De melding of aanvraag dient in elk geval de volgende informatie te bevatten:
de gegevens die worden gevraagd via het digitaal aanvraagformulier;
een inrichtingstekening van het terrein;
bij evenementen met een meldingsplicht en A-evenementen: inrichtingstekening waarop minimaal de volgende informatie is aangegeven:
doorgangen incl. afmetingen;
vluchtroutes incl. afmetingen;
afmetingen tussen objecten en bouwsels en bouwwerken.
bij B- en C-evenementen: inrichtingstekening op schaal minimaal 1:200 en voor grotere terreinen 1:500 (schaalaanduiding moet ook op tekening staan).
bij alle categorieën evenementen dienen op de inrichtingstekening de volgende locaties te worden vermeld:
uitgifte/verkooppunten van (alcoholhoudende) dranken;
uitgiftepunten van eten;
warmtebronnen voor voedsel;
aangeven waar gebruik wordt gemaakt van gas of elektra;
aangeven waar gebruik wordt gemaakt van frituur;
bij bakkramen/bakwagens aangeven waar een blusmiddel wordt geplaatst;
waar muziek draait/speelt en waar geluidsboxen staan;
verkooppunten consumptiebonnen, betaalmunten etc.;
podia;
tenten kleiner dan 25 m², geef minimaal aan: locaties blusmiddelen, hoeveel personen worden toegelaten, welke zijden van de tent gesloten zijn en (eventueel) vluchtrouteaanduiding;
tenten vanaf 25 m² en bij bouwsels met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk: de indieningsvereisten van artikel 2.3van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen zijn van toepassing;
toiletten, geef aan: plaats, soort en aantal;
waar verkeersregelaars worden ingezet;
waar voorwerpen op de weg worden geplaatst of grote voertuigen worden geparkeerd;
eerste hulpposten, geef aan: op welke wijze de aantallen Eerste Hulpverleners over de posten zijn verdeeld;
vluchtroutes.
Voor A-evenementen waarbij wegen en/of terreinen worden afgesloten, dienen aanvullend onderstaande zaken te worden aangeleverd:
een beschrijving van de weg(en) en/of terreinen die men wenst af te sluiten voor verkeer en op welke data en tijdstippen (houd rekening met op- en afbouwen);
een onderbouwing van de noodzaak van het afsluiten van deze weg(en) en/of terreinen;
een duidelijke kaart waarop alle te treffen verkeersmaatregelen en omleidingen zijn aangegeven.
Voor B- en C-evenementen dient aanvullend een verkeersplan te worden ingediend, ook als er geen wegen of straten worden afgesloten. Evenementen van deze omvang hebben vanwege hun omvang altijd impact op verkeer.
Indien van toepassing (zie toelichting artikel):
draaiboek van alle dagen, inclusief op- en afbouw;
veiligheidsplan;
de plaatsing van objecten (bijv. tenten, podia, tribunes, inclusief tekening met legenda waarin de getekende bouwsels staan beschreven);
tentboek in geval van een tent hoger dan 3 meter en groter dan 25 m²;
constructietekeningen. De constructieve tekeningen moeten een volledig en actueel beeld geven van de te maken constructies met eventueel een tekstuele toelichting. De maatvoering en de te gebruiken materialen en profielen moeten zijn aangegeven. De uitvoering van de tekeningen moet voldoen aan de geldende NEN-normen;
productattest of berekening van de standaard en/of meermalig te plaatsen bouwsels en brandklasse;
(muziek)programma van alle dagen;
inzetplan en contactgegevens van de Eerste Hulpverlening;
contactgegevens leidinggevenden alcoholverkoop;
certificaat van goedkeuring van de aangewezen keuringsinstantie (AKI) bij kermisattracties;
concept bewonersbrief (zie hiervoor artikel 5.2).
Alle bescheiden moeten in het Nederlands zijn opgesteld of in ieder geval een Nederlandse toelichting bevatten (bijv. certificaten of berekeningen). Op alle bescheiden dient te worden vermeld bij welke aanvraag ze behoren.
Toelichting op artikel
Na een eerste beoordeling kan de aanvrager worden verzocht aanvullende informatie aan te leveren. Dit kan onder andere te maken hebben met het soort evenement, de omvang van het evenement, doelgroep van bezoekers of de locatie van het evenement etc.
Ad 4 Zie bijlage 1 voor de inhoud van een verkeersplan.
Ad 5.b Vergunninghouder is als eerste verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein. Deze moet daarom zelf zorgdragen voor het voorkomen/beperken en oplossen van kleine incidenten. Als de verwachting is dat risico’s groter zijn, dan is een veiligheidsplan vereist. In een veiligheidsplan staat hoe de diverse voorzienbare incidenten worden voorkomen/beperkt en/of aangepakt. In het plan is in elk geval aandacht voor:
identificatie van de risico’s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte, ‘overcrowding’ van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk e.d.) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen;
maatregelen en acties die deze risico’s beperken of uitsluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, verkeersplan, alcohol- of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening (daarbij rekening houdend met de mensenmassa);
stappenplan ‘crowdmanagement’ (het leiden van bezoekers in een bepaalde richting zonder afsluitingen, dwangmiddelen enz.), ‘crowdcontrol’ (het leiden van bezoekers met afsluitingen, dwangmiddelen en gedeeltelijke ontruiming) en beëindiging van het evenement;
evacuatieplan;
afspraken tussen organisator en hulpdiensten.
Ad 5.d Een tent moet zijn voorzien van een tentboek. Dit is de documentatie van de tent met gedetailleerde informatie over gebruikte materialen (keuringsrapport), constructiemethode en constructieberekening, behorend bij de tent, gebundeld en aangeleverd door de eigenaar of verhuurder.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.3
Inhoud van een melding/aanvraag
Onderdeel van Beleidsregels evenementenvergunningenproces gemeente Valkenburg aan de Geul