In dit hoofdstuk wordt stapsgewijs uitgelegd hoe directe en indirecte kosten worden toegerekend. Stappen:
toerekenen van directe kosten
toerekenen van directe loonkosten.
toerekenen van indirecte kosten (overhead).
Vervolgens wordt er nog kort ingegaan op het bepalen van de kostendekkende tarieven.
5.2 Stap 1: Toerekenen van directe kosten
Uitgangspunt binnen het BBV is om zoveel mogelijk directe kosten direct toe te rekenen aan de kostendragers. Bijvoorbeeld, de kosten van de afvalinzameling worden rechtstreeks toegerekend aan het taakveld 7.3 Afval. De onderhoudskosten van de scholen worden rechtstreeks begroot en verantwoord op het taakveld 4.2 Onderwijshuisvesting. De kosten van de aanleg van een weg worden rechtstreeks geraamd en geboekt op het investeringsnummer.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.
Hulpkostenplaats
Echter, een aantal taken en activiteiten wordt aangemerkt als directe kosten (geen overhead), maar kan niet rechtstreeks worden toegerekend (begroot en verantwoord) aan de kostendragers.
Concreet zijn dit activiteiten of taken waarvan het budget en/of de realisatie (een factuur of de kapitaallasten van een investering) niet direct opgesplitst kan worden naar meerdere taakvelden. Enkele voorbeelden:
De kosten van de gemeentewerf en de tractiemiddelen gebruikt door de buitendienst worden aangemerkt als directe kosten voor de producten en diensten die door de buitendienst worden geleverd (geen overhead). De buitendienst werkt aan meerdere taakvelden zoals taakveld 2.1 Verkeer en vervoer en 5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie etc. Alleen bijvoorbeeld een factuur voor brandstof van een voertuig of de elektriciteitskosten van de gemeentewerf is niet rechtstreeks toe te rekenen aan deze taakvelden. M.b.v. een logische verdeelsleutel worden de baten en lasten verdeeld naar de betreffende taakvelden.
Wanneer de kosten voor de uitvoering van de belastingheffing meerdere taakvelden (OZB woningen, OZB niet woningen, afvalstoffenheffing, rioolheffing) betreft, dan moeten de kosten over deze betreffende taakvelden worden verdeeld. Hierbij wordt een praktische verdeelsleutel gehanteerd (bijv. naar rato van de aanslagregels voor de uitvoeringskosten van heffingen/belastingen).
De baten en lasten van niet direct toerekenbare directe activiteiten en taken worden eerst verzameld op een hulpkostenplaats en met behulp van een verdeelsleutel toegerekend aan de kostendragers.
Het gebruik van deze systematiek van verzamelkostenplaatsen zal alleen worden toegepast indien geen andere (administratieve) oplossing te vinden is.
5.2 Stap 2: Toerekenen van directe loonkosten
De eerste stap is het verdelen van loonkosten, één van de grootste kostenposten van een gemeente, over de kostendragers. Loonkosten kunnen zowel direct als indirect (overhead) zijn. Loonkosten van overhead worden conform de definitie en uitleg uit paragraaf 2.5 toegerekend aan taakveld 0.4 Overhead, zie verder paragraaf 5.4.
De begrote/gerealiseerde loonkosten worden per organisatieonderdeel (op kostenplaatsen) verzameld. Vervolgens worden de directe loonkosten o.b.v. capaciteit (uren) per formatie x uurtarief organisatieonderdeel verdeeld naar de kostendragers.
Voor 1 fte wordt op jaarbasis gerekend met 1.360 uur aan directe productieve uren. De productieve uren zijn de werkbare uren minus de improductieve uren. De productieve uren worden doorbelast naar de kostendragers zijnde de deeltaken (taakvelden en programma's), bouwgrondexploitaties, investeringen en voorzieningen. De capaciteitsplanning wordt eenmaal per jaar opgesteld in aanloop naar de begroting. De verdeling van de productieve uren naar de kostendragers vindt jaarlijks plaats op basis van een uitvraag in de organisatie.
Per organisatieonderdeel (nb: in verband met verschillen in het type werk zijn deze niet gelijk aan de gemeentelijke afdelingen) wordt een uurtarief berekend die wordt gebruikt voor de doorbelasting van de directe kosten. De volgende organisatieonderdelen zijn hier van toepassing:
Communicatie
Gemeentelijk aannemersbedrijf bedrijfsleiders en opzichters
Gemeentelijk aannemersbedrijf werklieden
Gemeentelijk ingenieursbureau
Omgeving en Economie
Vergunning en Handhaving
Samenleving
Publiekszaken
Dit uurtarief is de basis voor de voorcalculatorische toerekening van loonkosten aan de kostendragers.
