Van | juridische toets? |
| Naar | jur. toetsen belangenafw./wett.kader |
| Verbinding | Ja |
| Van | juridische control ? |
| Naar | toetsen |
3Analyse
3.1Uitvoerendenroute
3.2Uitvoerendentabel
| Rollen per activiteit toevoegen door afdeling | |||
| (Sub)proces | Object | Beschrijving | Rol (functienaam) |
| Vergunningverlening | Balie ontvangst | ||
| Vergunningverlening | Registratie en dossiervorming | ||
| Vergunningverlening | Verwerking DIV | obv specifieke afspraken met DIV kan hier een benadering worden vastgesteld die past bij de huidige situatie. NU in principe worden iedere dag alle aanvragen in verseon gezet. NB. gescand wordt de aanvraag (zonder bijlagen) | |
| Vergunningverlening | Verzoek completeren | ||
| Vergunningverlening | intern advies | ||
| Vergunningverlening | buiten behandeling | ||
| Vergunningverlening | extern advies | ||
| Vergunningverlening | ontvankelijkheid toets | ontv.toets constructeur e/o brandveiligheid | |
| Vergunningverlening | Ontvangst en volledigheidstoetsing | APV & BW: ontvangst en toetsing komt als proces in VIS WABO: ontvangst en toetsing komt als proces overeen met OVX functionaliteit. dit is ook de leidraad. | |
| Vergunningverlening | Opstellen Beschikking | ||
| Vergunningverlening | Inhoudelijk beoordelen | evt advies inwinnen intern en/of extern | |
| Vergunningverlening | Belangen afweging | Concept beschikking krijgt vorm | |
| Vergunningverlening | jur. toetsen belangenafw./wett.kader | Jur. toets dient altijd plaats te vinden bij: Weerleggen zienswijze Bestuurlijke gevoeligheid Weigering | |
| Vergunningverlening | toetsen | ||
| Vergunningverlening | 4 of 6 ogen principe | Nakijken van elkaars besluit vindt plaats. Het betreft hier een kwaliteitscheck en geen controle. Het gaat om een volledige review van hetgeen opgeleverd is in de eindfase van het proces | |
| Vergunningverlening | Negatief besluit | NB. Let op dat duidelijk wordt aangegeven wanneer er sprake is van een bestuurlijk gevoelig onderwerp. Weigering moet (in principe) altijd worden afgestemd met de portefeuillehouder! | |
| Vergunningverlening | Verlenen vergunning/beschikking | ||
3.3Verantwoordelijkenroute
3.4Verantwoordelijkentabel
| <<Geen rol>> | ||
| Subproces | Object | Beschrijving |
| Vergunningverlening | Balie ontvangst | |
| Vergunningverlening | Registratie en dossiervorming | |
| Vergunningverlening | Verwerking DIV | obv specifieke afspraken met DIV kan hier een benadering worden vastgesteld die past bij de huidige situatie. NU in principe worden iedere dag alle aanvragen in verseon gezet. NB. gescand wordt de aanvraag (zonder bijlagen) |
| Vergunningverlening | Verzoek completeren | |
| Vergunningverlening | intern advies | |
| Vergunningverlening | buiten behandeling | |
| Vergunningverlening | extern advies | |
| Vergunningverlening | ontvankelijkheid toets | ontv.toets constructeur e/o brandveiligheid |
| Vergunningverlening | Ontvangst en volledigheidstoetsing | APV & BW: ontvangst en toetsing komt als proces in VIS WABO: ontvangst en toetsing komt als proces overeen met OVX functionaliteit. dit is ook de leidraad. |
| Vergunningverlening | Opstellen Beschikking | |
| Vergunningverlening | Inhoudelijk beoordelen | evt advies inwinnen intern en/of extern |
| Vergunningverlening | Belangen afweging | Concept beschikking krijgt vorm |
| Vergunningverlening | jur. toetsen belangenafw./wett.kader | Jur. toets dient altijd plaats te vinden bij: Weerleggen zienswijze Bestuurlijke gevoeligheid Weigering |
| Vergunningverlening | toetsen | |
| Vergunningverlening | 4 of 6 ogen principe | Nakijken van elkaars besluit vindt plaats. Het betreft hier een kwaliteitscheck en geen controle. Het gaat om een volledige review van hetgeen opgeleverd is in de eindfase van het proces |
| Vergunningverlening | Negatief besluit | NB. Let op dat duidelijk wordt aangegeven wanneer er sprake is van een bestuurlijk gevoelig onderwerp. Weigering moet (in principe) altijd worden afgestemd met de portefeuillehouder! |
| Vergunningverlening | Verlenen vergunning/beschikking | |
3.5Distributiewijzenroute
3.6Distributiewijzentabel
| <<Geen distributiewijze>> | ||
| Subproces | Object | Beschrijving |
