De voorlopige agenda en de daarbij behorende voorstellen, met uitzondering van de in artikel 25, tweede lid Gemeentewet bedoelde documenten, worden tegelijkertijd met de oproeping op elektronische wijze gepubliceerd.
De agenda wordt bij aanvang van de vergadering door de raadscommissie vastgesteld. Bij de vaststelling kan op voorstel van de commissie of de voorzitter de volgorde van de onderwerpen wordt aangepast.
Ingekomen stukken worden voorzien van een behandelvoorstel en voor de commissieleden digitaal beschikbaar gesteld in het raadsinformatiesysteem. De overzichtslijst met ingekomen stukken wordt gelijktijdig met de agenda gepubliceerd. Het is aan de commissie om over de afdoening een besluit te nemen. Over de Lijst ingekomen stukken kunnen slechts korte vragen worden gesteld. De voorzitter stelt een ter vergadering aanwezig lid van het college in de gelegenheid de vraag te beantwoorden. Indien een commissielid toch behandeling wenst, dan kan hij daartoe een schriftelijk verzoek met probleemstelling en vergaderdoel aanleveren bij de commissiegriffier ten behoeve van agendering voor een volgende commissievergadering.
Commissieleden kunnen tijdens de rondvraag korte vragen stellen over een actueel onderwerp behorende bij de onderwerpen van de raadscommissie. Van onderwerpen voor de rondvraag die tenminste 4 uur voor aanvang van de commissievergadering zijn gemeld bij de commissiegriffier mag de vragensteller een antwoord van het college verwachten. Indien een ter vergadering aanwezig lid van het college de vraag kan beantwoorden, wordt hij daartoe de gelegenheid gesteld. Tijdens de rondvraag vindt er geen debat plaats.
Toelichting artikel 11
Nadat de vergadering is geopend en de mededelingen zijn gedaan, stelt de commissie haar agenda vast.
De agenda is doorgaans opgebouwd uit de volgende onderdelen:
Opening en mededelingen
Procedurevergadering (zie artikel 3)
Vaste agendapunten
Vaststelling agenda
Vaststelling van de verslag van de raadscommissie
Terugkoppeling AB vergaderingen
Lijst met toezeggingen
Vaststelling afdoening ingekomen stukken aan de commissie (zie artikel 11.3)
Spreekrecht publiek
Bij dit agendapunt kunnen burgers iets onder de aandacht van de commissieleden brengen (zie artikel 14)
Rondvraag (zie artikel 11.4)
Het gaat hierbij om vragen aan het college over politiek actuele onderwerpen behorende bij de onderwerpen van de raadscommissie. Tijdens de rondvraag vindt er geen debat plaats.
Te Bespreken
Dit zijn onderwerpen waarover de commissieleden onderling en met het college kunnen overleggen over een voorstel alvorens de commissie een advies aan de raad geeft.
Onder de Streep
Dit zijn onderwerpen waarover in de raadscommissie geen beraadslaging plaatsvindt. Op verzoek van een commissielid kan bij vaststelling van de agenda een dergelijk onderwerp alsnog aan de Te Bespreken-onderwerpen worden toegevoegd. Het betreffende commissielid meldt dit tijdig voorafgaand aan de vergadering bij de commissiegriffier.
Als een voorstel dat op de agenda staat wordt teruggenomen door het orgaan waarvan het afkomstig is, dan blijft het agendapunt op de agenda tenzij de commissie besluit het onderwerp niet te behandelen.
Alle bij de oproep voor de vergadering behorende documenten zijn digitaal beschikbaar en raadpleegbaar in het raadsinformatiesysteem. Het artikel zoekt zoveel mogelijk aansluiting bij artikel 19 Gemeentewet om de agenda en de daarbij behorende voorstellen openbaar te maken. De openbare documenten voor de vergadering kunnen geraadpleegd worden via de website van de gemeente Alkmaar. Leden van de raadscommissie kunnen de documenten voor de vergadering ook raadplegen in een applicatie die hiervoor beschikbaar is gesteld.
Documenten waar geheimhouding op rust liggen voor de raads(commissie)leden ter inzage bij de griffie. Van het inzien van de geheime stukken wordt een register bijgehouden dat bij het desbetreffende stuk ter inzage ligt.
Hoofdstuk 1
Artikel 11 |
Agenda, Ingekomen stukken en Rondvraag
Onderdeel van Reglement van orde op de vergaderingen van de raadscommissies Alkmaar, 2022