Begroting (voorcalculatie)
De loonkosten worden per organisatieonderdeel verzameld op een hulpkostenplaats. De begrote loonsom wordt opgesteld o.b.v. formatie. Hierbij wordt conform de notitie Overhead per functie een onderscheid gemaakt in overhead of directe loonkosten.
De directe geraamde loonkosten worden op basis van uren per formatieplaats x tarief organisatieonderdeel toegerekend aan de kostendragers o.b.v. uren uit de capaciteitsplanning.
Jaarrekening (realisatie/nacalculatie)
In de jaarrekening wordt de volgende systematiek toegepast voor de verwerking van de gerealiseerde loonkosten.
Als eerste worden de loonkosten van personen, indien van toepassing, toegerekend aan bouwgrondexploitaties, investeringen en voorzieningen. Deze toerekening vindt plaats op basis van het werkelijk aantal gemaakte uren x het voorcalculatorisch tarief.
Voor de toerekening van de directe loonkosten wordt gebruik gemaakt van een urenschrijfsysteem (momenteel in de applicatieTIM). Hierbij is het uitgangspunt dat medewerkers alle direct gemaakte uren aan grondexploitaties, investeringen en voorzieningen schrijven in het urenschrijfsysteem. Overige uren hoeven niet geschreven te worden. Uitzondering betreft eventuele subsidiabele kosten binnen de exploitatie waarvoor het schrijven van uren noodzakelijk is.
De resterende directe loonkosten worden verdeeld over de kostendragers in de exploitatie.
De resterende loonkosten worden toegerekend aan de kostendragers op basis van het voorcalculatorische aandeel in de geraamde directe loonkosten.
5.4 Stap 3: Toerekenen van indirecte kosten (overhead)
De overhead moet op een consistente wijze worden toegerekend. Een methode wordt niet door de wetgever voorgeschreven, maar moet door de raad worden vastgesteld en opgenomen in de financiële verordening. Bij de methodiek kan gedacht worden aan de door het CBS gehanteerde techniek (naar rato van personeelskosten) of bijvoorbeeld naar rato van de omvang van de taakvelden.
Begroting (voorcalculatie)
Voor de toerekening van de overheadkosten is gekozen voor de volgende methodiek:
Voor de toerekening van de overheadkosten aan investeringen, grondexploitaties en voorzieningen wordt een opslag op het directe uurtarief gehanteerd die jaarlijks bij het opstellen van de begroting als volgt wordt berekend:
Totaal overheadkosten = opslag overhead op direct uurtarief
Totaal directe uren
Deze opslag wordt voorcalculatorisch (begroting) toegepast op basis van het aantal geraamde directe uren (eigen personeel en inhuur) op de investeringen, grondexploitaties en voorzieningen en als negatieve last gepresenteerd binnen het taakveld 0.4 overhead.
De per saldo resterende overheadkosten worden gepresenteerd op taakveld 0.4 overhead.
Voor het toerekenen van de loonkosten wordt gebruik gemaakt van een capaciteitsplanning/gerealiseerde capaciteit vast personeel op basis van het aantal productieve uren. Deze input wordt gebruikt voor het toerekenen van de overhead. Ook externe inhuur maakt gebruik van de faciliteiten (werkplek, ondersteuning, advies etc.) van de organisatie. Vanuit deze optiek wordt overhead toegerekend aan de kostendrager(s) waar de inhuurcapaciteit aan werkt.
Zoals vermeld in paragraaf 3.5 wordt alleen de overhead aan grondexploitaties, investeringen en andere projecten (voorzieningen) verwerkt in de boekhouding en externe verslaggeving (intracomptabel).
Jaarrekening (realisatie/nacalculatie)
In de jaarrekening wordt de volgende systematiek toegepast voor de verwerking van de gerealiseerde loonkosten.
In de realisatie (jaarrekening) wordt het voorcalculatorisch tarief x het werkelijk aantal uren (eigen personeel en inhuur) gemaakt voor investeringen, grondexploitaties en voorzieningen toegepast voor de doorbelasting van de overheadkosten.
Daarnaast wordt voor de toerekening van de overheadkosten:
de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies