Een aantal begrippen uit de AVG wordt ook in dit document gebruikt. Voor de duidelijkheid over de betekenis van deze begrippen worden deze in dit onderdeel toegelicht.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
Bijzonder persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
Deze gegevens mogen slechts onder bepaalde voorwaarden worden verwerkt. Dat geldt ook voor strafrechtelijke gegevens.
Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Als de betrokkene minderjarig is dan is voor het uitoefenen van zijn rechten toestemming nodig van de wettelijke vertegenwoordiger(s).
Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Een samenhangend geheel aan bewerkingen vormt een bewerking, maar ook de afzonderlijke delen zijn verwerkingen die moeten voldoen aan de AVG.
Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.
Wie bepaalt de functionele en operationele activiteiten?
Ieder bestuursorgaan van de gemeente Veere is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens voor zijn of haar taken.
Verwerker: Een organisatie die persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke. Bijvoorbeeld een ICT-bedrijf dat een cloud-dienst levert en persoonsgegevens opslaat voor de gemeente Veere.
Verwerkersovereenkomst: Als de verwerkingsverantwoordelijke een verwerker inschakelt dan moet er altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten worden. Deze overeenkomst bevat met name bepalingen t.a.v. de bescherming en beveiliging van de persoonsgegevens.