| Vergunningverlening | Balie ontvangst | |
| Vergunningverlening | Registratie en dossiervorming | |
| Vergunningverlening | Verwerking DIV | obv specifieke afspraken met DIV kan hier een benadering worden vastgesteld die past bij de huidige situatie. NU in principe worden iedere dag alle aanvragen in verseon gezet. NB. gescand wordt de aanvraag (zonder bijlagen) |
| Vergunningverlening | Verzoek completeren | |
| Vergunningverlening | intern advies | |
| Vergunningverlening | buiten behandeling | |
| Vergunningverlening | extern advies | |
| Vergunningverlening | ontvankelijkheid toets | ontv.toets constructeur e/o brandveiligheid |
| Vergunningverlening | Ontvangst en volledigheidstoetsing | APV & BW: ontvangst en toetsing komt als proces in VIS WABO: ontvangst en toetsing komt als proces overeen met OVX functionaliteit. dit is ook de leidraad. |
| Vergunningverlening | Opstellen Beschikking | |
| Vergunningverlening | Inhoudelijk beoordelen | evt advies inwinnen intern en/of extern |
| Vergunningverlening | Belangen afweging | Concept beschikking krijgt vorm |
| Vergunningverlening | jur. toetsen belangenafw./wett.kader | Jur. toets dient altijd plaats te vinden bij: Weerleggen zienswijze Bestuurlijke gevoeligheid Weigering |
| Vergunningverlening | toetsen | |
| Vergunningverlening | 4 of 6 ogen principe | Nakijken van elkaars besluit vindt plaats. Het betreft hier een kwaliteitscheck en geen controle. Het gaat om een volledige review van hetgeen opgeleverd is in de eindfase van het proces |
| Vergunningverlening | Negatief besluit | NB. Let op dat duidelijk wordt aangegeven wanneer er sprake is van een bestuurlijk gevoelig onderwerp. Weigering moet (in principe) altijd worden afgestemd met de portefeuillehouder! |
| Vergunningverlening | Verlenen vergunning/beschikking | |
3.7RACI tabel
| <<Geen rol>> | ||
| Subproces | Object | Beschrijving |
| Vergunningverlening | Balie ontvangst (RA) | |
| Vergunningverlening | Registratie en dossiervorming (RA) | |
| Vergunningverlening | Verwerking DIV (RA) | obv specifieke afspraken met DIV kan hier een benadering worden vastgesteld die past bij de huidige situatie. NU in principe worden iedere dag alle aanvragen in verseon gezet. NB. gescand wordt de aanvraag (zonder bijlagen) |
| Vergunningverlening | Verzoek completeren (RA) | |
| Vergunningverlening | intern advies (RA) | |
| Vergunningverlening | buiten behandeling (RA) | |
| Vergunningverlening | extern advies (RA) | |
| Vergunningverlening | ontvankelijkheid toets (RA) | ontv.toets constructeur e/o brandveiligheid |
| Vergunningverlening | Ontvangst en volledigheidstoetsing (RA) | APV & BW: ontvangst en toetsing komt als proces in VIS WABO: ontvangst en toetsing komt als proces overeen met OVX functionaliteit. dit is ook de leidraad. |
| Vergunningverlening | Opstellen Beschikking (RA) | |
| Vergunningverlening | Inhoudelijk beoordelen (RA) | evt advies inwinnen intern en/of extern |
| Vergunningverlening | Belangen afweging (RA) | Concept beschikking krijgt vorm |
| Vergunningverlening | jur. toetsen belangenafw./wett.kader (RA) | Jur. toets dient altijd plaats te vinden bij: Weerleggen zienswijze Bestuurlijke gevoeligheid Weigering |
| Vergunningverlening | toetsen (RA) | |
| Vergunningverlening | 4 of 6 ogen principe (RA) | Nakijken van elkaars besluit vindt plaats. Het betreft hier een kwaliteitscheck en geen controle. Het gaat om een volledige review van hetgeen opgeleverd is in de eindfase van het proces |
| Vergunningverlening | Negatief besluit (RA) | NB. Let op dat duidelijk wordt aangegeven wanneer er sprake is van een bestuurlijk gevoelig onderwerp. Weigering moet (in principe) altijd worden afgestemd met de portefeuillehouder! |
| Vergunningverlening | Verlenen vergunning/beschikking (RA) | |
4Historie
| Versie | 0.1 |
| Datum | 2-2-2015 9:57:10 |
| Gebruiker | Bas van 't Hof |
| Status | Nieuw model |
| Commentaar | |
| Versie | 0.2 |
| Datum | 2-2-2015 10:06:23 |
| Gebruiker | Bas van 't Hof |
| Status | Versie proceseigenaar |
| Commentaar | |
| Versie | 1.0 |
| Datum | 2-2-2015 10:10:02 |
| Gebruiker | Bas van 't Hof |
| Status | Versie proceseigenaar |
| Commentaar | |