Documenten die wettelijk verplicht op papier bewaard moeten worden (aantonen door proceseigenaar en op te nemen in het Documentair Structuur Plan (DSP), zoals de akten van de burgerlijke stand;
Documenten die technisch niet te scannen zijn vanwege het afwijkende formaat > A0;
Documenten die speciaal ingebonden, te kwetsbaar of van te slechte kwaliteit zijn;
Documenten met intrinsieke c.q. cultuurhistorische waarde. Deze documenten voldoen aan de volgende kenmerken:
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (bijvoorbeeld glasnegatief)
De uiterlijke vorm van het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde
Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels en watermerken en dergelijke)
Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent
Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject
Er bestaat twijfel over authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven
Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historische personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen
Documenten met financiële waarde, bijvoorbeeld bankgaranties.
Artikel 2.3.1