De ID/iv medewerkers beoordelen tijdens en na de registratie of een document tot de vastgestelde lijst met uitzonderingen behoort. Behoort een document tot de uitzondering dan wordt dit aangegeven in het uitklapveld notities van de documentregistratie en wordt in de registratie het bewaarblok 2016-2019 gevuld. Op het papieren origineel wordt het zaak-en documentnummer overgenomen waaronder de eventuele digitale kopie in Decos / Join is geregistreerd.
Beschreven wordt in het uitklapveld notities wat voor uitzondering het betreft en waar het wordt gearchiveerd. In de te bewaren serie 2016-2019 is een apart nummer gereserveerd voor deze stukken. Dit nummer is gekoppeld aan een archiefdoos welke in de archiefkluis staat. Binnen dit unieke nummer krijgen de stukken weer een onderverdeling, een uniek serienummer. In het uitklapveld wordt duidelijk aangegeven:
De bestandsnaam
Het unieke nummer (is het post-in registratienummer)
Het serienummer
Artikel 2.4