**1..** Ter voorbereiding op de behandeling van een geagendeerd voorstel of onderwerp in een raadscommissie kunnen de desbetreffende commissieleden voorafgaande aan de commissievergadering technische vragen stellen. In de vergadercyclus worden hiertoe termijnen opgenomen.
**2..** Technische vragen zijn vragen die ambtelijk beantwoord kunnen worden.
**3..** De vragen worden per fractie gebundeld en per email ingediend bij de commissiegriffier.
**4..** De commissiegriffier leidt deze ter beantwoording door naar de secretaris.
**5..** De secretaris stuurt per agendapunt de beantwoording van alle tijdig ingediende vragen van de fracties naar de griffie.
**6..** De griffie plaatst alle vragen en antwoorden op IBabs.
**7..** Het stellen van technische vragen in de commissie is niet toegestaan. Technische vragen dienen altijd schriftelijk en minimaal 96 uur voorafgaand aan de vergadering te worden ingediend.
Toelichting hoofdstuk 2 Vergaderingen, paragraaf 1 Voorbereidingen
Artikel 7. Oproep en agenda
Het eerste lid stelt verplicht dat de griffie een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de oproep, de voorlopige agenda en de stukken op iBabs plaatst. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het gaat hier om een voorlopige agenda. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze aangeboden op een besloten gedeelte van iBabs of blijven deze stukken onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.
In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid).
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda (derde lid). Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de Agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2022.
In het vierde lid wordt aangegeven dat er in elke commissie een onderdeel is waarin de raadsvoorstellen aan de orde komen en een onderdeel waar informatievoorziening vanuit het college kan plaatsvinden. Dit levert mogelijk meer ruimte op in de raadsplanning. Het blijft uiteraard mogelijk indien nodig los van de commissies informatiebijeenkomsten in te plannen. Tevens wordt bepaald dat elke vergadering in een rondvraag voorziet. Commissieleden dienen vragen voor de rondvraag, net als technische vragen over andere agendapunten, bij voorkeur zoveel mogelijk voorafgaand aan de vergadering in. Het college kan daardoor de beantwoording voorbereiden. De vragen zijn verhelderend van aard; er vindt geen politiek debat plaats. Bij eventuele afwezigheid van de betrokken portefeuillehouder kunnen vragen na de vergadering schriftelijk worden beantwoord.
In het vijfde lid wordt raads- en commissieleden de mogelijkheid gegeven een bij de raad ingekomen stuk of andere onderwerpen te agenderen voor een commissievergadering. Hiertoe moet een bespreeknotitie worden aangeleverd. Het artikel geeft weer wat er minimaal in een dergelijke notitie moet staan en welke onderwerpen niet aan de orde mogen komen.
In het zevende lid is bepaald dat de vergaderingen van de raadscommissie aanvangen om 19.00 uur en eindigen uiterlijk om 22.30 uur. Wat deze bepaling betreft is de intentie aan te sluiten bij de werkwijze van de raad (art. 8, lid 6 RvO). De agendacommissie streeft ernaar de agenda’s van de commissies zo samen te stellen dat dit eindtijdstip haalbaar is. Afhankelijk van het verloop van een vergadering kan het echter blijken dat dit niet gehaald wordt. Een halfuur voor het bereiken van de eindtijd pleegt de voorzitter overleg met de commissieleden om te bepalen of afronding van de dan voorliggende agenda binnen een redelijke tijd kan plaatsvinden of dat de vergadering op een andere dag dient te worden voortgezet.
Het achtste lid gaat over de situatie waarin de voorzitter of fracties wensen een extra commissievergadering in te plannen. Hier dient dan schriftelijk –eventueel via mail- met opgaaf van redenen om te worden verzocht.
Het negende lid geeft aan dat de voorzitter en of de Agendacommissie en/of het presidium in bijzondere gevallen een andere vergaderplaats kan aanwijzen. In principe vinden de vergaderingen plaats in de raadzaal. Men kan er echter voor kiezen digitaal te vergaderen of op een andere locatie dan de raadzaal als bepaalde omstandigheden hier om vragen.
Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering die geheim moeten blijven aangeboden op het besloten gedeelte van iBabs of bij hem/haar ter inzage gelegd. Op verzoek van de commissieleden kan de griffier inzage aan hen verlenen. Dit artikel is in overeenstemming gebracht met het reglement van orde voor de raad en tevens omgezet naar nieuwe geheimhoudingsbepalingen in hoofdstuk Va (artikelen 87 tot en met 89) van de wet, naar aanleiding van invoering van de wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur.
Artikel 9. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet over openbare kennisgeving van commissievergaderingen.
Artikel 10 Technische vragen stellen
Op basis van dit artikel kunnen commissieleden technische vragen (ook wel voorvragen genoemd) indienen voorafgaand aan een commissievergadering, over de onderwerpen die op de agenda staan.
Hiermee wordt gedoeld op vragen, die zien op het verkrijgen van feitelijke en/of technische informatie. Deze vragen worden gesteld ter verheldering van een voorliggend voorstel. Hieruit kunnen beeldvormende en politieke vragen voortvloeien. Voorbeelden van ‘technische vragen’ zijn:
Op pagina 12 staat een tabel. Klopt de optelling hiervan wel?
In het raadsvoorstel staat dat dit project in totaal 1 ton kost en in het concept-raadsbesluit staat dat het 1,5 ton kost. Welk van de twee is het juiste bedrag?
In het voorstel staat een zin, die ik helemaal niet begrijp. Kunt u mij uitleggen wat hier wordt bedoeld?
Om hoeveel mensen, flitspalen, parkeerplaatsen etc. gaat het in dit voorstel?
Dit is informatie die raadsleden nodig hebben om een voorstel goed te kunnen beoordelen en om tot een afgewogen besluitvorming te kunnen komen. Het is echter ook informatie die niet voor alle raadsleden even relevant is, die soms zodanig technisch is dat de portefeuillehouder deze niet paraat heeft en die de (commissie)vergaderingen tweeledig belasten: 1) er gaat tijd mee verloren en 2) het haalt de ‘flow’ uit een goede bespreking.
Om de commissievergadering niet te veel te belasten met dit soort vragen dienen commissieleden deze vooraf te stellen. Technische vragen dienen altijd schriftelijk en minimaal 96 uur voorafgaand aan de vergadering te worden ingediend. Het streven is de vragen voor de vergadering schriftelijk te beantwoorden. Worden vragen echter later ingediend dan de afgesproken termijn, dan is dit niet meer gegarandeerd.
Wat is dan het verschil tussen technische vragen en beeldvormende vragen? In het geval van beeldvorming stellen fracties vragen over informatie die nodig is om zich een oordeel over het onderwerp te kunnen vormen. Dat kunnen dus vragen zijn zoals: - In dit voorstel is gekozen voor variant a en niet voor variant b. Wat zijn de afwegingen van het college daarbij geweest? - Het college besteedt in dit voorstel veel aandacht aan de bereikbaarheid van Hilversum. Is er onderzocht of andere partijen zoals de provincie bereid zijn een bijdrage te leveren? - U vraagt in dit voorstel eenmalig geld om een plan op de stellen. Als dat plan tot uitvoering zal worden gebracht, waaruit wordt dat betaald? - In dit plan wordt de horeca in de gelegenheid gesteld langer gebruik te maken van de tijdelijke uitbreiding van hun terras. Zijn er daarbij ook afspraken gemaakt over het wel of niet inzetten van terrasverwarming? - Is er in de planning rekening gehouden met, of een voorbehoud gemaakt voor, eventuele juridische procedures? - Is in dit voorstel niet deels sprake van een overlap met eerder vastgesteld beleid?
Hoofdstuk 2. › Paragraaf 1.
Artikel 10.
Technische vragen stellen
Onderdeel van Verordening op de raadscommissies en beeldvormende bijeenkomsten Beekdaelen 2022