Art. 2.9.7. Analoge en digitale vernietiging archiefbescheiden — Bepalen van wijze van verantwoording

Er moet worden bepaald hoe de verantwoording en vastlegging van de te vernietigen archiefbescheiden/informatieobjecten zal plaatsvinden. Dit kan door vast te leggen: Welke verwijderingshandelingen er verricht zullen worden: door wie, op welk moment en hoe die worden gedocumenteerd. Welk type informatieobjecten vernietigd wordt; zijn dit gegevensets in databases, documenten of hele dossiers? De aantallen te vernietigen informatieobjecten. Welke metagegevens je bewust níét vernietigt, zodat je over de vernietiging verantwoording af kunt leggen en het niet lijkt alsof de informatieobjecten nooit hebben bestaan. Metagegevens Het is verstandig c.q. noodzakelijk om bepaalde metagegevens te behouden die bewijzen dat het informatieobject er ooit was én dat dit op juiste wijze is vernietigd. Bijvoorbeeld door de status van het informatieobject vanaf het moment van vernietiging aan te passen in ‘vernietigd’ en deze status als metadata wel te bewaren na vernietiging van het informatieobject. Dat kan in het bronsysteem, maar bijvoorbeeld ook middels een gedetailleerde verklaring van vernietiging. Daarbij spelen ook de beveiligings‐ of toegangsbeperkingen voor het informatieobject een rol. Wat er niet wordt vastgelegd; denk bijvoorbeeld aan het geanonimiseerd opnemen van persoonsgebonden informatie uit de titel van een dossier in de (concept)vernietigingslijsten en de vernietigingsverklaringen. Voor sommige informatieobjecten is het niet wenselijk dat op basis van de (concept)vernietigingslijst en vernietigingsverklaring zichtbaar is over wie of wat de informatie ging. Een alternatief hiervoor is dat je bij de te bewaren vernietigingsverklaring een geanonimiseerde of geaggregeerde versie opneemt. Wanneer vernietiging heeft plaatsgevonden, kan er een audit gehouden worden waarbij wordt getoetst of dit proces volgens de kwaliteitseisen is verlopen en gedocumenteerd. Bij eventuele onderzoeken van bijvoorbeeld de Auditdienst of de Rekenkamer en bij rechtszaken, kan dan eenvoudig worden aangetoond dat de juiste informatie op de juiste wijze is vernietigd.

Rechtspraak bij dit artikel