Inkopen is in de gemeente als volgt georganiseerd: enkelvoudig onderhandse aanbestedingen worden door de afdeling zelf gedaan en alle aanbestedingen boven de enkelvoudige aanbestedingsdrempel gaan via het team Inkoop. Hierna volgt een korte omschrijving per procedure.
Als eerste wordt bepaald of het om een levering, werk, dienst of Sociale of andere specifieke dienst gaat Overheidsopdrachten voor leveringen hebben betrekking op de aankoop, lease, huur of huurkoop van producten. Een overheidsopdracht die betrekking heeft op levering van producten en in bijkomende orde op werkzaamheden voor aanbrengen of installeren, wordt beschouwd als overheidsopdracht voor levering.
Een werk is een product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken, dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Ter controle of een opdracht onder werken valt, kan middels de bijbehorende CPV-code (Common Procurement Vocabulary) duidelijkheid verschaft worden.
Een dienst is een aanbesteding welke niet onder werken of leveringen valt. Is de aanbesteding een combinatie van leveringen en diensten, dan valt de aanbesteding onder het onderdeel welke de hoogste waarde heeft.
Voor een Sociale of andere specifieke dienst geldt een gericht regime, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten (tot € 750.000,-). Denk bij Sociale of andere specifieke diensten bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijke dienstverlening, enkele juridische dienstverleningen, etc. Of een dienst onder Sociale of andere specifieke diensten valt, wordt aan de hand van de CPV-codes bepaald.
Aan de hand van o.a. het aan te besteden bedrag wordt daarna de inkoopprocedure bepaald Na het bepalen van het type aanbesteding wordt de keuze voor de inkoopprocedure bepaald door de aard van de markt en de inkoopmatrix zoals hierna weergegeven. De gemeente zal met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onderstaande procedures toepassen, tenzij de gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
De gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Dit is in beperkte mate mogelijk middels een hardheidsclausule geaccordeerd door het college.
Werken
Leveringen
Diensten
Sociale/specifieke
Diensten
Enkelvoudig
Tot € 150.000,-
Tot € 50.000,-
Tot € 50.000,-
Naar keuze tot
€ 750.000,-
Meervoudig
Van € 150.000,-
Tot € 1.500.000,-
€ 50.000,-
€ 215.000,-
€ 50.000,-
€ 215.000,-
Naar keuze tot
€ 750.000,-
Nationaal
Van € 1.500.000,-
Tot € 5.382.000,-
In principe niet,
tenzij
In principe niet,
tenzij
Naar keuze tot
€ 750.000,-
Europees*
Vanaf € 5.382.000,-
Vanaf € 215.000,-
Vanaf € 215.000,-
Vanaf € 750.000,-
*Voor actuele Europese drempelbedragen na 1-1-2022 zie:https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/drempelbedragen-europees-aanbesteden
Enkelvoudig onderhandse aanbesteding
Wordt gedaan door de inkopende medewerker van de betreffende afdeling.
Medewerker vraagt offerte op bij een geselecteerde ondernemer.
Medewerker maakt overeenkomst inclusief de vastgestelde inkoopvoorwaarden van de gemeente.
Meervoudig onderhandse aanbesteding
De inkopende medewerker van de afdeling en de inkoopadviseur van het team Inkoop vullen samen het intakeformulier in.
Eventueel vindt er een markconsultatie plaats om de mogelijkheden van de markt te verkennen.
De inkoopadviseur ontvangt van de medewerker een heldere omschrijving (programma van eisen) en formuleert gezamenlijk gunningeisen (knock-out) en -criteria (punten).
Beoordeeld wordt of bij gecombineerde opdrachten de opdracht zal worden geclusterd of gesplitst zal worden in percelen. Dit laatste om het MKB de gelegenheid te geven om mee te doen in de aanbesteding. Splitsen om onder aanbestedingsdrempels te komen is onrechtmatig.
De inkoopadviseur zet offerte digitaal uit bij drie tot vijf ondernemers. Hierbij wordt rekening gehouden met het gelijkheidsbeginsel (niet altijd dezelfde leveranciers). Het gebruik van TenderNed heeft, door de eenduidige, transparante werkwijze de voorkeur.
De inkoopadviseur toetst samen met de inkopende medewerker de offertes van leveranciers.
De ondernemer met de meeste punten wordt gecontracteerd.
De inkoopadviseur maakt overeenkomst inclusief inkoopvoorwaarden van de gemeente.
Nationaal aanbesteden
Bij de gemeente is besloten de Nationaal openbare aanbestedingen in principe niet toe te passen bij leveringen en diensten, tenzij dit bijdraagt aan de doelmatigheid van de aanbesteding. Tot de drempelwaarde voor Europees aanbesteden wordt –in het algemeen- als inkoopprocedure meervoudig onderhands toegepast. Voor werken en Sociale en andere specifieke diensten wordt nationaal aanbesteden wel toegepast. De procedure is in grote lijnen gelijk aan die voor een Europese aanbesteding.
Europees aanbesteden
De Europese aanbesteding vindt plaats via TenderNed.
De inkopende medewerker van de afdeling en de inkoopadviseur van het team Inkoop vullen samen het intakeformulier in.
Eventueel vindt er een markconsultatie plaats om de mogelijkheden van de markt te verkennen.
De inkoopadviseur ontvangt van de medewerker een heldere omschrijving (programma van eisen) en formuleert gezamenlijk met een inkoopteam gunningeisen (knock-out) en -criteria (punten).
Beoordeeld wordt of bij gecombineerde opdrachten de opdracht zal worden geclusterd of dat er gesplitst zal worden in percelen. Dit laatste om het MKB de gelegenheid te geven om mee te doen in de aanbesteding. Splitsen om onder aanbestedingsdrempels te komen is onrechtmatig.
De inkoopadviseur plaatst de aanbesteding op TenderNed (met alle bijbehorende termijnen en procedures).
De inkoopadviseur toetst samen met het inkoopteam de offertes van leveranciers.
De ondernemer met de meeste punten wordt gecontracteerd.
De inkoopadviseur maakt overeenkomst inclusief inkoopvoorwaarden van de gemeente.
Opstellen aanbestedingsdocument
Bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten (eisen en voorwaarden) wordt bij een aanbesteding in het kader van proportionaliteit in ieder geval gekeken naar:
Het al of niet samenvoegen van opdrachten
De uitsluitingsgronden
Het aantal en de inhoud van de geschiktheidseisen
De gunningscriteria
De te stellen termijnen
De te vergoeden kosten indien er hoge kosten verbonden zijn aan het meedoen aan de aanbesteding
De gemeentelijke inkoopvoorwaarden en eventueel aanvullende voorwaarden (t.b.v. de overeenkomst)
Raming en financieel budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
Artikel 2.2