In deze Beheerregeling wordt verstaan onder:
a.
archiefbewaarplaats:
de overeenkomstig artikel 31 van de Wet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een digitaal archief (ook wel e-depot genoemd);
b.
archiefruimte:
een overeenkomstig artikel1 onder e van de Wet aangewezen archiefruimte;
c.
authenticatie, authenticeren:
het toekennenvan een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;
d.
beheer:
de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden;
e
beheerseenheid:
als beheerseenheid wordt in deze Beheerregeling bedoeld de gemeentelijke organisatie met daarbij de griffie, adviesraden, commissies/ organen en ‘verbonden partijen’;
f.
besluit, het:
het Archiefbesluit 1995; voornaamste uitvoeringsbesluit van de Archiefwet waar enkele onderdelen van de Archiefwet 1995 nader zijn uitgewerkt;
g.
CIO office
multidisciplinair team onder aansturing van de CIO, waarin een aantal richtinggevende- en kader stellende taken zijn ondergebracht. Ook Toezicht heeft een positie binnen het CIO office;
h.
conversie:
het omzetten van een bepaald bestandstype naar een ander bestandstype;
i.
digitaal archief:
voorziening voor het beheer en borgen van duurzame toegankelijkheid van (te vernietigen en permanent te bewaren) informatie van de gemeente Amersfoort, als mede de regiogemeenten. Onder voorzieningen wordt verstaan: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software dat hiervoor benodigd is;
j.
gemeentearchivaris:
de overeenkomstig artikel 32 van de Wet door het college aangewezen gemeentearchivaris;
k.
informatiebeheer:
het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, inleesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
l.
informatieobjecten:
de (archief)bescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Wet. Een informatieobject is een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, emailbericht (met bijlagen), (zaak) dossier, internetsite (of een deel ervan), foto/ afbeelding, geluidopname, wiki, blog, et cetera.
m.
informatievoorziening (IV):
omvat alles wat er nodig is om belanghebbenden (medewerkers, inwoners, etc.) ‘te voorzien van’ informatie. Informatievoorziening hanteren we voor alles van proces tot techniek, inclusief instandhouding en beheer;
n.
metadataschema:
metadata zijn gegevens die data ‘omschrijven’. Bij een informatieobject zijn dit bijvoorbeeld de auteur, aanmaakdatum en het aantal pagina’s. Een metagegevensschema is een informatiemodel waarin alleen de metagegevens van de informatieobjecten beschreven zijn.
o.
migratie:
het overzetten naar een ander media- of bestandsformaat. Media-migratie is het overzetten van bestanden naar een andere drager en formaat-migratie is het overzetten naar een ander bestandsformaat;
p.
organisatorische eenheid:
bedoeld worden onder meer afdelingen, diensten, commissies, raden, projectbureaus en ‘verbonden partijen’;
q.
portfoliomanagement
proces dat er voor zorgt dat ‘vraag en aanbod’ en prioriteitstelling in lijn wordt gebracht met de strategische doelen. Een belangrijke rol hierbij is weggelegd voor het afdelingsmanagement. Samen met de CIO zullen zij in de zgn. portfolioboard de keuzes maken waar wat betreft IV aan wordt gewerkt.
r.
regeling, de:
de Archiefregeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van informatieobjecten en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
s.
selectielijst:
beschrijft de informatieobjecten van een overheidsorgaan. In een selectielijst staat aangegeven of deze voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Bij informatieobjecten die voor vernietiging in aanmerking komen, staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd.
t.
vervanging:
digitalisering met de verplichting om de originele versies te vernietigen. Dat is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt en vergt een formeel Vervangingsbesluit.
u.
vervreemding:
het in eigendom overdragen van informatieobjecten aan een andere rechtspersoon;
v.
wet, de:
de Archiefwet 1995; Nederlandse wet uit 1995 die het beheer en de toegang van overheidsarchieven regelt.
w.
zorg:
de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 en uitvoerende regelingen;