Algemeen:
De autorisaties/rechten zijn binnen Decos/Join vastgelegd op rol en/of medewerker. In het DSP staan de werkprocessen beschreven: de proceseigenaar, de vertrouwelijkheid, de documenttypen, de wetgeving etc. De Zaak Type Catalogus wordt gevuld vanuit het DSP. Bij het aanmaken van een nieuwe zaak wordt er een zaaktype gekoppeld. Het gekozen zaaktype bepaalt dus de vertrouwelijkheid. Dit is zichtbaar in het veld “alleen zichtbaar voor”. De sectie ID/iv is altijd aan dit veld toegevoegd. Degene die registreert, kan altijd personen toevoegen. Het veld “alleen zichtbaar voor” regelt de openbaarheid / strikt geheim op naam van persoon of op rol. Bij het aanmaken van een nieuwe zaak start op basis van de proceseigenaar de bijbehorende workflow.
Het vigerende autorisatieschema voor Decos / Join staat vermeld in het DMS onder zaaknummer D - 1604494
Externe autorisaties:
Er is één extern account aangemaakt in Decos /Join, nl. voor de taxateur die in opdracht van de gemeente de WOZ-bezwaarschriften afhandelt. De taxateur heeft dezelfde gebruikersrechten als de medewerker belastingen.
Applicaties gekoppeld aan Decos /Join:
Via de gemeentelijke “servicebus” zijn er systemen gekoppeld aan Decos/Join, zoals bijvoorbeeld de vakapplicaties Squit XO; Civision Samenlevingszaken en I-Samenleving. Deze applicaties worden gebruikt als voortgangsapplicatie, de brieven/adviezen worden hierin gecreëerd en genereren soms ook managementinformatie. Dit zijn echter geen NEN 2082 gecertificeerde systemen. De brieven / adviezen die ontstaan in de vak applicatie worden gearchiveerd in Decos /Join, als een nieuwe documentregistratie, en gekoppeld aan het digitaal dossier. Aan het document wordt automatisch een workflow gekoppeld voor een digitale handtekening of bestuurlijke besluitvorming. Na afloop van de workflow wordt het Word document omgezet in PDF/A-2a formaat. Zie voor de nadere uitleg paragraaf 3.5.
Artikel 3.2.