De gemeente verzamelt, gebruikt en beheert informatie die in bepaalde gevallen ook openbaar gemaakt wordt. Als deze informatie persoonsgegevens bevat dan gelden hiervoor een aantal voorwaarden en spelregels. T.a.v. het openbaar maken van informatie worden drie situaties onderscheiden: actieve verplichte openbaarmaking, passieve verplichte openbaarmaking en openbaarmaking uit eigen beweging. In alle situaties staat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorop. Persoonsgegevens worden alleen openbaar gemaakt als dat wettelijk verplicht is of in het geval het belang van openbaarmaking groter is dan het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Van dat laatste kan bijvoorbeeld sprake zijn als de informatie een benoeming in een openbare functie betreft (denk aan de benoeming van een raadslid) of als de persoonsgegevens van doorslaggevende betekenis zijn voor de inhoud van de informatie.
De terughoudendheid t.a.v. het openbaar maken van persoonsgegevens is ook van belang m.b.t. het principe ‘eenmaal openbaar is altijd openbaar’. Het te lichtvaardig openbaar maken van persoonsgegevens kan een probleem opleveren als openbaarmaking op een later moment ongewenst is. Is de informatie eenmaal openbaar gemaakt dan kan een later verzoek tot verstrekking van de informatie niet geweigerd worden.
Als de eerdere openbaarmaking berust op een fout dan moet die fout niet herhaald worden. Het probleem hierbij is dat veel openbaarmakingen digitaal gebeuren (Internet), en het is onmogelijk om alle digitale sporen te wissen. In die zin heeft eenmaal openbaar, altijd openbaar ook een praktische (negatieve) betekenis.
Uit de jurisprudentie blijkt dat het categorische weigeren van informatie niet is toegestaan. Van categorisch weigeren is sprake als vanwege één bepaalde uitzonderingsgrond in het geheel geen informatie wordt verstrekt. Dat is niet toegestaan, per document of per passage moet dan gemotiveerd worden waarom die informatie niet wordt verstrekt. Persoonsgegevens niet verstrekken door deze onleesbaar te maken is geen categorische weigering, de informatie wordt immers wel verstrekt. Als het verzoek juist is gericht op het verstrekken van persoonsgegevens, dan vindt een afweging van belangen plaats, zie onderdeel 4.10.2.2.
Met onleesbaar maken wordt bedoeld iedere aanpassing die ervoor zorgt dat de betreffende persoonsgegevens niet openbaar worden. Dat kan op een fysieke of digitale manier. Ook het anonimiseren van persoonsgegevens is een geaccepteerde manier van onleesbaar maken.
Op basis van deze uitgangspunten wordt het openbaar maken van informatie als volgt toegepast.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.10
Openbaar maken informatie (Woo)
Onderdeel van Privacybeleid gemeente Veere