Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling
Vanaf 1 januari 2013 heeft de zorgdrager, het college van Burgemeester en Wethouders, op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om een besluit tot vervanging te nemen. Voor permanent te bewaren archiefbescheiden is naast de Archiefwet en het Archiefbesluit ook artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing. Artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 stelt als voorwaarde dat vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden. Daarnaast dient de zorgdrager volgens artikel 2, eerste lid, aan te geven op welke wijze rekening wordt gehouden met:
De taak van het desbetreffend overheidsorgaan
De verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen
De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed
Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht-of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 8 van het Archiefbesluit eist dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die tenminste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten. Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling dient de zorgdrager voor zover het archiefbescheiden betreft die volgens de selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten:
De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de werkprocessen en categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt
De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur
Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen
De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit
De wijze waarop de productie tot stand komt, waartoe in elk geval wordt gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk
De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten
Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
De kwaliteitsprocedures.
Privacy en Informatiebeveiliging (P&IB)
De gemeente Edam-Volendam heeft de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) omarmd. Het informatiebeveiligingsbeleid is voor de lange termijn vastgesteld. Hiernaast heeft er een Nulmeting IB plaatsgevonden. De uitkomst van de Gap/impact-analyse is verwerkt in het Informatiebeveiligingsplan 2014-2017.
Hiernaast zijn de Baselinetoets, het (gerelateerde) Risicomanagement IB, het Incidentenmanagement IB en de Privacy Impact Analyse (PIA) eveneens door B&W vastgesteld. Bij een nieuwe ontwikkeling, proces, activiteit of systeem (OPAS) moet worden onderzocht of deze aan de BIG voldoet. Dit kan met de baselinetoets. Er wordt een waarde aan de OPAS gegeven, de zogenaamde Beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (BIV) waarde. Als blijkt dat de OPAS de BIG overstijgt moet er een risicoanalyse en PIA worden uitgevoerd. Daarna wordt duidelijk welke maatregelen er genomen moeten worden. Hiermee wordt de informatieveiligheid geborgd, maar 100% veiligheid bestaat niet. Daarom is het van groot belang te weten hoe gehandeld moet worden bij incidenten. Dit is geregeld in het Incidentenmanagement, waarmee een adequate basis is gelegd voor wat betreft Informatiebeveiliging.
Tevens zijn in het licht van de privacy het Privacybeleid, -protocol en –reglement vastgesteld, waardoor een basis qua privacy is gelegd. Wettelijke regelgeving geeft aan hoe een organisatie zorgvuldig met persoons- en gevoelige gegevens om moet gaan. Het aanstellen van een functionaris Persoonsgegevens is ook een uitvoeringsmaatregel waaraan de gemeente Edam-Volendam voldoet.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies