Hoofdstuk 3 van de Wet open overheid (Woo), voorheen de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), verplicht het bestuursorgaan dat het rechtstreeks aangaat om uit eigen beweging de bij het bestuursorgaan berustende informatie neergelegd in documenten voor eenieder openbaar te maken.
Dit hoofdstuk in de Woo is voor een groot deel van de gemeentelijke informatie de kapstok voor openbaarmaking. Daarnaast worden in een aantal bijzondere wetten ook verplichtingen gegeven tot openbaarmaking van informatie. Denk hier bij aan de WABO, Wet Milieubeheer, Jeugdwet, etc.
Bij het actief verstrekken van informatie wordt in alle gevallen rekening gehouden met de uitzonderingsgronden van hoofdstuk 5 van de Woo, tenzij hiervoor in de betreffende bijzondere wetten specifieke aanwijzingen zijn gegeven. Ook de Bekendmakingswet houdt rekening met artikel 5.1 van de Woo.
Bekendmakingswet
Op 1 juli 2021 is de Wet Elektronische Publicaties (WEP) in werking getreden. De WEP is een wijziging van de Bekendmakingswet en tal van andere wetten waarin terinzagelegging en publicatie is voorgeschreven. Alle bekendmakingen moeten nu in het elektronisch Gemeenteblad worden opgenomen.
De Bekendmakingswet bepaalt dat bij de bekendmakingen rekening wordt gehouden met artikel 5.1 van de Woo. Concreet betekent dit dat in bekendmakingen geen persoonsgegevens opgenomen mogen worden. Alleen in het uitzonderlijke geval dat er een aantoonbaar belang is dat zwaarder weegt dan de privacy van de betrokkene mogen de persoonsgegevens openbaar gemaakt worden.
Dat betekent ook dat alle documenten die bekendgemaakt moeten worden geanonimiseerd moeten zijn. Alle informatie die te herleiden is naar een persoon moet in het document onleesbaar worden gemaakt. Dat kan dus meer zijn dan alleen naam, adres en woonplaats. Soms bevat een document zoveel directe en indirecte persoonsgegevens dat het document helemaal niet openbaar gemaakt kan worden.
Om veel werk te voorkomen is de organisatie geïnstrueerd om alle adviezen en besluiten zo anoniem mogelijk op te stellen: “Noem éénmaal de naam van de betrokkene en schrijf daarna over de aanvrager, indiener, bezwaarmaker, vergunninghouder, betrokkene, klager, o.i.d. Als een dergelijk document gepubliceerd moet worden dan hoef je maar op één plaats de persoonsgegevens onleesbaar te maken. Het format voor het B&W-advies is hierop ingericht.
Indieners van zienswijzen kan verzocht worden om ook een geanonimiseerd document in te leveren. Van professionele partijen mag verwacht worden dat ze niet onnodig persoonsgegevens in documenten opnemen. Zo nodig is het goed om ze daar nog eens op te wijzen.”
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.10.1
ACTIEVE VERPLICHTE OPENBAARMAKING
Onderdeel van Privacybeleid gemeente Veere