De AVG schrijft voor dat de verwerkingsverantwoordelijke een register bijhoudt van alle verwerkingsactiviteiten. Vanuit praktische overwegingen en om redenen van beheersbaarheid, is binnen de gemeente Veere gekozen om dit te doen door het clusteren van verwerkingsactiviteiten. De verwerkingsactiviteiten die met elkaar één verwerkingsdoel vormen zijn als één verwerking geregistreerd. Het verwerkingsdoel bepaalt dus de registratie in het verwerkingenregister. Zo bestaat bijvoorbeeld het verwerkingsdoel Omgevingsvergunningen uit verschillende verwerkingsactiviteiten. Deze activiteiten worden in het verwerkingenregister bij de verwerking Omgevingsvergunningen beschreven.
Voor het verwerkingenregister wordt gebruik gemaakt van een speciaal daarvoor ingerichte applicatie. In deze applicatie worden per verwerking de volgende verplichte gegevens geregistreerd:
a. naam en omschrijving van de verwerking
b. de verwerkingsverantwoordelijke
c. de grondslag voor de verwerking
d. het doel van de verwerking
e. categorieën van persoonsgegevens
f. categorieën van betrokkenen
g. categorieën van ontvangers van persoonsgegevens (waaronder verwerkers)
h. de bewaartermijn
i. informatie over doorgifte van informatie aan derde landen
j. de getroffen beveiligingsmaatregelen
Daarnaast worden in de applicatie aanvullende gegevens opgenomen die de informatiewaarde van het verwerkingenregister vergroten. Een voorbeeld van een verwerking in het verwerkingenregister is opgenomen in bijlage 1.
In verband met het uitoefenen van de rechten van betrokkenen is in ieder geval als aanvullend gegeven “de wijze van informeren van de betrokkene” in het register opgenomen.
Het verwerkingenregister wordt periodiek (minimaal 1x per 2 jaar) gecontroleerd op volledigheid en actualiteit. Tussentijds gemelde wijzigingen worden direct verwerkt.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies